Нумерация кадровых приказов

Как создать многоуровневый список в Word 2003?

В старых версиях Ворда кнопка для создания многоуровневого списка на панели инструментов по умолчанию отсутствует. Чтобы создать там список, придется обратиться к верхнему меню. Выберем категорию «Формат» и отметим элемент «Список» в верхней части меню.

Откроется форма с выбором списков, доступных для создания. Остановимся на варианте «Многоуровневый».

В последующем процедура создания списка полностью аналогична описанной ранее. В дополнение к этому, точно таким же образом вы можете пользоваться кнопками «Увеличить отступ» и «Уменьшить отступ» для навигации по вложенной структуре списка.

Многоуровневые списки – важная составляющая любого цельного и сложного документа. Без них создание оглавления, к примеру, превратилось бы и вовсе в непосильную задачу.

Большинство работодателей при приёме на работу новых сотрудников интересуются их уровнем владения ПК. В отдельных случаях навыки уверенного пользователя являются одним из основных критериев при трудоустройстве. По этой причине многие пользователи желают усовершенствовать свое умение в использовании офисных приложений. В частности, пытаются узнать, как создать многоуровневый список в Word .

Самыми простыми разновидностями списков являются варианты, создаваемые на основе маркеров (специальных значков, символов или рисунков) или нумерации. Поставив перед собой цель – узнать, как создать список в Ворде , нужно начать оттачивать пользовательский навык именно с этих вариантов списочного отображения данных.

Нумерованный список

Эту разновидность можно создать как из уже созданного (набранного) текста, так и первоначально обозначив такую необходимость на чистом листе. При вводе данные сразу будут отображаться в нумерованном порядке.

Если текстовая информация уже набрана, выделяют отрывок, который необходимо пронумеровать. Далее нужно найти группу «Абзац», расположенную на строке меню, после чего перейти на неё, а уже там остановить свой выбор на желаемом списочном варианте, указанном в перечне.

При наведении курсора мышки на любой из вариантов, пользователь может предварительно оценить, как это списочное оформление будет выглядеть в тексте. В любом случае, каждый новый пункт будет отображаться с новой строки, а пред ним будет установлен порядковый номер.

Нумерованный список в Word сопровождается числами, буквами, а также теми условными обозначениями, которые выберет пользователь, редактирующий документ. Чтобы обеспечить себе такую возможность, необходимо дважды кликнуть по выставленной нумерации, вызывая контекстное меню, а затем перейти во вкладку «Формат номера».

Иногда перечисленные и пронумерованные параметры важно выставить по алфавиту. Задача абсолютно решаемая: для этого необходимо нажать на кнопку с изображением букв, находящуюся в группе «Абзац»

Кстати, удаётся не только упорядочить данные по алфавиту, но и выстроить автоматически новую нумерацию.

Маркированный список

Создание маркированного списка предполагает действия, лишь немного отличающиеся от тех, как создаётся нумерованный вариант.

Маркированный вид предполагает перечисление заданных значений, каждое из которых записывается с новой строки

Если в Word уже набрана информация, на основании которой важно сделать маркированный список, нужный фрагмент текстовой информации выделяют, переходят в группу «Абзац», а затем выбирают «Маркеры»

В качестве маркеров выступают различные символы, которые легко подобрать, используя «Библиотеку маркеров». Если предполагается создать в Ворде оригинальный текст с уникальными маркерами, можно перейти на строку «Определить новый маркер», после чего выбрать желаемый рисунок или символ.

Необходимо не только уметь создавать маркированные тексты, но и редактировать их согласно заданным критериям. В частности, многие пользователи активно интересуются, как сделать в Ворде список по алфавиту.

Первоначально необходимо выделить фрагмент, который важно отсортировать по алфавиту. Далее вновь перейти в группу «Абзац», в которой имеется небольшая пиктограмма с изображением букв «А», «Я» и небольшой стрелочкой, выступающей в качестве подсказки

Если ставится задача отсортировать список по алфавиту в Ворде в порядке возрастания, следует выбрать пиктограмму со стрелочкой, направленной вверх

Если же важно понять, как упорядочить список по алфавиту в Word в порядке убывания, выбирают пиктограмму со стрелкой, направленной вниз

Разновидности номеров счетов-фактур

Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:

• Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
• Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.

Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу

Как убрать номер страницы с титульного листа

Совсем не редко особенно у студентов возникает такой вопрос, как убрать номер страницы с титульного листа контрольной или курсовой работы написанной в текстовом редакторе Microsoft Word?

Ведь правила написания обязывают не нумеровать титульную страницу выполненых работ.

Некоторые студенты находят весьма оригинальный способ выхода из данной ситуации, закрывая фигурой цифру в цвет фона.

Хороший способ, но имеет небольшой недостаток, фигура может случайно сдвинуться при просмотре, но как вариант рабочий, поэтому я его не исключаю и он имеет право быть еще одним способом описанным в этой статье.

СКОРЕЕ ЖМИ!

Также вы узнаете как начать отсчет страниц с любой нужной вам цифры. Как изменить арабские цифры на римские или вообще поставить буквы.

И наконец последнее удаление нумерации со всех страниц документа.

Как убрать номер страницы способ 1

1. На главной странице выбрать «Вставка».

2. Номер страницы.

3. Здесь приводится несколько вкладок где именно будут распологаться на страницах вашего документа номера.

Разберем на примере вторую вкладку «Внизу страницы» при наведении на нее курсора мыши слева всплывает окно с четырьмя образцами расположений номеров, слева, посредине, справо и номер с вертикальной линией.

4. Двойным кликом левой кнопкой мыши выбираем любую из четырех вкладок, тут же произойдет нумерация страниц с тем расположением чисел какое вы выбрали.

Теперь чтобы убрать номер с титульного листа просто ставим флажок «Особый колонтитул для первой страницы», после чего цифра №1 исчезнет если исчезновения не произошло то тогда нужно выделить единичку и нажать два раза клавишу Delete.

Дальше нужно будет просто сохранить изменения для этого опять производим двойной клик ЛКМ на любой странице документа по Верхний или Нижний колонтикул.

Далее в верхнем левом углу Word редактора выбираем кнопку файл.

Здесь нужно выбрать сохранить как, (если документ был сохранен ранее и имеет уже присвоенное имя то нажимаете просто пункт сохранить).

Откроется окно где нужно будет присвоить имя и тип файла.

Способ 2

Заходим Вставка —> Фигуры, выбираем любую путем еденичного клика по ней, должен появиться вместо курсора крестик, зажимаем левую кнопку мыши и не отпуская вырисовываем фигуру.

Я выбрал прямоугольник, если вы вдруг решите изменить размер созданной фигуры то кликните один раз по фигуре ЛКМ по ее периметру появятся метки наведя на одну из них курсор до появления двухсторонней стрелки зажимаем левую кнопку мыши и тянем увеличивая или уменьшая фигуру.

Можно поворачивать фигуру в любом направлении путем зажатия левой кнопки мыши зеленой точки на фигуре.

Меняем цвет и контур фигуры

Для этого производим по фигуре двойной клик на ней также появятся метки как и в первом случае, что означает как вы уже знаете возможность форматирования, а также в верху страницы появится меню с нужными нам параметрами для замены цвета.

Нам нужны два верхних пункта. Это Заливка фигуры выбираем цвет в нашем случае это белый, тут же наш прямоугольник примет выбранный цвет, останеться убрать контур который убирается также по этой схеме.

Прежде чем отбеливать контур переместите фигуру на то место где она должна находиться дабы не потерять ее на белом фоне.

Перемещение производится путем наведения курсора на фигуру и зажимания кнопки мыши пока фигура не будет на нужном месте. Вот так выглядит отрывок моего текста с наложенной на него фигурой.

Если нужно отменить последнее действие и вернуться к предыдущему то нужно нажать Ctrl + Z, а если вы вернулись назад но решили все же до этого вариант был все же лучше то в помощь Ctrl + Y (о вариантах сочитания клавиш и не только вы узнаете в этой статье).

В левом верхнем углу экрана также есть две стрелки выполняющие те же функции что и сочетание клавиш, что в некоторых случаях может быть удобней.

