Электронный документооборот между организациями

Содержание

Автоматизация документооборота внутри предприятия

К моменту принятия решения об автоматизации на предприятии существует система бумажного документооборота. Сотрудники создают документы в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Она обладает определенным уровнем зрелости и отражена в нормативной документации: регламентах, инструкциях, положениях.

Команда, которой предстоит заниматься автоматизацией, должна обязательно изучить комплекс этих документов, понять, насколько они отражают реально сложившиеся в организации бизнес-процессы. В системе электронного документооборота каждый информационный поток должен отражать реальный поток:

  • материальный;
  • финансовый;
  • трудовой.

И обслуживать конкретный бизнес-процесс.

Созданная на базе такого анализа бизнес-модель должна быть не только реализована в информационной системе, но и получить свое отражение в актуализированной нормативной документации.

Сотрудники организации создают большую часть документов в электронном виде в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Форма документов регламентирована, однако правила таких рассылок, сроки и содержание реакции мало формализованы. Это уже можно назвать системой ЭДО на зачаточном уровне развития. Теперь можно говорить об автоматизации электронного документооборота — построении системы создания, заполнения, обработки, маршрутизации ЭД. Важным дополнением к системе будет подсистема контроля исполнения и отчетности.

Если зрелость процессов на предприятии достаточная, есть все шансы, что переход на электронный документооборот пройдет успешно. Главный фактор успеха при внедрении — это сотрудники предприятия. Они же составляют и главный риск.

В ходе организации систем электронного документооборота команде внедрения приходится корректировать не только бланки документов и стандартные маршруты согласований, но зачастую — и базовую логику функционирования системы. Иначе невозможно удовлетворить требования заказчика, убежденного в том, что исторически сложившиеся в их организации бизнес-процессы не подлежат улучшению и трогать их ни в коем случае нельзя.

Такой компромисс ведет к удорожанию как самого внедрения, так и поддержки системы — каждая установка обновлений от вендора превращается во внедрение в миниатюре. Качество системы при этом снижается.

Как показали исследования Gartner Group, действительно уникальных бизнес- процессов, таких, которые дают предприятию конкурентные преимущества, даже на предприятиях-лидерах отраслей бывает не более 1-5 %. Остальные процессы без ущерба для организации могут (и должны) быть заменены на стандартные, из базовой конфигурации системы.

Собственно, базовая конфигурация и представляет собой обобщенный опыт наиболее успешных предприятий отрасли. Переход на стандартные бизнес-процессы ведет к снижению операционных издержек и росту общей эффективности бизнеса. Управление электронным документооборотом станет легким и удобным. Это полностью окупит одноразовые усилия по организационным изменениям, корректировке нормативной документации и обучению сотрудников. В ходе обучения необходимо терпеливо и последовательно разъяснять пользователям, что такое ЭДО, как он изменит их жизнь и жизнь всего предприятия к лучшему.

Лучшие практики организации бизнес-процессов в информационной системе

Система электронного документооборота поможет вам вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах.
То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Те или иные поручения исполняются в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач в рамках типовых работ или «кейсов»,
при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее.
О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

Как «подружить» ERP и ECM

ERP (Enterprise Resource Planning) — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) с помощью ИС.

И ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией. Однако её характер совершенно разный.
Основу данных ERP составляет хорошо структурированная информация. Документ представляет собой чётко заданную форму, описывающую один из ресурсов — финансы, материальные ценности, производственные мощности,
где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная.
Для ECM нет разницы, текстовый это документ, таблица, видеофайл или чертёж. Система одинаково хорошо будет включать такие файлы в бизнес-процессы согласования, назначать права или осуществлять поиск.

Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

Какие требования предъявляются к электронным документам?

Наиболее серьезные требования нужно соблюдать при работе со счетами-фактурами. В ст. 169 НК РФ указано, что данные документы в электронном формате могут формироваться, только если обе стороны согласны с этим. В этом случае счета-фактуры нужно оформлять по формату, регламентированному ФНС, и передавать только через оператора. Об этом Минфин указал в Приказе от 10.11.2015 г. № 174н.

Внимание! Скан электронного счета-фактуры, отправленный на электронную почту, не соответствует требованиям НК РФ.

