Государственная регистрация распоряжения по договору

Содержание

Зачем нужно регистрировать документы?
Процедура оплаты доли
Регистрация изменений в конструкцию ТС
Реестр в электронном виде
На ребенка
Виды изменений в конструкции авто
Что регистрируем?
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ ОПАСНОГО ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЪЕКТА?
Как присвоить номер (индекс) документу?
Особенности составления реестра для передачи бумаг
ЗАЧЕМ НУЖНА РЕГИСТРАЦИЯ?
НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Требования ГОСТа
Где регистрировать документы?
Как заполнить заявление при изменении устава

Зачем нужно регистрировать документы?

В соответствии с п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документа в делопроизводстве имеет существенное значение (например, присвоение номера (индекса) документу облегчает его поиск). Но это не самая главная причина. Регистрация документа придает ему юридическую силу, так как фиксирует его создание или получение. Например, вы получаете письмо. Чтобы подтвердить данный факт, необходимо зарегистрировать письмо и присвоить ему входящий номер.

Каждая компания самостоятельно разрабатывает приемлемую для себя систему регистрации документов и закрепляет ее в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству. Основные правила сводятся к следующему:

регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях;
регистрировать документ нужно один раз в пределах организации;
документы регистрируются в отдельные группы в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора и содержания;
входящие документы регистрируются в день поступления в компанию, исходящие и внутренние — в день подписания.

То есть отдельно регистрируются входящие и исходящие письма, приказы по личному составу, акты и пр.

Обратите внимание! Документы, поступившие в отдел кадров от секретаря (офис-менеджера), повторно не регистрируются. На практике отдел кадров регистрирует следующие документы:

На практике отдел кадров регистрирует следующие документы:

трудовые договоры и соглашения к ним;
графики отпусков;
уведомления работников (об увольнении, изменении условий трудового договора и т.д.);
справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, занимаемой должности и пр.);
протоколы заседаний аттестационной и квалификационной комиссий;
приказы по личному составу;
командировочные удостоверения;
письма (входящие и исходящие) по кадровым вопросам.

Кроме того, регистрация документов позволяет сохранять их. Если в регистрационной форме зарегистрировано 209 приказов, то и при формировании дела их должно быть 209.

Иногда возникает вопрос о том, нужно ли регистрировать заявления работников, докладные и служебные записки, представления и иные подобные документы. Да, нужно, ведь такие документы требуют исполнения и являются основанием для издания приказов. Однако в локальном акте о делопроизводстве можно закрепить перечень документов, которые не требуют регистрации. К ним относятся поздравительные письма, программы проведения семинаров и подобные документы, которые не требуют исполнения и ответа. Если в компании нет инструкции, такой список можно ввести в действие приказом руководителя.

Процедура оплаты доли

Произведение оплаты положенной для каждого участника доли капитала может осуществляться различными способами, однако, каждый из них заключается в выдаче документального подтверждения внесения положенной суммы.

Способы

Доля уставного капитала юридической организации может оплачиваться в таких разрешенных формах и типах:

Внесением на счет фирмы необходимой суммы непосредственно в виде наличных средств.
Осуществлением безналичного перевода. В этом случае один из учредителей осуществляет перевод с одного счета (своего либо иного) на счет открывающейся фирмы или компании.
Имущественными правами на какие-либо материальные или денежные средства.
Личным имуществом участника ООО.
Любыми материалами, представляющими ценность и теми, какие могут быть использованы в процессе деятельности фирмы.
Товарами, имеющимися у участника ООО.

Единственным ограничением, касающимся внесения положенной доли, является сумма, которую обязательно нужно представить в денежном выражении, остальная часть необходимой суммы уже может находиться в любой другой форме.

Кроме того, если величина части, вносимой в выражении ценных бумаг, имущества или товара, не более 20000 рублей, то ее стоимость может определяться участником организации самостоятельно. Если же имеется необходимость внесения большей суммы, в таком случае для определения ее стоимости привлекают независимого оценщика.

