Как составить и утвердить график отпусков

Содержание

Содержание

График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации.

Как составить график отпусков

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2013 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2012 года.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска).8-й столбец содержит информацию о документе – основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя).В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска.10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Скачать график отпусков. Образец заполнения и бланк

Скачать бланк графика отпусков (форма Т-7) в формате doc

Скачать образец графика отпусков в формате doc

Образец и бланк графика отпусков проверены на актуальность 03.01.2013

Для чего нужен график отпусков

Этот документ необходимо составлять не только потому, что это требование действующего законодательства, но и для обеспечения непрерывной работы фирмы и недопущения остановки производства.

График относится к локальным нормативным актам и обычно разрабатывается в конце календарного года на следующий. Составлением документа занимается кадровая служба, которая тесно работает с руководителями подразделений.

Последние опрашивают своих подчиненных о желаемых датах отдыха на следующий год. При большом количестве работающих, составлением графика желательно начинать заниматься уже с осени.

График должен содержать всех работников, с которыми подписаны трудовые контракты, включая руководящий состав.

Согласно ТК, документ должен быть утвержден не позже 2-х недель до конца года. Ознакомление с ним сотрудником может выполняться уже позднее, главное, соблюсти условие о его принятии в установленное время.

Внимание! Для некоторых работников существуют льготы, выражающиеся в их приоритете при выборе времени отдыха. Однако право на такую льготу необходимо устанавливать заранее, путем предъявления подтверждающих документов

Данное право может быть прописано в трудовом контракте, коллективном договоре или в положении об отпусках.

В график необходимо вносить все виды отпусков – ежегодный оплачиваемый отпуск, дополнительный отпуск из-за особых условий труда, а также периоды отдыха, не использованные в предыдущие годы.

Работники, у которых остались неиспользованные отпуска, должны быть особенно внимательными. По закону, время отдыха необходимо использовать в течение 1,5 лет. И если за прошедший год они не смогли это сделать, то у них остается только полгода, после чего это время сгорит. Кроме этого, трудовая инспекция при выявлении такой ситуации может наложить штрафы на работодателя.

Внимание! За 2 недели до наступления отпуска согласно графика сотрудника необходимо предупредить. При этом у него нет необходимости писать заявление на отпуск

Оно пишется, как правило, в том случае, если сотрудника нет в графике или же отпуск берется в другое время.

Для создания графика отпусков обычно используется стандартная форма Т-7. Компьютерные программы по бухучету и кадрам, как правило, уже содержат его, и для составления документа необходимо только указать даты начала отдыха.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

График отпусков форма Т-7 образец заполнения

Для заполнения формы Т-7 можно использовать штатное расписание, из него берутся данные о сотрудниках: их ФИО, должность, структурное подразделение и табельный номер. Эти данные заносятся в таблицу в форме Т-7.

Далее необходимо указать дату начала отпуска для каждого работника и его продолжительность, которая по закону должна быть не меньше 28 календарных дней.

Когда наступит день ухода сотрудника в очередной оплачиваемый отпуск, нужно будет в таблице указать фактическую дату начала отдыха работника.

Когда график отпусков будет составлен и для всех сотрудников будут указаны планируемые даты начала отпуска,  документ дается на ознакомления сотрудникам, после чего каждый из них должен поставить подпись напротив своей фамилии. Также на графике отпусков должны присутствовать подписи начальников структурных подразделений предприятия, работника кадровой службы и непосредственно самого руководителя, который и утверждает составленный график.

Если в дальнейшем появится ситуация, по которой работник решит изменить время своего отпуска (а такая ситуация возникает очень часто), то действовать нужно следующим образом. Во-первых, от работника нужно получить заявление, в котором он напишет свою просьбу о переносе даты начала отпуска и укажет причину, по которой он желает это сделать. Если руководство будет не против, то на основании этого заявления составляется приказ на изменение графика отпусков, а в график отпусков Т-7 вносятся необходимые поправки.