Что касается первичных документов, то в их отношении используется Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. Электронные форматы установлены для конкретных документов, например, товарных накладных, актов, актов приема и/или расхождений.

Кроме того, хозяйствующие субъекты должны использовать универсальный передаточный документ (УПД). Его формат регламентирован Приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820@ и периодически обновляется.

Госуслуги

Сайт «Госуслуги» интегрирует интернет-порталы множества государственных учреждений и служб в единый сводный портал. Был создан в развитие государственной концепции «Одного окна» с целью упростить для граждан общение с государственными инстанциями. Авторизовавшись единожды с помощью квалифицированной электронной подписи, гражданин РФ может получить сведения о своих:

  • Имуществе.
  • Налогах.
  • Образованию.
  • Пенсионному обеспечению.
  • Транспорту.
  • Документам.

И многим другим важным моментам.

Можно проверить и оплатить налоги, штрафы и государственные сборы. Гражданин также имеет возможность запросить выпуск любого официального документа, справки, паспорта, визы, свидетельства и т. п. Для этого ему не нужно ехать ни в само учреждение, ни даже в многофункциональный центр — заявление подается в электронном виде, в таком же виде предоставляются копии необходимых документов.

После подготовки запрошенного документа достаточно одного визита в МФЦ, где будет проведена сверка документов, запись биометрических параметров (если необходимо) и выдача требуемого документа. Такой вид электронного документооборота экономит много времени как гражданам, так и сотрудникам учреждений — им не надо тратить время на первичный прием граждан и документов, для дополнений и исправлений также не требуется личное присутствие.

Какие преимущества и недостатки

У каждого предприятия есть определенное количество контрагентов, которым необходимо ежемесячно формировать и отправлять первичные документы. Поэтому многим бухгалтерам и аудиторам автоматизация данных процессов существенно облегчит жизнь и сэкономит время, позволив потратить его на куда более важные операции, чем сортировка бумаги и т. д.

Отправить документы можно непосредственно с одного компьютера на другой, при помощи специально подключенного для этих целей программного обеспечения. Электронный документооборот особенно пригодится тем, кто ведет сотрудничество с большим количеством контрагентов. К его существенным преимуществам можно отнести:

  1. Изготовление и отправка необходимой документации в кратчайшие сроки (нет необходимости распечатывать, сшивать и сортировать бумаги).
  2. Возможность оперативного исправления (если при проверке контрагент нашел не состыковку, он может сообщить об этом предприятию и получить новый документ всего за несколько минут).
  3. Экономия денежных средств (сокращается потребность в приобретении бумаги, картриджей для принтера и других офисных принадлежностей).
  4. Обмен документами по защищенным каналам связи (провайдер берет на себя обязанности за их сохранность и конфиденциальность).
  5. Отсутствие расхождений с контрагентами (обе стороны работают с одинаковыми файлами).
  6. Возможность автоматизировать абсолютно любой документооборот (бухгалтерский, кадровый, складской, технологический и т. д.).

Но даже если принять во внимание все преимущества ЭДО, небольшие предприятие не слишком торопятся на него переходить, отдавая предпочтению классическим бумажным носителям. Причина этого может быть в следующем:

  • необходимость обмена документов с контрагентами через специальное программное обеспечение, которое понадобится устанавливать и настраивать;
  • боязнь столкнуться с проблемами или несостыковками при проверке фискальными службами;
  • нежелание осваивать новые методы работы и менять свой привычный уклад;
  • программное обеспечение для ЭДО является платным.

Тем не менее все эти недостатки в первую очередь связаны с тем, что электронная документация появилась в России относительно недавно. Однако ежегодно количество компаний, перешедших на ЭДО, стремительными темпами продолжает расти.

Как перейти на ЮЗДО

Шаг 1. Определить, какие документы переводить в электронный вид

Обычно в электронный вид переводят документы, которыми пользуются чаще всего: счета на оплату, закрывающие УПД (универсальный передаточный документ), электронные договоры. 

Шаг 2. Определить процесс ЭДО

Посмотрите, какую схему документооборота в компании вы используете сейчас: какие сотрудники задействованы в процессе, сколько человек подписывают документы, кто согласовывает, кто архивирует. Так вы поймёте, что нужно перевести в электронный вид в первую очередь, на каком этапе возникают сложности, и что потребуется от системы ЭДО и оператора.

