Как выстраиваются взаимосвязи в пирамиде минто?

Содержание

Барбара Минто. Биографическая справка

До того как появился принцип Барбары Минто, эта женщина окончила Гарвардский Университет. Ею была получена высокая степень образования – магистр делового администрирования. McKinsey&Company приняла ее на должность консультанта в 1963 году. Кстати, это был первая женщина, допущенная к работе в этой крупной компании. Получить это место Барбаре помог ее природный талант составления грамотных деловых писем любого уровня. Ее карьера в McKinsey продолжалась на протяжении десятка лет. Именно сотрудники и коллеги Барбары становились ее учениками и первопроходцами в изучении практики письма. Ее успех получил развитие. С 1973 года Минто управляет собственной корпорацией Minto International Inc. Студенты получают ее беценные знания в крупнейших университетах (Гарвард, Стэнфорд), а также в европейских компаниях Чикаго и США. Более 10000 человек уже обучились структурному мышлению. Программа является обязательной во многих бизнес-школах MBA. Сотрудники гигантов Ernst&Young, Walt Disney и American Express регулярно проходят повышение квалификации по разработкам Барбары Минто.

Как самостоятельно построить пирамиду?

Ее можно построить снизу вверх или сверху вниз. Удобнее всего новичку начинать снизу: так вы быстрее придете к главной идее и сможете грамотно ее обрисовать.

Вы можете также составить список вспомогательных вопросов:

Уровень 1:

  • О чем речь?
  • Какие проблемы предлагается решить?
  • Каков ваш вариант решения проблемы?

Уровень 2:

  • Какая общая ситуация в этой сфере?
  • Есть ли трудности?
  • Решается ли как-то проблема?

Уровень 3:

  • Какие вопросы остались?
  • Как лучше ответить на них?

Для начала старайтесь выписать на бумагу все мысли, которые вы хотите описать. Далее попробуйте сгруппировать их. В завершении сделайте выводы и структурируйте свои мысли.

Используя эти простые принципы, можно очень легко и быстро освоить ораторское искусство и эффективно доносить свои мысли до окружающих.

Найдите подходящие идеи

Нет необходимости собирать все данные по теме совещания. Найдите несколько идей, которые будут отвечать на вопросы, важные для ваших слушателей.

Например, участие в онлайн-конференциях вы будете обсуждать с собственником компании, -директором и коллегами-менеджерами. Попробуем найти идеи, подкрепляющие нашу главную мысль с позиций наших собеседников:

  • Цели, которые мы поставили для «живых» мероприятий, в онлайн-конференциях будут достигнуты.
  • Мы сэкономим треть бюджета на участие в мероприятиях, не упуская ключевые события.
  • Мы подготовим план по интеграции в онлайн-конференции за три дня. Это будет несложно.

Иерархия по принципу построения пирамиды

В чем заключается принцип пирамиды Минто? Суть главной идеи отражается на самой вершине, все второстепенные сопутствующие детали располагаются в плоскости основания. Человеческий мозг воспринимает именно такой правильный принцип пирамиды Минто. Правила просты и адаптированы для любого человека, поэтому овладеть полезными знаниями может индивид с любым уровнем образования. Таким способом донесения информации значительно экономится временной ресурс. В иных ситуациях собеседник может не дослушать или не дочитать предложеную информацию, но вся суть отражается в начале. Поэтому цель достигается в 100 процентах случаев.

Правила построения

Пирамиду Минто можно строить сверху вниз или наоборот. Рекомендуют все же отдавать предпочтение первому способу, однако, если при его использовании мысли путаются, можно использовать второй. Для новичка задача покажется сложной и непонятной, но на деле необходимо ответить на несколько вопросов, которые помогут построить Пирамиду из 3 уровней:

  1. Вы должны понять, о чем конкретно будет идти речь, то есть выбрать предмет внимания. А также нужно определить, какую именно проблему вам нужно решить, и какие способы для этого вы будете использовать.
  2. Переходя на второй уровень, вы должны понять, как обстоят дела в данный момент, осмыслить все существующие трудности, а также выявить проблему и понять, решается ли она уже или нет.
  3. На третьем уровне подразумевается выявление неразрешенных вопросов.

Построение пирамиды снизу вверх оправдано лишь в том случае, если вы обладаете большим объемом информации. Для этого выпишите все свои мысли, найдите между ними связь и перейдите к выводам.

Как написать текст по пирамиде Минто

Техника написания статей с учётом этого инструмента включает в себя и рекомендации по её применению.

Навыки коммуникации по пирамиде Минто используются:

  • Для устных публичных выступлений;
  • Написания деловых писем;
  • Создания докладов, презентаций, пресс-релизов;
  • Создания текстов, в том числе рекламных.

Все правила объединяет то, что для наилучшего восприятия читателем текста каждое слово в предложении следует выстраивать информацию от общего к частному. Барбара считала, что человек должен сначала понять, о чем будут рассказывать и только затем можно сообщить ему более подробную информацию.

Описание принципа

По мнению автора данного метода, Барбары Минто, успех или поражение во время переговоров зависит исключительно от правильности подачи информации, а не от квалификации и умений сотрудников. В связи с такими выводами, Барбара решила придумать свою собственную систему, принцип которой заключался в понимании особенностей человеческого мышления.

Правило Пирамиды Минто состоит в том, что верхушку занимает основная идея, а в основе располагаются детали для уточнения. Такое расположение нельзя назвать случайным, ведь именно по такому принципу и мыслит человеческий мозг. Успех метода также зависит от того, что вы сразу переходите к сути и не тратите время на ненужные объяснения, когда в большинстве случаев у собеседников просто не хватает терпения дослушать до конца.