★ Сборник-справочник всех кадровых документов(бланки и документы в формате word)
куплено > 1200 книг

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★ Авторский курс “Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8”(более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями)
куплено > 2000 практических курсов

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

  • графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
  • граф 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
  • граф 3 – имя, фамилия и отчество;
  • граф 4 – табельный номер;
  • графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
  • графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

  • завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
  • предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
  • собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Порядок формирования

Процедура составления графика отпусков на 2021 году будет выглядеть примерно так:

  • Опросить работников о желаемых датах отдыха. Прежде всего следует учесть интересы льготных категорий и потребности самой организации, чтобы не отправить одновременно на отдых всех специалистов одного профиля.
  • Составить предварительные графики по подразделениям компании с учетом пожеланий работников, их взаимозаменяемости, сезонных нагрузок и других особенностей работы. Этот вопрос может быть поручен руководителям подразделений, которые лучше всего владеют данной информацией.
  • Обработать полученные сведения в кадровой службе с формированием окончательного графика.
  • Передать на утверждение руководителю и ознакомление персоналу.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

  • работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
  • работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
  • работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
  • работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
  • сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.

Как выглядит распоряжение

Если начальство решило, что дополнительный распорядительный документ нужен, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Поскольку специальной формы на законодательном уровне нет, приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год по новому законодательству выпускается с учетом стандартных реквизитов кадровой документации по основной деятельности. Включите в него:

  • наименование организации;
  • название;
  • дату составления;
  • суть распоряжения;
  • сведения о лице, его подписавшем;
  • подписи иных лиц, если на них возложена ответственность следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

ВАЖНО!
Важно помнить, что приказ на график отпусков на 2021 год надо составлять по новым правилам и с учетом того, что он напрямую относится к плану выходных сотрудников, который принимается не позже чем за 2 недели до конца года. Потому распоряжение тоже обязательно датируется серединой декабря.. Подробнее об ОТПУСКНЫХ

Подробнее об ОТПУСКНЫХ

  • рекомендации и помощь в решении вопросов
  • нормативные документы
  • формы и образцы их заполнения

Некоторые нюансы

Некоторые категории работников имеют право отдыхать в любое удобное для них время. Их «льготы» вносят корректировки в уже составленный графике отпусков. Выделяют несколько групп льготников, чьи интересы на отдых работодатель должен учитывать в первую очередь.

«Детские» льготники

К таковым относятся работники, которые имеют право на отдых в любое время по причине наличия детей или подготовке к их рождению:

  • Сотрудники мужского пола, когда их жёны находятся в отпуске по беременности и родам. Право регулируется ст. 123 ТК РФ.
  • Родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера. Взять отпуск в любое время ему можно в том случае, если есть необходимость сопровождения несовершеннолетнего к месту поступления в ВУЗ или колледж, находящийся в другой местности. Абитуриенту не должно быть больше 18 лет. Право дается в ст. 322 ТК РФ.
  • Один из родителей, который осуществляет фактический уход за ребёнком инвалидом, которому еще не исполнилось 18 лет. Условие прописано в ст. 262.1 ТК РФ.
  • Один из многодетных родителей, если детям ещё не исполнилось 12 лет – ст. 262.2 ТК РФ.

К данной категории можно также отнести работников, которым ещё не исполнилось 18 лет. Их право на ежегодный отпуск вне очереди прописано в ст. 267 ТК РФ.

Прочие льготники

Также правом на предоставление отпуска по желанию в любое удобное время обладают следующие категории работников (их право регулируется не нормами трудового законодательства, а иным нормативными актами):

  • Почётные доноры. Для получения льготного права нужно предоставить в кадровую и бухгалтерскую службу удостоверение.
  • Герои России, полные кавалеры ордена Славы.
  • Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации, полные кавалеры ордена Трудовой Славы.
  • Чернобыльцы.
  • Лица, получившие некую доли радиоактивного облучения в Семипалатинске.
  • Сотрудники органов внутренних дел, если в текущем году они не смогли реализовать законное право на ежегодный отдых по графику в связи с производственной необходимостью. Например, работник должен был уйти в отпуск, но объявили усиление ситуации и всех работников МВД вывели в караул. Теперь у этого человека появилось право отдыхать вне очереди.

Если в компании практикуется внешнее совместительство, то согласно ст. 286 ТК РФ, внешний совместитель имеет право уйти отдыхать в тот же период, что и по основному месту работы. Запретить ему не могут.