Как обычно выглядит процесс ЭДО

Допустим, вы — продавец товаров, и предлагаете покупателю обмениваться электронными документами. Вы заключаете договор с оператором ЭДО, потому что без него не сможете обмениваться электронными документами. Затем вы начинаете работать по организованному процессу. Например, одна торговая сеть организовала ЭДО и EDI-обмен (EDI — стандартизированные электронные сообщения для обмена информацией) с поставщиками, чтобы ускорить отгрузку товаров. Рабочий процесс выглядит так: 

Шаг 3. Выбрать решение: интеграция или веб-сервис

Для передачи документов можно использовать веб-сервисы операторов ЭДО или интегрировать существующие системы в компании с операторами. Компаниям с небольшим количеством документов, до 100 экземпляров, подходят веб-сервисы. Компаниям, где документооборот исчисляется десятками тысяч документов, удобнее использовать интеграцию систем оператора ЭДО с внутренней ERP или другой системой. 

Шаг 4. Выбрать оператора ЭДО

Чтобы выбрать оператора, проанализируйте, с кем уже работают ваши контрагенты. Скорее всего вы составите список из  3-4 ключевых операторов. Тогда понадобится роуминг — технология передачи EDI-сообщений и юридически значимых документов между абонентами разных провайдеров.

Сравните плюсы и минусы решений, тарифы на передачу документов, удобство использования веб-сервиса, стоимость и варианты интеграций. Не все операторы предоставляют интеграционные решения, имейте это в виду. 

Шаг 5. Подключить контрагентов

Не все компании готовы работать по ЭДО. Кто-то не увидел в этом ценности, кто-то не готов менять старые привычки. С июня 2020 года мы в Edisoft перевели 85% клиентов на электронные УПД в несколько этапов: 

  • Организовали процесс электронного обмена, чтобы сотрудники тратили меньше времени на обработку документов.

  • Разработали инструкции для контрагентов.

  • Разослали письма о том, что переходим на новый формат работы, рассказали, как он устроен.

  • Обработали обратную связь и вопросы. Этот этап занял больше всего времени потому, что мы помогали клиентам разобраться с новым процессом.

  • Доработали функционал платформы и наладили процесс.

Результаты перехода

  • 85% клиентов получают и подписывают УПД в электронном виде.

  • На 200 часов меньше тратит бухгалтерия на подготовку документов.

  • 0 часов тратит бухгалтерия на обработку входящей корреспонденции.

  • До 0% сократились случаи потери документов.

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не
нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не
получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию
сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

  • Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая
    из сторон, плата за настройку не взимается.
  • После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора
    с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
  • После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку
    «Отправить и получить».
  • После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна
настройка роуминга
с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур, Тензор и другие.

Покупка электронной подписи

В теории, для передачи данных между компаниями можно использовать и неквалифицированную подпись. Но в дальнейшем это приведет к некоторым проблемам. Начнем с того, что с каждым контрагентом придется отдельно обговаривать возможность применения такой подписи. Продолжим тем, что в случае судебных разбирательств, такая подпись вряд ли будет свидетельствовать в пользу юридической силы ваших документов.

Поэтому, нужно стремится сразу приобрести квалифицированную электронную подпись. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр, размещенный на сайте Министерства связи.

Сколько стоит 1С-ЭДО

Ранее для использования сервиса 1С-ЭДО необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО» (подробнее об основных видах договоров 1С:ИТС и пакетах сервисов см. на ).

Теперь это не нужно, и для вас бесплатно:

  • регистрация в сервисе 1С-ЭДО;
  • приглашения контрагентам, в т. ч. в роуминге;
  • входящие документы от контрагентов;
  • до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно;
  • возможность обмена документами в роуминге;
  • получение дополнительных идентификаторов участника ЭДО;
  • консультации федеральной службы техподдержки 1С-ЭДО.

