Что такое корпоративная карта и в чем ее суть

Применение корпоративных банковских карт

Отличие корпоративной банковской карты от обычной состоит в том, что она привязана к счету юридического лица — расчетному или отдельному карточному. По сути дела, везде, где требуется выдать деньги сотруднику под отчет, компания может просто воспользоваться корпоративной картой, которая может быть как дебетовой, так и кредитной, именной или на предъявителя.

Это позволяет упростить и оптимизировать те расходы компании, которые аналогичны расходам обычного физического лица. Необходимо купить, например, подарок кому-то из сотрудников на день рождения, организовать маленький праздник в отделе, отправить кого-то в срочную командировку с проживанием в гостинице, пригласить клиента на обед или заказать такси — список можно продолжать бесконечно.

Особенности оформления и обслуживания

Выпуск и выдача корпоративных карт производятся в соответствии с «Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденным ЦБ РФ 24 декабря 2004 года под № 266-П. Если предприятию нужна корпоративная карта, руководитель должен обратиться в банк с заявлением.

К заявлению, как правило, требуется приложить следующие документы (конкретный список каждый банк устанавливает на свое усмотрение):

• Учредительные документы предприятия.
• Выписка из ЕГРЮЛ.
• Заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты.
• Паспорт держателя карты.
• Доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте.

После рассмотрения заявления и пакета документов в случае положительного решения банка подписывается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт.

В договоре отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться данными платежными инструментами. По каждой карте может быть установлен индивидуальный лимит на списание средств, например не более 50 000 рублей в месяц.

Порядок использования корпоративных банковских карт

Каким образом будут использоваться корпоративные банковские карты, определяет исключительно руководство предприятия. Порядок использования фиксируется в локальном нормативном документе —

Положении, которое дает ответы на следующие вопросы:

• Порядок пользования PIN-кодом карты. PIN-код — конфиденциальная информация, разглашение которой любым третьим лицам недопустимо.
• Сроки предоставления отчета о расходе денежных средств по карте. Например, в течение пяти рабочих дней сотрудник обязан отчитаться директору организации и/или главному бухгалтеру и приложить к отчету чеки.
• Санкции при непредставлении отчета. Списанные с карты суммы удерживаются из зарплаты сотрудника, производившего расчеты.
• Учет корпоративных карт (оформленные карты, выдача и возврат карт). Как правило, создается специальный журнал учета.
• Меры на случай утраты или хищения корпоративной банковской карты. Карта должна быть немедленно заблокирована, для этого следует связаться с банком. Если держатель карты не успел этого сделать вовремя и компания понесла ущерб, сумма ущерба взыскивается с держателя карты.

Общее правило: оплата по карте проводится только безналичным расчетом.

Факт расчетов с помощью корпоративной банковской карты будет отображен в выписке по счету, к которому она привязана. Проводка списания средств формируется на дату банковской выписки.

Преимущества корпоративных банковских карт

Руководителям предприятий можно порекомендовать этот платежный инструмент в силу следующих его плюсов:

1. Есть возможность делать онлайн-покупки с предоплатой.
2. Средства компании доступны в любое время суток, можно снимать наличные в банкомате.
3. В случае сомнительных операций или потери карты, ее можно заблокировать и сохранить средства.
4. Можно быстро осуществить платеж на сумму более 100 тысяч рублей (это порог для наличных расчетов, осуществляемых юридическими лицами).
5. Можно расплачиваться картой за границей, с автоматической конвертацией валют.
6. По карте можно установить лимит расходов.
7. Бухгалтерия может контролировать расходы по карте, заказав детальную выписку.
8. В режиме реального времени работает SMS-информирование обо всех операциях по карте.
9. Информировать налоговые органы и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт не требуется, как и об открытии карточных счетов. Эта обязанность была отменена Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ.

Таким образом, сокращается время на выдачу денежных средств сотрудникам, упрощается отчетность, повышается безопасность пользования деньгами компании.

Учет, проводки

Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.

Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:

1. Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
2. Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
3. Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
4. Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
5. Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
6. Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66.
7. Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.

Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.

При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:

• Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
• Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.

Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.

Корпоративная карта: как правильно выдать и использовать

Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

— при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, — не позднее 5 рабочих дней);

— при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1 к положению от _______ N __

Список работников _______________________________ (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты —————————————————————————- ¦N ¦ Ф.И.О. ¦ Паспортные данные ¦Тип карты¦ Номер карты ¦ ¦п/п¦ работника ¦(номер, кем и ког да выдан)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+—————————+———+—————-

Приложение N 2 к положению от _______ N __

Журнал учета корпоративных карт ___________________________ (наименование организации) ————————————————————————— ¦Номер ¦Ф.И.О. ¦Срок, на который¦Дата ¦Подпись ¦Дата ¦Подпись ¦ ¦карты ¦держателя ¦карта выдана ¦выдачи ¦держателя¦сдачи ¦держателя¦ ¦ ¦карты ¦работнику ¦карты ¦ ¦карты ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-

КОММЕНТАРИЙ

Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Порядок использования корпоративных банковских карт регламентируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 N 34.