Необходимость

Необходимость подтверждения факта внесения оплаты в виде предоставленной справки будет полезна и востребована как для самого организованного общества, так и для отдельных его участников. В частности, ООО необходим подобный документ в таких ситуациях:

При получении разрешительных документов или лицензии на тот вид деятельности, который предполагает ее оформление (к примеру, торговля алкогольными напитками).
При необходимости увеличения размера уставного капитала как путем повышения всех долей в равных условиях, так и при изменении части одного участника ООО.
В процессе формирования документов, связанных с внутренней отчетностью юридического лица.

Отдельно взятый участник общества с ограниченной ответственностью может нуждаться в такой справке в подобных случаях:

при необходимости продажи принадлежащей ему части;
при дарении своей доли;
при оформлении наследства на долю умершего родственника или другого наследодателя.

Стоит отметить, что начиная с текущего года, при самом прохождении регистрации для налогового органа необходимы лишь сведения о размере капитала, документальное же подтверждение внесения положенных доле средств не требуется.

Существует установленный конечный срок внесения доли каждого из участников – по состоянию на текущий год максимальный период, до которого необходимо осуществить такое действие, составляет 4 месяца. Если один из учредителей не оформит полагающуюся ему сумму, после истечения срока его доля подлежит перераспределению.

Подтверждение

Такая справка обязательно удостоверяется уполномоченным на подобное действие должностным лицом организации.

Также к подобным документам относятся копии платежек первичной бухгалтерской документации. В том случае, если подлежащая оплате часть выражается в различных формах (денежной, имущественной, товарной и т.д.), все бумаги могут состоять из нескольких отдельных документов:

Копии бумаг, которые могут подтверждать право собственности на долю уставного капитала – оно может выражаться в виде права на внесение имеющегося у себя имущества в счет оплаты.
Отчет независимого эксперта о стоимости имущества, которое подлежит внесению в качестве погашения своей части общего капитала. При этом нужно отметить, что для предотвращения намеренного завышения цен на материальные ценности при попытке таких действий лица могут быть привлечены к ответственности с последующим наказанием, выражаемым в различных формах.
Акт передачи имущества.

Регистрация изменений в конструкцию ТС

На сегодня, внесение каких-либо преобразований в конструкцию транспортного средства невозможно без согласования с органами ГИБДД. Это сделано в связи с необходимостью обеспечить безопасность движения в любом уголке страны.

Водители, совершающие самовольное внесение любых преобразований в конструкционные особенности авто, при этом не получая соответствующего разрешения от ГИБДД — рискуют быть привлеченными к ответственности.

Так как государство уделяет значительное внимание урегулированию данной сферы правоотношений, у законопослушных граждан проблем не возникнет. Сама процедура регистрации не является чем-то сложным и затратным во временном аспекте.

Что говорит Законодательство об изменениях в конструкции автомобиля?

Действующим законодательством разрешено внесение преобразования в конструкцию автотранспортного средства. Спектр законодательных актов регулирующих сей процесс очень велик. Потому что вопрос изменений конструкционных особенностей автотранспорта касается различных сфер.

Сюда можно отнести:

отношения между лицом, желающим внести изменения, и государством;
лица, осуществляющие переоборудование (исполнители);
субъекты хозяйствования и государство.

Нормативно-правовыми источниками являются:

Международное законодательство (договора, конвенции, хартии ратифицированные Парламентом).
Договора и стандарты, принятые в рамках Таможенного Союза.
Федеральное законодательство.
Законодательство субъектов Федерации.
Подзаконные акты (приказы, указы, распоряжения, порядки и т. д. Правительства).

Порядок действий при регистрации изменений конструкции авто

Для того, чтобы узаконить соответствующие преобразования, которые коснулись конструкционной части автотранспорта, необходимо совершить определенные действия.

Существует два этапа, которые необходимо пройти:

Осуществление предварительного исследования сотрудниками ГИБДД.

Данный этап включает в себя различные подпункты, которые являются действиями. К ним относятся:

составление заявление на проверку предварительного осмотра авто;
подача заявления;
получение решения.