Ещё один льготник – супруг или супруга военнослужащего. Они имеют право отдыхать вместе. То есть, гражданская «вторая половина» может уйти в отпуск в то же время, что и военнослужащая половина.

Новые работники

График отпусков утверждается в конце текущего года на следующий календарный. Невозможно предусмотреть такой нюанс – уход сотрудников, ещё не отгулявших отпуск, и приход новых. Право на ежегодный отдых возникает через полгода после трудоустройства. Права новичков также нужно учесть.

Вновь трудоустроенный работник не будет отражён в графике, но это не означает, что права на отпуск у него нет. Какие действия должен предпринять кадровый работник, чтобы не нарушить право новичка?

Он должен предпринять следующие действия:

  • Уже утвержденный график отпусков не изменять.
  • Отдых нового работника оформить приказом по предприятию. Распорядительный документ составляется на основании заявления нового сотрудника и распоряжения руководства.
  • Работодатель составляет справку-расчёт для того чтобы бухгалтер правильно рассчитал отпускные.
  • Сведения об отпуске заносятся в личную карточку сотрудника. При составлении графика на следующий год нужно будет учесть сведения из личной карточки.
  • Уже составленный график отпусков дополняется отдельным приложением.

Оформление отпуска новичку производится в обычном порядке.

Примеры ошибок при оставлении графика отпусков

Если при составлении графика отпусков специалист допустил ошибки, то в конечном результате они приведут к:

  • невозможности найти исполняющего обязанности сотрудника, который на данный момент в отпуске
  • возникновению проблем при начислении денег за отпуск
  • возможному нарушению технологического процесса

При нарушении сроков составления графиков, могут быть наложены штрафные санкции:

  • до 50000 рублей
  • на юридические лица до 30000-35000 рублей
  • приостановка деятельности фирмы на срок до 3 месяцев

Типичными ошибками при составлении графика считаются:

Ошибки в документах

  • составление графика отпусков без учета желания сотрудников
  • в график может попасть не только основной вид отпуска, а например, еще декретный отпуск – это также считается недопустимым
  • сотрудник может получить 2 равносильных отпуска в нынешнем году только в том случае, если он пришел на работу в прошлом и не получил в нем отпуск, эти данные должны также отражаться в графике отпусков
  • отказ в предоставлении отпуска в удобное время тем категориям людей, кому это право принадлежит по закону
  • разделение отпуска сотрудника на несколько частей без его ведома и подписи считается недопустимым

Существует несколько практических советов при составлении графика отпусков, пользуясь которыми можно облегчить данный процесс:

Нельзя отправлять в единовременный отпуск начальника отдела вместе с его замом.
Отдел должен быть обеспечен достаточным количеством народа для его нормального функционирования.
Специалисты, занимающиеся одним и тем же делом, в одном и том же профиле не могут совместно уходить в отпуск.
Если за несколько лет накопился ни один отпуск, то рациональнее его будет разбить, чем отгулять единым.
Нерационально будет возлагать исполнение обязанностей работника ушедшего в отпуск, на человека, который может по законодательству уйти в отпуск в любое время.
Распределяя отпуска между сотрудниками важно помнить, что от этого не должен страдать ни процесс, ни люди, которые остаются.

График отпусков должна иметь любая организация, иначе в отношении нее может начаться проверка, и если действительно будет выявлено, что данного графика нет, то наложение штрафных санкций – это самое малое, что может произойти, вплоть до приостановки работы всей организации.

График отпусков важный и обязательный документ в работе абсолютно каждой организации.

Напишите свой вопрос в форму ниже

График отпусков на 2021 год: что учитывать

В графике указывают такие отпуска:

  • ежегодный оплачиваемый отпуск (полный или его часть);
  • дополнительный;
  • оформляемый совместителем;
  • неиспользованный за предыдущий период.

Составленный график может корректироваться. Но по усмотрению руководителя.