Использование денежных средств находящихся на корпоративной банковской карте на предстоящие расходы определяется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (ред. от 12.11.2012).

Опубликовано в рубрике: Банк, Бухучет, Положение

Контролировать расходы

Есть риск, что сотрудник спустит деньги на бары и новый Айфон. Чтобы такого не случилось, ограничьте работу с картой.

Установите лимит на оплату: на разовую оплату, на расходы за рубежом — любое ограничение, которое позволит ваш банк.

Сделайте приказ об использовании карты. В приказе напишите, на что можно тратить деньги, в каком объеме и что будет если потратить деньги на себя или не отчитаться за покупки. Писать можно любыми словами, главное, оставить суть: если сотрудник не отчитается или спустит деньги на коньяк, компания спишет расходы с зарплаты.

По закону вы вправе списать такой долг перед компанией без приказа, это разрешает Трудовой кодекс. Возможно, сотрудник попробует оспорить списание, и тут выручает приказ.

Перед тем как выдавать карту, покажите приказ сотруднику и попросите подписать заявление в духе: «Я Маша Иванова, приказ видела, с условиями согласна». Теперь Маша знает, что с карты покупать туфли нельзя.

Привяжите карту к своему телефону или любому, который у вас под рукой. Если сотрудник купит шоколадки, вы об этом узнаете в смс. Еще траты показывает личный кабинет банка. Модульбанк показывает покупки вот так:

Корпоративная карта работает как наличные: по карте можно покупать тоже самое, что за наличные, бухгалтерский учет одинаковый, а продавцам всё равно как брать ваши деньги. Хоть картой, хоть наличными, лишь бы вы платили.

Учёт расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать

Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности. 

Так что учёт расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать всё подряд нельзя — покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают её интересам, налоговая не будет засчитывать.  

Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть — может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придётся потрудиться.

При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business — это позволяет серьёзно ускорить процесс организации командировки.

Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях

В российской валюте будет отражаться и все расчёты, в том числе по зарубежным операциям.

Учитываем использование карты работником

Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета всегда отражается проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 55 «Карточный счет».

То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику.

Когда работник представит отчет, приложит документы и отчет утвердит руководитель, суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» будут списаны в дебет счетов:

(или) 26 «Общехозяйственные расходы»;

(или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»;

(или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.

В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1 . Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс». При этом в авансовом отчете нужно указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.

Если же работник не представит документы либо отчет не будет утвержден руководителем, то на использованную работником сумму делается проводка по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете в этом случае никаких расходов не будет. При возмещении этих сумм работником они также не признаются доходом организации ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете .

Расчеты с использованием рублевой корпоративной карты можно производить и в зарубежных командировках. Ведь если вашему сотруднику в командировке понадобится валюта, то вам не придется для этого открывать валютный счет, поскольку операции по корпоративным картам могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета . Кроме того, все расходы по конвертации и обналичиванию будут учтены банком, и вам ничего не придется пересчитывать при сдаче работником отчета, то есть вы будете просто списывать суммы, показанные в выписке банка. Работнику вашей организации также не надо будет декларировать валюту при вывозе ее за рубеж.

Пример. Отражение расчетов с использованием корпоративной расчетной карты

Условие

Водителю организации для приобретения бензина выдается расчетная карта. В конце месяца водитель представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением чеков автозаправочной станции. Накладные и счета-фактуры от топливной компании поступают непосредственно в адрес организации.

Решение

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки.

Как видим, учет расчетов с использованием корпоративных карт похож на учет подотчетных сумм с использованием наличных денег. Но при этом иметь корпоративную карту гораздо удобнее — не надо ходить в банк, снимать наличность и выдавать ее работнику, а риск потери или кражи наличных денег у работника минимален.

Взаимодействие с финансовой организацией

Все операции, производимые по корпоративной карте, отражаются в бухгалтерии компании. Они фиксируются, как безналичные расчеты. Вести учет таких расходов можно с помощью программы 1С бухгалтерия. Контроль лимитов выполняется в удаленном режиме. Для этого используется сайт банка или официальное приложение для мобильных устройств.