Кроме этого, при обслуживании по ИТС уровня ПРОФ или ТЕХНО предоставляется 100 или 50 бесплатных комплектов исходящих документов соответственно. Таким образом, если вы работаете преимущественно с входящими документами, то сервис 1С-ЭДО для вас будет полностью бесплатным. Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Можно начать пользоваться 1С-ЭДО сейчас, а за отправленные документы заплатить потом, после расчетного периода. Стоимость одного комплекта исходящих документов составляет 10 руб.

Применяется следующий алгоритм расчета:

  • каждый отправленный счет-фактура плюс два любых документа, не являющихся счетами-фактурами, составляют один комплект документов;
  • отправленные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в комплекты в соответствии с предыдущим абзацем, формируют комплекты по правилу: два электронных документа составляют один комплект документов.

ЭДО с государственными органами

Также зародился на Западе. Субъекты финансово-хозяйственной деятельности получили возможность подавать декларацию о доходах в электронном виде в конце прошлого века. В ХХ столетии такую возможность получили и российские субъекты. В последние годы подача информации в налоговую инспекцию, пенсионный фонд (ПФР), инспекцию по труду в электронном виде стала обязательной, сначала для крупных, потом для средних, и на последних этапах — и для мелких предприятий и организаций.

Предприятия обязаны заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте. Граждане также получили возможность перевести свое общение с налоговой инспекцией в электронный формат. С каждым годом популярность таких услуг растет среди населения.

Покупка электронной подписи

В теории, для передачи данных между компаниями можно использовать и неквалифицированную подпись. Но в дальнейшем это приведет к некоторым проблемам. Начнем с того, что с каждым контрагентом придется отдельно обговаривать возможность применения такой подписи. Продолжим тем, что в случае судебных разбирательств, такая подпись вряд ли будет свидетельствовать в пользу юридической силы ваших документов.

Поэтому, нужно стремится сразу приобрести квалифицированную электронную подпись. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр, размещенный на сайте Министерства связи.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

  • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
  • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает

В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

Для чего нужен электронный документооборот?

Если ответы на следующие ситуации будут «да», то в компании точно нужно организовать электронный документооборот:

  • во время разговора с контрагентом искали какой-то важный документ в бумажном виде, но так и не нашли его;
  • не смогли точно сказать, какие поручения выполнены, а какие находятся в работе или по ним истек срок исполнения;
  • понимаете, что нужно ускорить срок согласования документов и снизить уровень бумажной волокиты;
  • появляется нервотрепка из-за бумажных завалов на столе;
  • не можете ответить точно, где находится тот или иной документ.

При внедрении ЭДО пользователь получает множество преимуществ, которые повышают его производительность труда.

Согласие работника на получение уведомлений от ФСС

На сайте ФСС приведен ответ на вопрос .

ФСС гарантирует, что ИС ФСС РФ обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. Сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются, предоставляется только код. Сторонние лица не получают доступа к электронному листку нетрудоспособности.

Работодатель, не применяющий СЭДО, обычно получает информацию о состоянии здоровья сотрудника от него самого: по желанию сотрудника предоставить информацию о временной нетрудоспособности и наличии больничного листка. В условиях СЭДО работодатель получает информацию об изменении состояний ЭЛН автоматически, после оформления подписки на получение оповещений, поэтому в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» работодателю потребуется согласие сотрудника. 

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрена подготовка заявлений работников о согласии на получение уведомлений от ФСС о состоянии ЭЛН и контроль за получением таких согласий. В меню Кадры — Пособия — Согласия на уведомление об ЭЛН можно напечатать персонифицированный бланк заявления (рис. 3). По результатам получения от работника заявления в электронной форме следует установить флаг, соответствующий состоянию документа. Предусмотрены состояния:

  • Ожидает подписания;
  • Подписано;
  • Не планируется подписывать.

Рис. 3. Согласие работника на уведомление об ЭЛН

Состояния Согласия на уведомления об ЭЛН отображаются в списке сотрудников (рис. 4).

Рис. 4. Состояния согласий сотрудников на уведомления об ЭЛН и подписок на получение информации от ФСС

Можно сформировать и зарегистрировать заявления-согласия работников на обработку персональных данных о состоянии здоровья списком.