Формат номера страниц

Иногда бывает нужно страницы прописать не арабскими цифрами а римскими или вообще буквами еще может потребоваться начинать отсчет не с одного а например с цифры 3 или любой другой поэтому продолжаем дальше.

Идем по накатаному уже пути, Вставка —> Номер страниц —> Формат номеров страниц. (нижний пункт Удалить номера страниц, соответственно удаляет все номера)

И выстовляем нужные значения формата номера, а также можно проставить с какой цифры начать отсчет, незабываем нажать OK для сохранения настроек.

На этом я завершаю настоящие руководство о том, как убрать номер страницы, с титульного листа двумя способами.

Настройка отдельных параметров

Специальное обозначение первой страницы

Но в некоторых случаях требуется специальный дизайн. Например, при сдаче научных работ на первой странице не должен отображаться номер. Чтобы задать особый колонтитул для титульной страницы, необходимо:

1. Перейти в режим «Конструктор». Он включается автоматически сразу после простановки номеров.

   При нажатии на номер страницы станет активным «Конструктор», переходим в него

2. В меню «Конструктор» поставьте галочку в соответствующем чекбоксе – и вы сможете вручную внести нужные данные на первую страницу или оставить ее пустой.

   В разделе «Параметры» выбираем подходящий вариант нумерации

   При выборе «Особый колонтитул…» первую страницу возможно оставить без номера

Продолженная нумерация

В некоторых ситуациях требуется продолжить нумерацию страниц с определенного значения. Например, когда первая часть статьи, книги или научной работы находится в другом документе.

Это действие также производится через меню «Конструктор». Необходимо:

1. Нажать на пункт «Формат номеров» в выпадающем подменю «Номер страницы».

   Нажимаем на пункт «Формат номеров» в выпадающем подменю «Номер страницы»

2. В появившейся вкладке нажать на чек-бокс «Начать с» и выбрать страницу, с которой вы продолжите пагинацию.

   Нажимаем на чек-бокс «Начать с» и выбираем страницу или выставляем вручную

3. Нажать «ОК» и наблюдать за изменениями в нумерации. Нумерация продолжится, начиная с текущей страницы.

   Нажимаем «ОК»

   Вместо страницы под номером 1 появится цифра 5, т.е. которую мы указали в параметре

Таким способом вы можете создать сложную пагинацию, задав, например, в одном месте нумерацию с 10-й страницы, а в другом – с 50-й. Это бывает полезным при совместной подготовке одного документа, который необходимо распечатать на разных устройствах.

Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц

В некоторых ситуациях требуется задать разный внешний вид нумерации для расположенных рядом страниц. По умолчанию встроен функционал зеркального отображения нумерации, когда цифры находятся на противоположных углах страницы или, напротив, рядом.

Но если нужен какой-нибудь изыск, например, чтобы на четных страницах нумерация была внизу, а на нечетных – вверху, можно применить соответствующий пункт в меню «Конструктор».

Для отображения нумерации четных страниц внизу, а на нечетных – вверху, отмечаем в конструкторе пункт «Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц»

Настройка разных видов колонтитулов производится вручную. Помимо отображения нумерации, можно настроить показ различных дополнительных элементов, например, имени автора на четной странице и названия произведения – на нечетной.

Вручную к нумерации страниц можно добавить любые данные

Правильно ставить нумерацию страниц

Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.

Опись документов После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129.

Настоящий год выпуска определяется по серии и номеру трудовой книжки, которые расположены в верхней части первой страницы .

Открываем документ в редакторе Microsoft Word и идем во вкладку “Вставка”. Затем нажимаем на нужную нам опцию.

Важно После нумерации его необходимо прошнуровать, а шнуровку закрепить бумажной наклейкой на первой и последней странице. Для обеспечения дополнительной сохранности наклеек на них ставят печать компании

Причем печать ставится следующим образом — часть ее должна быть проштампована на обложке самого журнала, а часть — на наклейке, которой закреплена шнуровка.

Охрана труда – своеобразная система, способствующая сохранности жизни и здоровья сотрудников в процессе ведения трудовой деятельности, регламентируется огромным перечнем бумаг. Среди них можно выделить различные положения, программы, акты нормативного характера, приказы, программы.