Перед началом использования корпоративных карт, должна быть разработана учетная политика в их отношении. Для этого определяется:

• список допустимых операций, которые сотрудники могут совершать с платежным средством;
• перечень необходимой документации, которая потребуется для подготовки авансового отчета;
• лимит, предназначенный для совершения операций;
• особенности составления отчетности.

Ответственность за использование корпоративной карты ложиться на компанию. Непосредственный держатель карты обязан представлять отчет о том, как были потрачены деньги. В качестве подтверждения совершенной операции могут выступать следующие документы:

• чеки об оплате товаров и услуг;
• билеты, если была совершена поездка на деньги компании;
• иные документы, позволяющие составить представление о совершенных тратах.

Счет корпоративной карты может быть открыт в иностранной или национальной валюте. В зависимости от совершенного выбора, особенности отражения операций и бухгалтерская отчетность будут меняться.

Обзор предложений

Карта является только платежным инструментом, она обязательно привязана к банковскому счету. Без открытого счета карта не выдается. Однако предприятию совсем не обязательно оформлять корпоративные карты в том банке, где у него есть расчетный счет.

Достаточно изучить предложения банков и открыть отдельный карточный счет там, где по корпоративным картам предлагаются наиболее выгодные условия оформления и обслуживания. В качестве примера рассмотрим предложения по обслуживанию корпоративных карт от трех известных российских банков.

Сбербанк

Обслуживание корпоративной банковской карты будет стоить 2500 рублей в год. Количество карт, привязанных к одному счету, не ограничивается. Можно вносить наличные через банкомат, не более 100 000 рублей, с комиссией 0,3% от суммы.

Снимать наличные можно через банкоматы Сбербанка (комиссия составит 1,4%, но не менее 250 рублей) или через банкоматы других банков (комиссия составит 3%, но не менее 300 рублей). Лимит, устанавливаемый банком по каждой карте, — 170 000 рублей в день. По всем привязанным к одному счету картам лимит, устанавливаемый банком, — 5 000 000 рублей в месяц. SMS-информирование — 60 рублей в месяц.

Управление средствами по карте в приложении «Сбербанк-онлайн» бесплатно. Карта и ПИН-код выдаются в том офисе банка, где открыт расчетный счет. Заявку на оформление корпоративной карты можно заполнить и отослать онлайн.

«Россельхозбанк»

Обслуживание корпоративной банковской карты будет стоить 2000 рублей в год. Количество карт, привязанных к одному счету, не ограничивается. Наличные через банкомат вносить нельзя.

Снимать наличные можно через банкоматы «Россельхозбанка» (комиссия составит 1%) или через банкоматы других банков (комиссия составит 2%, но не менее 300 рублей). Лимит, устанавливаемый банком по каждой карте, — 300 000 рублей в день.

По всем привязанным к одному счету картам лимит, устанавливаемый банком, — 500 000 рублей в месяц. SMS-информирование стоит 60 рублей в месяц, онлайн-банкинг — бесплатно.

Карта и ПИН-код выдаются в том офисе банка, где открыт расчетный счет. Заявку на оформление корпоративной карты необходимо предоставить в банк в письменном виде и в двух экземплярах.

«ЮниКредит Банк»

Обслуживание корпоративной банковской карты будет стоить всего 1200 рублей в год. Некоторые пакетные предложения дают возможность получить бесплатное обслуживание корпоративных карт в течение года при открытии расчетного счета. Количество карт, привязанных к одному счету, не ограничивается.

Внесение наличных на корпоративную карту через банкомат не разрешается. Снимать наличные можно через банкоматы «ЮниКредит Банка» (комиссия составит 0,5%) или через банкоматы других банков (комиссия составит 1%, но не менее 85 рублей). Лимит, устанавливаемый банком по каждой карте, — 50 000 рублей в день.

По всем привязанным к одному счету картам лимит, устанавливаемый банком, — 500 000 рублей в месяц. SMS-информирование имеет ценовой градиент: отчет об операциях, полученный сообщением, стоит 250 рублей. Сумма вносится единоразово при подключении услуги. Пароль для входа в онлайн-банкинг предоставляется бесплатно. Пользование онлайн-банкингом также бесплатно

Заявку на оформление корпоративной карты можно скачать на сайте банка (раздел «Транзакционные продукты — Карточные решения»). Заполненная заявка подается в письменном виде в тот офис «ЮниКредит Банка», где открывался расчетный счет.

Как можно увидеть, чем больше возможностей по карте предоставляет банк, тем дороже годовое обслуживание. В зависимости от выбранной платежной системы, по корпоративным картам ваше предприятие будет иметь скидки и дополнительные преимущества Mastercard Business или Visa Business.