При этом сам автомобиль для прохождения данного этапа предоставлять не требуется.

Экспертиза после проведенных преобразований и проведение исследования, на предмет соответствия стандартам безопасности.

Далее следует:

проведение экспертами ГИБДД исследования на предмет безопасности, по результатам которого выдается диагностическая карта;
проведение исследования на предмет технического состояния транспортного средства;
получение свидетельства.

Документы, необходимые для внесения изменений в конструкцию ТС

Для проведения первого этапа собственнику ТС нужно сотрудникам ГИБДД необходимо предоставить определенный перечень документов, который включает:

заявление установленной формы;
копию ПТС с двух сторон;
документы на оборудование, которое предполагается установить;
СТС.

Для прохождения второго этапа необходимо приложить определенные документы, список которых включает:

диагностическая карта;
декларация;
копии сертификатов соответствия на оборудование которое установлено, а также копии договоров (чеков) купли-продажи, подтверждающих факт покупки;
фото до и после;
заявление и решение предварительной комиссии.

Стоимость процедуры

Основную стоимость занимает не оформление документов, а именно проведение конкретного перечня работ. Стоимость которых определяется сотрудниками фирм, проводящих конструкционные изменения в автомобиле. При этом, цена, конечно, зависит от объема и сложности проводимых работ.

Что же касается государственных пошлин, уплата которых требуется действующим законодательством, то они занимают гораздо меньшую часть расходов и включают в себя:

протокол технической экспертизы обойдется приблизительно в 5000 рублей;
экспертиза по ГБО стоит приблизительно 4000 рублей;
проведение замены мотора обойдется в 6000 рублей;
замена топливо подающего оборудования в 5000 рублей.

Указанные цены являются приблизительными и могут иметь иное значение, в зависимости от региона.

Санкции при неправильном переоформлении ТС

В случае незаконного внесения изменений в конструкцию автотранспорта, законодательством предусмотрено привлечение к административной ответственности. При этом, вид взыскания, применяемый согласно нормам КоАП — штраф.

Размер штрафа установлен на уровне 500 рублей. В то же время, в случае, если инспектором будет выявлено переоборудование, которое не зарегистрировано, привлечь к какому-либо иному административному взысканию — запрещено.

Реестр в электронном виде

Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту. Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные. На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.

Среди преимуществ электронного формата выделяют:

простоту в работе (пользоваться сможет даже начинающий)
быстрый поиск по категориям
простоту в корректировке данных и изменении статуса бумаг

Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.

Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.

Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.

Напишите свой вопрос в форму ниже

На ребенка

Документом, подтверждающим регистрацию ребенка по месту жительства, до 14 лет является справка установленного образца. А точнее, свидетельство по форме 8. Оно, как уже было сказано, оформляется на отдельном бланке и содержит сведения об адресе проживания, а также ФИО несовершеннолетнего.

Выдается подобная бумага при проведении процедуры регистрации по тому или иному адресу. После выдачи бланк должен храниться на руках у законных представителей ребенка и предъявляться в уполномоченные органы при необходимости.

Если свидетельство о регистрации будет утеряно или украдено, его можно восстановить. Для этого достаточно воспользоваться ранее указанными советами.

Виды изменений в конструкции авто

Очень важным вопросом является выяснение круга проводимых изменений, которые законодателем отнесены к вмешательству в конструкцию автотранспортного средства.

Законодателем к ним отнесено:

Замена цвета кузова.
Замена топливного бака.
Установка оборудования позволяющего работать на другом топливе.
Монтаж фаркопа и иных бамперов.
Установка иного размера колесных дисков.

Покраска в другой цвет

С учетом времени лакокрасочное покрытие машины изнашивается. Особенно если транспорт хранится на парковочной площадке возле дома. И волей не волей, спустя определенное время обязательно встанет вопрос либо в восстановлении лакокрасочного покрытия, либо в его смене.

Также, модным явлением является нанесение рисунков на кузовные элементы автомобиля, то есть аэрография. Действия с заменой, перекраской, нанесением рисунков — считаются переоборудованием.