После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

• Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
• Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
• Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
• Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

• Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
• Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
• Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

• нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
• опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
• письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
• материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
• листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
• документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
• на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
• цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
• в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
• когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

• название организации;
• наименование документа;
• дата составления;
• оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
• количество листов;
• сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

• Согласно правилам на описи не ставится номер.
• Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Нумерация страниц с учетом разделов

Если документ имеет четкую структуру и разбит на разделы (главы), то в нумерацию можно включить номера этих самых разделов. К примеру, формат будет выглядеть так: «I-1». Здесь I – это номер раздела, 1 – номер страницы в рамках раздела. Чтобы пронумеровать страницы в Ворде таким образом, следует открыть на вкладке «Вставка» меню кнопки «Номер страницы», потом выбрать «Формат номеров страниц…» и отметить галочкой опцию «Включить номер главы».

Однако здесь есть одно большое «НО» – документ должен иметь соответствующее оформление с пронумерованными заголовками. Иначе после нажатия «ОК» вы получите приведенное ниже сообщение.

Кстати, в нем содержится подсказка, как придать документу нужную структуру. Давайте следовать этой мини-инструкции.

Разметка документа

Итак, чтобы сделать нумерацию страниц в Ворде с указанием номеров разделов, нам нужно задать для заголовков стили и схему нумерации, связанную со стилями. Выделяем первый заголовок (или просто ставим курсор мыши на строку с заголовком), открываем вкладку «Главная» и находим блок «Стили». Выбираем один из предустановленных стилей, например, «Заголовок 1».

Формат и размер шрифта изменятся исходя из настроек пресета. Их, к слову, можно изменять, но это уже отдельная история. Отформатируйте все другие заголовки и подзаголовки в соответствии с их уровнем (Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д.)

Теперь нужно сделать так, чтобы каждый раздел, который будет участвовать в нумерации, начинался с новой страницы. Делается это с помощью разрывов страниц. Но перед тем, как приступить к добавлению разрывов, включим отображение скрытых знаков форматирования – они помогут нам не запутаться при дальнейшей разметке. Включаются знаки специальной кнопкой на вкладке «Главная» (см. скриншот).

Возвращаемся к разграничиванию глав. Ставим курсор в конец раздела (перед следующим заголовком верхнего уровня), переключаемся на вкладку «Макет» и жмем кнопку «Разрывы».

В открывшемся меню в подпункте «Разрывы разделов» выбираем «Следующая страница».

Появится маркировка «Разрыв раздела (со следующей страницы)», и заголовок следующего раздела будет перенесен на новую страницу. Таким же способом установите границы всех разделов.

Пробуем пронумеровать разделы (главы). Ставим курсор на строку с самым первым заголовком верхнего уровня и на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Многоуровневый список». Далее в «Библиотеке списков» выбираем список, связанный с заголовками (например, такой же, как на скриншоте).

Все заголовки автоматически получат нумерацию в соответствии с иерархией (в нашем примере 1, 1.1, 1.1.1 и т.д.)

Присвоение номеров страниц

Разметка произведена, можно переходить к нумерации страниц. Открываем настройки формата номера, активируем переключатель «Включить номер главы» и задаем параметры номера (используем выпадающие списки «начинается со стиля» и «разделитель»).

Применяем настройки нажатием на кнопку «ОК». На страницах должны появиться номера в заданном формате.

Отметим, что при сложной разметке документа есть возможность изменять формат нумерации отдельно для каждого раздела. Войдя в конструктор колонтитулов определенной страницы, нажмите на верхней панели слева кнопку «Номер страницы» и настройте схему нумерацию текущего раздела.

Есть и другие нюансы, но на них мы заострять внимание не будем, предлагая нашим читателям самим поэкспериментировать с параметрами. Общие же сведения по нумерации страниц в Ворде, думается, вполне доходчиво изложены в данной статье

Приложения

О других проектах Викимедиа:

Библиография

• Империя чисел , Галлимар
• Жорж Ифра , Универсальная история цифр: интеллект людей, рассказанный числами и расчетами , Париж, Лаффон,1994 г.( 1- е  изд., 1981), 1010  с. ( ISBN  2-221-07838-1 ).