Кроме того, вы можете оформить корпоративные карты Mastercard Gold или Visa Gold. Их обслуживание стоит значительно дороже, но они дают дополнительные возможности при аренде автотранспорта, бронировании номеров в отелях, пользовании услугами в аэропортах. Удобен вариант оформления карт класса Gold для руководства компании и класса Business для остальных сотрудников.

Корпоративная банковская карта упрощает взаимодействие руководства и сотрудников по финансовым вопросам, делает его менее формальным, сокращает количество бюрократических процедур.

При этом безопасность использования денежных средств повышается. Таким образом, высвобождаются ресурсы на выполнение бизнес-задач, повышается эффективность работы, растет лояльность сотрудников.

https://www.kp.ru/guide/korporativnye-karty.html

https://siab.ru/blog/chto-takoe-korporativnaya-karta-organizatsii-i-kak-ey-polzovatsya/

Бухгалтерский учет по корпоративной карте

• Операции по карте относятся к безналичным операциям, поэтому бухгалтерский учет по карте вести проще.
• При оплате товаров и услуг по карте нет необходимости оформлять средства подотчет и авансовые отчеты. При получении наличных не требуется оформлять заявление и расходный кассовый ордер.
• Контролировать движение средств по карте возможно через интернет-банк. Лимит на операции устанавливается индивидуально по каждой карте.
• По карте можно совершать неограниченное количество операций, на любые суммы  — без ограничений. По расчетам наличными лимит суммы составляет 100 000 рублей по одной сделке (указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N1843-У).

Первичные документы и бухгалтерский учет — снятие наличных, пополнение карты и т.д.

В учетной политике организации должны быть учтены основные положения использования корпоративных карт:

• лимиты по карте;
• перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником;
• список документов для авансового отчета;
• порядок и сроки предоставления авансовых отчетов.

Список сотрудников, имеющих право на получение корпоративных карт, устанавливается приказом или распоряжением. Держатель корпоративной карты должен быть ознакомлен с порядком применения и использования корпоративных карт, утвержденным в организации. С держателями карт заключается договор материальной ответственности. Выдачу и возврат карт необходимо вести в книге учета корпоративных карт, специально заведенной на предприятии.

CASHBACK (кэшбэк) — в случае, если на расчетный счет клиента поступила сумма возврата по программе CASHBACK, эта сумма относится к внереализационным доходам.

Общие правила организации бухучета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 №94н.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не обязательны к применению. Обязательными продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в сответствии и на основании других ФЗ (информация Минфина России №ПЗ-10/2012).

Как пользоваться корпоративной картой для юридических лиц

Основополагающие правила пользования бизнес-карточками определяются руководством компании. Обычно для этого разрабатывается специальный документ: порядок или приказ. В нем прописывают:

• перечень допустимых операций;
• месячный лимит по каждому пользователю согласно должностным обязанностям;
• срок, в течение которого персонал уполномочен работать с карточкой;
• порядок и срок отчета по произведенному расходу;
• перечень документации, принимаемой в качестве отчета за траты по карт-счету;
• необходимость оформления расписки об обязанности сохранения тайны доступа к счету;
• ответственность за нарушение положений данного документа.

При утрате карты, при нарушении условий конфиденциальности ее использования пользователь обязан уведомить о данных фактах банк. Ущерб, явившийся следствием указанных событий, компенсирует сотрудник, отвечающий за карточку.

Нормативно-правовая база пользования бизнес-картами:

• Положение ЦБ РФ 24.12.2004 №266-П;
• ст. 847 п. 1 ГК РФ;
• ст. 8 и ст. 22 ТК РФ;
• ст. 9 Федерального закона РФ от 06.12.2011 г. №402-ФЗ;
• Информация Минфина России №ПЗ-10/2012;
• ПБУ 1/2008;
• ФЗ РФ от 02.04.2014 г. №52-ФЗ.

Порядок использования

В общем виде схема использования данного инструмента на предприятии реализуется в следующем порядке:

1. руководством (правлением) издается приказ (положение или тому подобное), утверждающий список должностных лиц, уполномоченных работать с карточкой;
2. указанные сотрудники подают на имя руководителя заявление на выдачу карты. Всех пользователей инструмента ознакамливают с приказом под роспись;
3. бухгалтер оформляет и впоследствии ведет журнал приема и выдачи корпоративных карт. В документе прописывают лимиты денежных средств и допустимые сферы их использования. Если предполагается, что карточный бланк будет именным и гражданин получит его в банке, то такой журнал не нужен. Тогда бухгалтер выписывает доверенность. Обычно ее шаблон предоставляется эмитентом;
4. ежемесячно банк предоставляет владельцу счета, к которому привязаны карточки, отчет по движению средств;
5. пользователи отчитываются перед работодателем о произведенных расходах, то есть предоставляют кассовые или товарные чеки, накладные и прочие документы, удостоверяющие факт целевого расходования средств, вне зависимости от способа расчета – со счета или наличными.