При этом, необходимости в получении специальных разрешений от органов ГИБДД нет. После проведения малярных работ, автомобиль предоставляется для проверки в течение 5 суток, после проведения таких работ.

Замена топливного бака

Замена топливного бака актуальна в большинстве своем для водителей, которым необходимо преодолевать большие расстояния.

В данном случае размеры и объем вмещаемый в топливный бак — являются жизненно важным моментом. Поскольку переоборудование такого характера требует получение специального разрешения от органов ГИБДД. Следовательно, подобное внесение изменений требует последующей регистрации.

Важно помнить, что приобретаемый топливный бак должен быть сертифицирован.

Установка ГБО

Данное переоборудование подлежит регистрации в ГИБДД из-за осуществления вмешательства и изменения:

конструкции топливной системы;
установка дополнительного места для хранения топлива;
прокладка дублирующей топливной системы;
установка оборудования, позволяющего производить смену видов топлива.

Исходя из этого следует, что, прежде чем осуществить задуманное, необходимо получить разрешение в органах ГИБДД, на проведение таких работ, вносящих столь значительные преобразования как в конструкцию мотора, так и в конструкцию кузова.

Фаркоп, тюнинг бампера

Внесение подобных изменений в конструкцию автотранспорта может потребовать проведения регистрационных действий.

В случае с фаркопом, если данное устройство не было установлено с завода, а на информационной табличке указывающей предельно допустимые весовые нагрузки для данного авто видно, что производитель предусмотрел буксировку прицепа, то необходимо определить подготовлено ли изготовителем место для установки тягово-сцепного оборудования.

В случае если нет — необходимо обратится в ГИБДД, для получения разрешения и последующей регистрации.

В случае с тюнингом бампера, необходимо помнить, что всеми производителями исполняется ГОСТ по требованиям безопасности автомобиля.

В случае замены заводского бампера, либо внесение в его конструкцию изменений — никто не может гарантировать сохранения за ним функций безопасности соответствующим заводским. Отсюда вывод — обязанность получения разрешения и последующей регистрации является необходимым условием.

Изменения размеров колесных дисков

Изменение размеров колесных дисков — это очень важное изменение, которое существенно влияет на безопасность эксплуатируемого автомобиля. В связи с этим, процедура согласования и регистрации является обязательной

Исключением в данной ситуации является установка колесных дисков иного размера, при условии, что производителем предусмотрено установка разных размеров дисков, для различных комплектаций одной модели автомобиля

В связи с этим, процедура согласования и регистрации является обязательной. Исключением в данной ситуации является установка колесных дисков иного размера, при условии, что производителем предусмотрено установка разных размеров дисков, для различных комплектаций одной модели автомобиля.

При этом, регистрация не будет требоваться в случае изменений осуществляемых в параметрах установленных заводом изготовителем.

Так, на первый взгляд, незначительный изменения в автомобиле требуют обязательного государственного разрешения и подлежат регистрации. Все это связанно с тем, что внесенные изменения влияют на характеристики автотранспорта.

Самовольное внесение конструкционных изменений в автотранспорт может повлечь угрозу безопасности движения, а также угрозу жизни и здоровья как владельца переоборудованного транспорта, так и для других участников дорожного движения.

Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
поздравительные письма и телеграммы;
пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ ОПАСНОГО ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЪЕКТА?

В админрегламенте по регистрации ОПО (пунктах 18 и 21) сказано, что для регистрации опасных производственных объектов нужны следующие документы:

Заявление от заинтересованного лица, которое подается в уполномоченный орган.
Информация, которая характеризует ОПО. Данные должны быть оформлены с учетом требований, прописанных в админрегламенте (приложении под номером 4).
Опись документации, составленная с учетом приложения под номером 2.
Бумаги, подтверждающие права собственности. Если нет записи в ЕГРПНИ, потребуются непосредственно документы, свидетельствующие о владении ОПО, земельными участками, постройками, а также сооружениями, где размещается опасный объект. Если запись в ЕГРПНИ присутствует, достаточно реквизитов документации, подтверждающей факт наличия прав собственности (сами бумаги передавать не нужно).
Проектная документация, а именно текстовая часть проекта на ОПО, а также реквизиты последней экспертизы упомянутой документации.
Обоснование безопасности ОПО, и реквизиты экспертизы с позитивным ответом (проводится в случаях, которые оговорены в ФЗ под номером 116).