Фильмография

• Империя чисел , художественный фильм, вдохновленный одноименной книгой
• Жорж Ифра , Универсальная история цифр: интеллект людей, рассказанный числами и расчетами , Париж, Лаффон,1994 г.( 1- е  изд., 1981), 1010  с. ( ISBN  2-221-07838-1 ).

• База (арифметика)
• Расчет (математика)
• Цифровой канал
• Фигура
• Счет
• Построение числа у детей
• Перечисление
• Регистрация
• Измерения
• Физические измерения
• Число
• Числитель
• Цифровой
• Оцифровка
• Число
• Нумерология
• Numerus clausus
• Система счисления

Как и какими нитками шнуровать

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие.

Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие. Нить для прошивки Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет.

Если многостраничный документ находится где-то в середине, то необходимо нумеровать и листы в этом документе. В нашем примере это был устав организации (о регистрации ООО смотри форум).

Поэтому каждая компания должна владеть персонально разработанной системой и рациональным порядком в отношении ведения делопроизводства.

Особые журналы

Помимо обязательных документов, фигурирующих в сфере охраны труда, присутствуют некоторые особые бумаги. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

Учета выдачи удостоверений

Согласно Постановлению Минтруда России, Минобразования России №1/29, руководящий состав и специалисты обязуются проходить специальную обучающую программу, которая охватывает обязательства для каждого сотрудника.

Мероприятия начинаются сразу после трудоустройства и должны быть пройдены на протяжении первого рабочего месяца. Разработка программ осуществляется на базе отраслевой принадлежности, характера работы, трудовых условий. Полный перечень утверждается руководящим составом.

Сотрудники, работающие в отделе кадров, для личного удобства нередко используют журнал по учету выдачи удостоверений по ОТ. Он применяется в целях фиксации сведений обо всех удостоверениях, которые были выданы. Ведением документа занимается ответственный компетентный специалист.

В рамках ст. 197 ТК РФ отмечено, что каждый работник имеет право на бесплатное прохождение профессиональной подготовки. Ученическое соглашение составляется на условиях, которые не предполагают отрыва сотрудника от производственного процесса.

Отражаются сведения:

• число удостоверений, которые были выданы на руки;
• контроль их предоставления, отрывные талоны;
• особенности, касающиеся электротехнических работников;
• данные о выданных экземплярах в адрес руководящего звена;
• информация по разрешениям на работу в опасных условиях.

Хоть документ не относится к списку обязательных бумаг, его использование рекомендуется.

Относительно распоряжений по ОТ

Еще одним особым документом является журнал распоряжений, связанных с ОТ. Он способствует систематизации всех сведений и совершенствованию рабочего процесса в плане повышения уровня безопасности. Этим документом рекомендуется обзавестись на участке, в цехе или отделе.

В нем должно присутствовать определенное количество распоряжений, приказов касательно стажировки, разрешения к самостоятельному труду, закрепления ответственных лиц. Его ведение осуществляется в едином экземпляре в общем порядке.

Многозначность

Нумерация иногда также относится к подсчету или перечислению . Слово происходит от классической латыни, «numeratio», что означает «действие счета денег», само по себе взято из «numerus», что означает «число».

Таким образом, по этимологии и значению мы можем свести воедино соседний термин перечисления . Что касается этимологии, то последнее происходит от латинского «enumeratio», взятого от глагола «enumerare», означающего «считать полностью, перечислять, перечислять», которое само по себе также происходит от «numerus». С точки зрения значения, перечисление относится к процессу присвоения имен элементам с целью описания, повторения или перечисления.

также отличается от концепций , оцифровки , регистрации , кодификации и шифрования .

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

• Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
• Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
• Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
• Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

• Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
• Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
• Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

• нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
• опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
• письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
• материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
• листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
• документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
• на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
• цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
• в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
• когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

• название организации;
• наименование документа;
• дата составления;
• оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
• количество листов;
• сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

• Согласно правилам на описи не ставится номер.
• Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Похожие записи:

Как правильно составить резюме на английском языке Что такое mvp и зачем он нужен для стартапа Трудовой договори с материально ответственным лицом в 2021 году Как защитить свое право на охрану изображения? Спиральная динамика Оквэд для продуктового магазина в 2021 году