Если пользователь не отчитался перед бухгалтерией за, потраченные с карточного счета, деньги, эта сумма удерживается с его заработка.

Что можно оплачивать корпоративной картой

Чаще всего со счетов корпоративных карточек оплачивают:

Использовать бизнес-карты в личных целях нельзя: деньги, хоть ими распоряжается работник, принадлежат предприятию. Исключение – индивидуальные предприниматели.

Для хозяйствующих субъектов существует ограничение на расчет наличностью, в том числе со счетов бизнес-карт, в размере 100 000 рублей за 1 операцию.

Как оформить и пользоваться картой?

Порядок оформления зафиксирован в «Положении об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденным ЦБ РФ 24 декабря 2004 года № 266-П. Руководитель организации должен подать заявление в банк на данную карту. Образец этого заявления обычно можно найти на сайте банка или, обратившись в отделение банка лично. Вместе с заявлением подаются определённые документы. Список документов каждый банк вправе установить на своё усмотрение.

Большинство банков требуют следующее:

• Учредительные документы компании;
• Выписка из ЕГРЮЛ;
• Паспорт держателя карты (человека, который будет пользоваться ей);
• Доверенность от компании на держателя, дающая право распоряжаться картой.

Держателем может быть один человек, а может быть несколько. После рассмотрения заявления и проверки документов банк должен дать согласие на выпуск корпоративной карты. Только после этого составляется договор о выпуске. Помимо стандартных вещей, которые заполняются в договоре на обычную карту, в подобном договоре указывается список лиц, которые могут ей пользоваться, со всеми их данными. По желанию руководителя компании на карту может быть установлен определённый лимит. Например, 80000 в месяц. Это значит, что больше этой суммы в месяц с карты снять нельзя. Это может достаточно упростить контроль за средствами предприятия.

Однако договор – это далеко не всё. После получения карты обязательно должен быть составлен внутренний документ, в котором будут указаны правила пользования карточкой. Эти правила зависят исключительно от желаний компании. Общее правило для всех корпоративных карт одно – с них нельзя снимать деньги. Картой можно только оплачивать покупки и услуги.

Тем не менее, в локальном документе должны быть указаны определённые пункты:

• Информация о ПИН-коде и о том, кому он может быть известен.
• В какой срок должен быть предоставлен отчёт о расходах по карте.
• «Наказание» за отсутствие вышеупомянутого отчёта.
• Учёт карт – кому карта выдавалась и на какой срок.
• Что делать, если карта пропала или была украдена.

Пример. Чтобы было немного понятнее, представим условные пункты из подобного документа.

1. ПИН-код карты известен сотрудникам Иванову, Петрову, Сидорову. Более никому ПИН-код сообщаться не должен.
2. Отчёт о расходах должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после использования карты. Сотрудники должны предоставить документ по каждому расходу (чек, квитанцию об оплате или иной подтверждающий документ).
3. В случае если отчёт не будет предоставлен, сумма, списанная с карты, будет вычтена из зарплаты сотрудников, использовавших её.
4. Для учёта карт обычно создаётся отдельный журнал.
5. В случае пропажи карты держатель должен немедленно связаться с банком и заблокировать её. Если держатель не выполнил данное указание и с карты пропали денежные средства, сумма пропажи будет вычтена из зарплаты держателя.

Как отчитываться по корпоративной карте

Ничто не мешает использовать карту и для оплаты интернет-покупок и услуг. Однако, по правилам нужно получать у продавца акт об оказании услуг или товарную накладную, кассовый и товарные чеки.  

Учет операций по корпоративным картам должен включать подготовку следующих отчетных документов, которые содержат:

• наименование, номер и дату выдачи;
• название организации или ИП, ИНН;
• перечень товаров и услуг и их количество; 
• сумму к оплате;
• должность, фамилия, инициалы сотрудника компании-продавца, личная подпись и печать (если она есть).

Важный момент: если этот перечень данных целиком представлен в кассовом чеке, то запрашивать ещё и товарный чек уже не обязательно.

Похожие записи:

Как установить вывеску и ничего не нарушить Статус субъекта предпринимательства (малый, средний, крупный бизнес) Программатик реклама: определение и особенности Как открыть прачечную? Куда следует самостоятельно вывозить строительный мусор 23 сайта для практики хакинга