Согласно действующему порядку регистрации производственного объекта указанные выше документы переедаются в Ростехнадзор, а именно в территориальный орган, расположенный по адресу деятельности ИП или юрлица. При наличии у компании отдельного офиса (филиалов) бумаги передается по расположению главного офиса компании, ведь ИНН идентичный. Получение готового свидетельства, подтверждающего регистрацию ОПО, происходит в том же органе.

Как присвоить номер (индекс) документу?

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации, называется регистрационным индексом.

Обычно для регистрации входящих документов используется штамп, который проставляется в правом верхнем (нижнем) углу документа, а исходящих — индекс, который указывается в заголовочной части документа.

На практике в регистрационный номер входят:

порядковый номер в пределах одной группы документов;
условное обозначение структурного подразделения или вида документа.

Примечание. Помните, что регистрационный индекс не может повторяться в течение года.

Иногда в регистрационный индекс включают номер дела по номенклатуре. Например, приказу о приеме на работу может быть присвоен регистрационный номер 92-к, где 92 — номер по порядку, а «к» — обозначение структурного подразделения (кадры). Если же вы регистрируете исходящее письмо (например, об отказе в заключении трудового договора), его номер может быть следующим: 03-05/34, где 03 — цифровой индекс отдела кадров, 05 — номер дела по номенклатуре, 34 — порядковый номер письма.

Особенности составления реестра для передачи бумаг

Также для отслеживания переданных бумаг составляется соответствующий реестр. Документация может передаваться клиентам, государственным органам, а также сотрудникам внутри организации.

При составлении журнала передачи в него включается информация из акта приема-передачи бумаги. В акте указывается следующая информация:

наименование бумаги
дата, место создания и номер
перечень передаваемой документации
наименование сторон акта
подписи и печати ответственных лиц

Стоит отметить, что при помощи одного акта может осуществляться передача нескольких бумаг. При составлении журнала используются общие принципы. Если все сделано правильно, удается отслеживать историю перемещения документации, тем самым снижая вероятность потери. В случае если бумага будет утеряна, можно легко найти ответственное лицо.

ЗАЧЕМ НУЖНА РЕГИСТРАЦИЯ?

ИП и юрлицам важно понять, для чего нужна регистрация производственного объекта. Это делается для учета ОПО, а также эксплуатирующих структур Ростехнадзоре

Решение этой задачи лежит непосредственно на владельце, что прописано в ФЗ под номером 116. Если уполномоченные органы выявляют опасный объект, который не прошел регистрацию, на собственника накладываются штрафные санкции.

После ввода в эксплуатацию ОПО у хозяина имеется 10 суток, чтобы поднять заявление и зарегистрировать объект. В случае ввода в работу нового сооружения отсчет даты начинается с момента передачи разрешения на ввод объекта в работу.

Несмотря на наличие условного наказания, штраф за отклонение от сроков регистрации не налагается. Исключением являются случаи, когда ИП или юрлицо продолжительное время не регистрируют опасное сооружение, злостно уклоняясь от обязательств. Задача по выявлению таких объектов лежит на инспекторе Ростехнадзора, который может выявить нарушение во время очередной или внеплановой проверки. Кроме того, такие сотрудники часто взаимодействуют с органами МЧС, а также прокуратурой.

Даже если ИП или юрлицо не уклоняется от регистрации, а просто задерживается со сроком оформления заявки, добиться лицензии Ростехнадзора не получится. Это значит, что использовать ОПО по законодательству запрещено. Если компания идет вопреки этому указанию, это уже является нарушением норм законодательства и влечет за собой наказание.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

документирование деятельности;
организация документооборота;
формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

порядок выдачи документов для использования работникам организации;
предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

образцы бланков документов;
образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
примерные перечни утверждаемых документов;
примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Где регистрировать документы?