При составлении графика работодатель должен учитывать, что некоторые категории граждан имеют право брать отпуск в любое время. К ним относят:

  • сотрудников, которые не достигли совершеннолетия (ст. 267 ТК Российской Федерации);
  • женщин по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 Трудового кодекса РФ);
  • мужчин, чьи жены находятся в декрете (ст. 123 ч. 4 ТК РФ);
  • почетных доноров Российской Федерации (ст. 23 закона №125-ФЗ от 20.07.2012 года);
  • многодетных родителей, у которых на воспитании находится не менее 3-х детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 Трудового кодекса РФ);
  • супругов военных во время отпусков вторых супругов (ст. 11 закона №76-ФЗ от 27.05.1998 года);
  • родителей/попечителей/опекунов ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 Трудового кодекса РФ);
  • пострадавших в результате ЧАЭС и других подобных катастрофах (закон №1244-1 от 15.05.1991 года);
  • сотрудников, которые были отозваны из отпуска в связи с производственной необходимостью (ст. 125 ТК Российской Федерации).

Необходимо помнить, что некоторые работодатели не составляют график отпусков. Они предоставляют отдых сотрудникам по согласованию сторон на основании их заявления.

Оформление графика отпусков

В 1с 8.3 ЗУП для составления графиков отпусков используется документ График отпусков (Кадры – Графики, переносы отпусков):

Через кнопку Подбор в документ включаем сотрудников. Информация загружается в разрезе видов отпусков. По работникам с правом на несколько ежегодных отпусков, в табличную часть добавляется столько строк, сколько ежегодных отпусков назначено сотруднику:

Указываем дату начала и окончаний отпуска, автоматически рассчитывается количество дней отпуска. Другой вариант заполнения периода отпуска — можно указать дату начала отпуска, а в колонке Кол-во дн. внести длительность отпуска. Тогда автоматически заполнится дата окончания отпуска:

Рассмотрим далее возможности по работе с документом График отпусков.

В документ График отпусков данные можно загрузить из внешнего файла, нажав кнопку Загрузить из файла:

Заполнение «Графика отпусков» по подразделениям

По каждому подразделению организации можно заполнить отдельный документ График отпусков. Для этого после нажатия в документе кнопки Подбор, следует в форме списка сотрудников Вид списка переключить на По подразделениям:

Выделить подразделение, по которому составляется график отпусков и в правом списке отметить всех сотрудников, нажав сочетание «горячих клавиш» Ctrl+A. Затем нажать кнопку Выбрать:

В документ График отпусков попадут сотрудники только выбранного подразделения. В нашем примере – это подразделение Торговый отдел:

Примечание в документе «График отпусков»

Если в документе будет присутствовать дополнительный отпуск, то в колонке Примечание автоматически появляется запись «Доп.отпуск: Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день». Можно в данной колонке внести свое Примечание:

Эта информации далее отражается в печатной форме Т-7:

Заполнения документа «График отпусков» на основании фактических отпусков

Для того, чтобы заполнить документ Графики отпусков на основании внесенных уже в программу отпусков, следует нажать кнопку Заполнить:

Данный способ можно использовать, когда стоит задача «подогнать» Т-7 под фактические отпуска.

Проверка заполнения документа «График отпусков»

Из открывшейся формы по строке с сотрудником имеется возможность получить еще более подробную расшифровку по данным учета.

Особенности формирования печатной формы Т-7

Так как печатная форма Т-7 должна быть сформирована за 2 недели до начала нового года, то колонка дата фактическая не заполняется:

Формирование печатной формы Т-7 в целом по организации

Если документы График отпусков составлялись на каждое подразделение в отдельности, а требуется распечатать общую форму Т-7, тогда можно сформировать отчет График отпусков (Т-7) (Кадры – Кадровые отчеты – График отпусков (Т-7)):

Сроки составления

Ст. 123 Трудового кодекса РФ закреплена необходимость утверждения графика отпусков максимум за две недели до года, в отношении которого он составляется. То есть на 2021 год документ должен быть подписан до 17 декабря 2020 года. Поскольку это будет четверг, никаких переносов крайних дат не предусмотрено. Кроме того, законодательство не запрещает оформлять документ в более ранние сроки. Фактическая дата его составления обязательно указывается в соответствующей графе.

В случае составления документа после указанного крайнего срока возникает риск быть оштрафованным инспекцией по труду. Ответственность регламентируется ст. 5.27 КоАП РФ и предусматривает штрафные санкции:

  • для ИП: 1000-5000 руб.;
  • для должностного лица: 1000-5000 руб. или предупреждение;
  • для организации: 30 000-50 000 руб.