Если от работника получено согласие, то по одноименной кнопке следует Включить подписку на получение информации от ФСС об изменении статуса ЭЛН (см. рис. 4). Если сотрудник отзовет свое согласие или будет уволен, по одноименной кнопке следует Отключить подписку. Программа отслеживает состояние заявления сотрудника и своевременно напоминает о необходимости включить или отключить подписку.

Смогут ли сотрудники отказаться от перехода на кадровый ЭДО с 2022 года?

Да, они могут это сделать. Участие в кадровом электронном документообороте — право, а не обязанность сотрудников. Они вправе подать работодателю в течение месяца с момента принятия компанией решения об участии или с момента трудоустройства заявление, в котором выразить отказ от перехода на такой документооборот. Тогда с ними кадровые документы нужно оформлять в обычном виде — на бумаге.

Неполучение от сотрудника отказа считается его согласием на переход к кадровому ЭДО. Если же изначально был получен письменный отказ, то в последующем сотрудник может подать заявление с согласием на переход.

Место систем ЭДО среди информационных систем

В зависимости от степени зрелости информационной системы на предприятии или в учреждении, система ЭДО может представлять собой:

  • Отдельно внедренный программный продукт, эпизодически обменивается данными с остальными подсистемами через интерфейсы или вручную.
  • Отдельное ПО, глубоко интегрированное с системой управления предприятием, обмен данных организован в режиме онлайн или по наступлении заданного события.
  • Модуль большой системы управления предприятием (класса ERP или PLM).

Среди систем, представленных на мировом рынке, системы ЭДО занимают место между системами организации потоков информации (Workflow systems) и системами управления записями (Record Management systems).

Прямое внедрение электронного документооборота на базе западных систем на российском предприятии (организации) редко бывает успешным. Слишком велики мировоззренческие и этические различия между бизнес-моделями и моделями услуг. Серьезное препятствие представляет также трогательная российская любовь к бюрократии не как к технологии и средству, а как к самодостаточной цели клерка или чиновника.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

  • Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
  • Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
  • Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
  • Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
  • Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота

При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет

А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Нюансы, связанные с работой ЭДО

Конечно же, есть и минусы. Переход на электронную систему приведет к затратам в самом начале, но в дальнейшем все компенсируется за счет снижения уровня расходов.

Более важно здесь рассмотреть адаптацию людей к новой системе: для некоторых резкий переход от бумаг к электронному варианту станет стрессом. Проблема должна решаться путем обучения и мотивации — можно учредить премии за быстрый переход к новому виду работы.. Всегда нужно помнить, что данные можно потерять по многим причинам: как от обыкновенного сбоя в системе, так и от компьютерного вируса

Поэтому, всегда нужно иметь резервную копию данных. В большинстве случаев, информация автоматически записывается на независимый носитель ежедневно. Желательно, чтобы оборудование с такими данными находилось в отдельном помещении. В таком случае ущерб будет небольшим.

Всегда нужно помнить, что данные можно потерять по многим причинам: как от обыкновенного сбоя в системе, так и от компьютерного вируса. Поэтому, всегда нужно иметь резервную копию данных. В большинстве случаев, информация автоматически записывается на независимый носитель ежедневно. Желательно, чтобы оборудование с такими данными находилось в отдельном помещении. В таком случае ущерб будет небольшим.

Выбор оператора документооборота

На самом деле, документы можно отправлять и по электронной почте. Но в таком варианте информация может легко попасть к злоумышленникам. Поэтому, стоит сразу начать пересылать данные через специализированную организацию, называемой оператором ЭДО.

Тем более, электронные налоговые декларации нельзя пересылать по почте, поэтому начать работу с данными компаниями придется в любом случае.

На рынке есть большое количество тех, кто может предложить такие услуги. Рассмотрим критерии, по которым стоит выбирать оператора ЭДО:

  • Тарифные планы
  • Наличие бесплатного демо-использования
  • Квалифицированные сотрудники
  • Наличие интеграции с бухгалтерским программным обеспечением
  • Наличие мобильных приложений, если нужно
  • Роуминговая система по отношению к клиентам других операторов ЭДО

Нужно знать, что одним из наиболее важных критериев будет являться оказание услуг контрагентам, с которыми сотрудничает компания. Это объясняется тем, что не у всех есть роуминговый обмен с другими операторами.