В настоящее время самой распространенной формой регистрации документов, в том числе приказов, является журнал, или книга. Это достаточно удобно, так как все сведения о регистрации систематизированы в одном (нескольких) журнале, из которого невозможно изъять данные или внести запись задним числом. И даже при наличии современных программных продуктов и все более распространяющегося электронного документооборота кадровики предпочитают именно журнальную форму регистрации.

Конечно, при такой форме регистрации может возникнуть трудность с поиском документа: если не знать дату или номер, придется пролистывать весь журнал.

Итак, журнал регистрации представляет собой книгу с разграфленными страницами. Он ведется до полного заполнения. На обложке каждого журнала регистрации необходимо указать наименование организации, заголовок, дату заведения (дату окончания проставляют после полного заполнения журнала). Приведем пример.

--------------------------------------------------------------------------¬¦            Общество с ограниченной ответственностью "Август"            ¦¦                                                                         ¦¦       Журнал регистрации приказов о расторжении трудовых договоров      ¦¦                                                                         ¦¦                            Начат: 11.01.2011                            ¦¦                         Окончен: ______________                         ¦¦                                                                         ¦¦                          Срок хранения - 75 лет                         ¦L--------------------------------------------------------------------------

Формы журналов (книг) регистрации разрабатываются работодателем самостоятельно. Например, журнал регистрации внутренних документов может выглядеть следующим образом.

Дата документа	Индекс документа	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4	5
11.01.2011	1/лс-п	Директор	О приеме Л.Г. Тумановой	В дело N 03-06 менеджер покадрам Сокова
26.01.2011	2/лс-пд	Директор	О переводе Ю.О. Комова	В дело N 03-06 менеджер покадрам Сокова
...	...	...	...	...

Если необходимо внести какие-либо другие данные, можно включить дополнительные графы.

Однако формы некоторых регистрационных журналов приведены в нормативных актах. В частности, Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждена форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

В соответствии с п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» все организации, включая индивидуальных предпринимателей, обязаны вести журнал учета проверок, форма которого утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141.

Также работодатель обязан вести журнал, в котором регистрируется проведение всех видов инструктажей по охране труда. Форма его не утверждена, но п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций <1> установлены обязательные графы: подписи инструктируемого работника и инструктирующего и дата проведения инструктажа.

<1> Утвержден Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29.

В любом случае журнал регистрации должен быть защищен от изъятия страниц или вложений. Для этого страницы нумеруются, а журнал прошивается. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с надписью о количестве листов в журнале с оттиском печати отдела кадров (организации).

Как заполнить заявление при изменении устава

Заполнение формы Р13014 при внесении изменений в устав, если при этом не затрагиваются сведения в ЕРГЮЛ, – это самый простой случай. Оформить надо только первую страницу и лист Н на заявителя.

На первой странице по пунктам заполняются:

коды ОГРН и ИНН организации, которая сообщает про изменения в устав;
причина представления сведений – в данном случае проставляется цифра «1».

Ниже в пункте 2 надо указать, в каком виде подаются изменения в устав:

«1», если это новая редакция всего учредительного документа;
«2», если это приложение к уставу.

Теперь надо заполнить лист Н на заявителя. При внесении изменений в устав им является директор ООО (в пункте 1 проставляется цифра «1»).

На первой странице листа Н формы 13014 укажите:

полное имя руководителя и его ИНН (если он присвоен);
дата и место рождения;
реквизиты документа, удостоверяющего личность: код документа (для российского паспорта – «21»), серия и номер, дата и орган выдачи.

На второй странице заявитель подтверждает достоверность сведений и указывает свои контакты: телефон и электронный адрес, на который придёт лист записи ЕГРЮЛ, подтверждающий внесение изменений в устав. Ниже можно проставить значение «1», тогда лист записи направят не только в электронном, но и бумажном виде.