Документ с информацией об отпусках относится к обязательным для всех работодателей. Штраф за его отсутствие аналогичен ответственности за нарушение сроков составления.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

  • работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
  • работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
  • работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
  • работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
  • сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.

Составление графика отпусков на 2021 год

Форму Т-7 заполняют на основании утвержденных правил. В ее верхней части указывают данные работодателя, номер документа, дату его составления, а также год, на который утверждают график отпусков.

В основной части, которая представлена таблицей, графы заполняют таким образом:

  • в графе 1 указывают название структурного подразделения;
  • в графе 2 — специальность/должность/профессию работника в соответствии со штатным расписанием;
  • в графе 3 — фамилию, имя и отчество работника;
  • в графе 4 — табельный номер, если работодатель каждому сотруднику присваивает его ;
  • в графе 5 — количество календарных дней положенного отпуска;
  • в графе 6 — дату запланированного отпуска;
  • в графе 7 — дату фактического ухода сотрудника в отпуск.

Если в график отпусков нужно внести корректировки, например, при переносе отпуска с согласия сотрудника и работодателя, заполняют такие графы:

  • Графу 8. В ней указывают документ, в соответствии с которым производится перенос отпуска.
  • Графу 9. Прописывают дату начала использования отпуска или его части.
  • Графу 10. В ней указывают дополнительные сведения. Например, причину переноса отпуска.

Если сотрудник желает, чтобы ему компенсировали неиспользованный отпуск, соответствующую пометку делают в графе 10. Прописывают номер приказа о замене части отпуска компенсацией.

Кто, как и когда оформляет график

Госкомстат России утвердил специализированную унифицированную форму N Т-7, которая используется для составления графиков отпусков. Согласно требованиям Трудового кодекса, есть определенные правила, касающиеся оформления документа.

В статье № 123 Трудового кодекса записаны временные рамки – нормативный документ должен быть готов и утвержден не позже, чем за 14 дней до наступления нового года.
В процессе оформления документа и составления очередности ответственный сотрудник берет в учет сведения, полученные от сотрудников, и принимает во внимание их пожелания, касающиеся даты отпусков.
В процессе составления документа учитываются также неиспользованные дни отпуска и дополнительные дни отдыха, которые положены сотруднику.

Ответственность за составление документа лежит на начальнике кадрового отдела, но окончательное утверждение производится подписью директора предприятия или компании.
Для новых сотрудников используется дополнение к форме Т-7, их включают в график отдельным документом.
Если сотрудник планирует отдохнуть за свой счет, это не нужно отображать в документах.

Бланк графика отпусков подается руководителем отдела кадров для ознакомления сотрудникам. К нему обязательно прилагается ознакомительный лист.

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

  • нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
  • в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

При подготовке материала использовался источник(и) glavkniga.ru и pronedra.ru

Пожелания работников при составлении графика

Прежде чем приступить к составлению графика, которым занимаются сотрудники кадровой службы, с работников всех структурных подразделений организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. Сбор такой информации обычно осуществляется начальниками структурных подразделений.

Здесь следует отметить, что существует довольно много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и, соответственно, учесть их пожелания при составлении графика отпусков. Это:

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ);
  • работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»);
  • Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
  • инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сентября 1945 г. не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. ст. 14 — 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»);
  • супруги военнослужащих — им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»);
  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
  • лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»).

Заключение

Для оптимизации бизнес-процесса «отпуска сотрудников» лучше всего использовать 1С:ЗУП. С помощью этого решения и интеграции с Битрикс можно выстроить бизнес-процесс от оформления сотрудником отпуска прямо из единого окна на корпортале, настроить согласование заявления на отпуск руководителями, рассчитать отпускные, а также реализовать визуальное отображение когда сотрудник будет в отпуске на корпоративном портале.

Если вам интересно как это можно реализовать в вашей компании, звоните нашим специалистам они проконсультируют вас и проведут бесплатную демонстрацию таких кейсов и покажут возможный функционал.

С 1 июля 2021 года появятся новые обязанности в связи с прослеживаемостью товаров
Отражение результатов СОУТ в 1С