Перевод кадровых процессов на ЭДО

Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:

Прием на работу и ознакомление с локальной документацией

Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Локальные документы компании (правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, журналы по инструктажам) нужно представлять сотрудникам для ознакомления под подпись. При этом в рамках ЭДО допускается использовать НЭП или КЭП.

Отпуска и графики отпусков

По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.

Служебные командировки

Документы по командировкам (приказ, авансовый отчет, сообщение о праве отказаться от командировки) можно подписывать простой ЭЦП, т.к. согласно трудовому законодательству они письменные и нужны только при трудовом споре.

Переводы и изменение условий труда

Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Увольнение

Документы по увольнению (заявление, приказ) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать НЭП или КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Внимание! Документация по увольнениям требуется при любой проверке, проводимой сотрудниками инспекции по труду. Минтруд не признает электронные варианты этих документов, о чем ведомство указало в Письме от 06.03.2020 г

№ 14-2/ООГ-1773.

Документооборот: от глиняных табличек к Индустрии 4.0

Первые системы документооборота появились с изобретением письменности, а точнее — знакового письма. Глава семейства отмечал резами на деревянной бирке число собранных мешков зерна и родившихся ягнят. Это можно считать началом внутреннего документооборота масштаба предприятия.

Ассирийские жрецы и чиновники древних китайских царств, получив письменность от изобретателей, немедленно приспособили ее к делу государственного управления — сбору налогов, кодификации законов, посылке приказов наместникам и дипломатии. Такой документооборот был более или менее формализован.

Это уже был внутригосударственный и даже межгосударственный документооборот.

С развитием цивилизации правила обмена информацией, записанной на носителе, усложнялись. Первая революция в документообороте произошла с изобретением доступной бумаги

Писцы, записывающие самое важное на свитках пергамента, умножились числом и образовали массы чиновников низшего ранга — не принимающих решения, а переписывающих чужие документы, снимающих копии, выдающих справки, пишущих запросы, учитывающих плодящиеся документы в журналы и доставляющих важные бумаги в другой департамент

Бюрократия как технология управления получила в свои руки инструмент огромной силы. Временами она подминала под себя и государство, и экономику, и общество.

Вторая революция произошла с изобретением пишущих машинок. Технология управления не изменилась, возросла производительность труда бюрократов и их власть.

Третья — с приходом компьютеров и электронной почты. На первом этапе, заканчивающемся в наши дни, изменились технологии производства и доставки документов. Технологии управления остались практически без изменений. Бюрократия переварила и эту революцию. Именно на этом этапе и появилось понятие ЭДО. Электронный документооборот вначале скрупулезно воспроизводил все управленческие процессы, процедуры и маршруты традиционного оборота документов.

Четвертая — грядет и стучится в дверь. Суть ее в том, что программы и устройства начинают обмениваться данными и принимать решения без участия человека. Холодильник заказывает доставку продуктов, система класса RTE (предприятие реального времени) получает заказы, закупает сырье, перенастраивает производственную линию и отгружает продукцию клиенту. На этом этапе человечество получает шанс избавиться от армий клерков, не принимающих решения и не производящих добавленной стоимости. Передовые предприятия и государства уже делают это.

Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

  • ЭДО «1С» поможет забыть о ручном составлении документов и бумажной волоките.
  • Сервис экономит время сотрудников и позволяет в разы ускорить документооборот
    в компании.
  • С помощью ЭДО сохраняются средства из бюджета, которые обычно приходится тратить на почтовые
    отправления и оплату работы курьера.
  • Повышается скорость обработки входящих документов. Все входящие счета-фактуры и акты сразу
    попадают в вашу учетную систему, остается только проверить корректность данных и «провести»
    полученный документ.
  • ЭДО снижает вероятность ошибок при вводе.
  • Переход на электронный документооборот сэкономит место в офисе благодаря избавлению
    от бумажного архива и громоздких папок с бумагами.
  • Вы будете всегда в курсе того, получен ли ваш документ, т.к. любому электронному документу
    присваивается соответствующий статус.
  • Электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют такую
    же юридическую силу, что и бумажные. Вы с легкостью можете предоставить его в контролирующие
    органы по защищенным каналам связи.