Сама по себе Пирамида Минто является многоуровневой системой, где:

  • 1-й уровень – главная мысль, которую необходимо донести;
  • 2-й уровень – разложение предыдущей мысли на составляющие;
  • 3-й уровень – распределение на более точные детали информации, предоставленной на втором уровне;
  • 4-й уровень подразумевает тщательное изучение 3-го уровня.

Важным условием является то, что все мысли каждого уровня должны быть последовательны и связаны логической цепочкой. Подобных ярусов в Пирамиде может быть неограниченное количество, пока вам есть, что сказать. Однако, для небольшого выступления наилучшим вариантом будет выбрать 4-5 ярусов.

Предисловие

В 1973 году я опубликовала шесть статей под названием «Принцип пирамиды», где рассказала о новом методе обнаружения логических ошибок в письменных документах, в частности в отчетах консультантов. Я объясняла, что текст легко воспринимается лишь в том случае, если он структурирован по принципу пирамиды.

Разнообразие взаимосвязей между высказываниями в такой пирамиде ограничено тремя логическими направлениями (вверх, вниз и в стороны), что позволяет сформулировать общие правила.

Принцип пирамиды был разработан мной во время работы в McKinsey & Company, сначала в Кливленде, а затем в Лондоне. В McKinsey быстро поняли, что мое призвание – не цифры, а тексты.

Изучая пособия по написанию отчетов, я обнаружила интересный факт: неимоверное количество книг рассказывало о том, как правильно составлять предложения и абзацы, но не было ни одной, которая учила бы строить рассуждения. Ни в одной книге не прозвучало «думайте логически» или «составьте логичный план». Тогда я спросила себя, что вообще отличает логичный план от нелогичного. И обнаружила, что это отличие заключается в «пирамидальной» структуре.

Эта структура может быть использована в любом документе. Возьмем для примера простое письмо. Вначале рассмотрим его в оригинальном, а затем – в отредактированном виде.

В 1967 году некоторые опытные сотрудники McKinsey указали на слабые места этой концепции и помогли исправить их. Сегодня разработанный мною принцип пирамиды является стандартом McKinsey.

В 1973-м я ушла из McKinsey, чтобы представить мои идеи более широкому кругу людей. На сегодня мой курс прослушали около 10 000 сотрудников консалтинговых фирм и компаний разных стран. В 1981 и 1987 годах вышли первые два издания этой книги. Также были созданы видеокурс (в 1981-м – первая версия, в 2003-м – вторая) и компьютерная программа (в 1985 году).

Я рада, что в результате моего многолетнего труда Minto Pyramid Principle стал стандартом в сфере консалтинга, а основная концепция пирамиды стала использоваться во многих других курсах.

Многолетний опыт преподавания и недавняя работа над новой версией видеокурса позволили мне по-новому взглянуть на свою концепцию, усовершенствовать и дополнить ее.

Перед вами новая версия книги, в которой объединены все разработанные мной правила и приемы процесса рассуждений. Она содержит новые главы о способах выявления и анализа ошибок в построении текста, а также о визуальном отображении структуры пирамиды на странице или экране.

Книга состоит из четырех частей.

• В первую часть («Логика в письме») по сравнению с предыдущим изданием были внесены некоторые изменения. Здесь объясняется принцип пирамиды и показывается, как использовать его. При прочтении этой части вы освоите технику составления простых документов.

• Вторая часть («Логика в рассуждениях») рассказывает, как критично взглянуть на свои рассуждения и убедиться в верности обобщений.

• Третья часть («Логика в решении проблем») абсолютно новая. Она предназначена для тех, кому приходится составлять консалтинговые документы или анализировать сложные проблемы и представлять на их основе свои заключения. В ней описываются принципы анализа, позволяющие уже на этой стадии выстраивать ваши рассуждения в форме пирамиды.

• В четвертой части («Логика в презентациях») обсуждаются приемы, позволяющие использовать принципы пирамиды в устных выступлениях.

Вам придется много поработать, прежде чем вы научитесь применять принципы пирамиды. Тем не менее, если вы будете следовать указаниям, предложенным в этой книге, то вам удастся:

а) довольно существенно сократить время, затрачиваемое на подготовку конечного документа;

б) улучшить ясность текста;

в) сократить его объем.

Результатом ваших усилий должен стать четкий и ясный текст документа, составленный за рекордно короткое время.

Структура

Написание текстов, проведение презентаций или подготовка рекомендаций на основе принципа пирамиды Минто осуществляются путем применения трех уровней пирамиды, описанных ниже:

Начните с ответа, тезиса или ключевого момента

Применение нисходящей структуры пирамиды в методах коммуникации подразумевает, что на заданный вопрос дается прямой ответ. Это могут быть рекомендации, результаты исследования, тезисное высказывание или другие ключевые аспекты.

Принцип пирамиды Минто преобразует традиционный метод, использующийся для разработки окончательного решения. Как правило, заключение в тексте или презентации дается после представления фактов, а также после обсуждения аналитических выводов и приведенных идей. При помощи принципа пирамиды Минто, Барбара Минто объясняет, почему ответ должен быть понятным и конкретным. И только после этого даются вспомогательные аргументы или мотивации. Главными причинами этого являются максимизация и эффективное использование ограниченного времени аудитории. Например, большинство переговоров с начальством подразумевает предоставление рекомендаций. Причиной, побуждающей к тому, чтобы сначала дать рекомендацию, а затем предложить мотивацию, состоит в том, что зачастую руководители уже видят выводы или рекомендации, являющиеся результатом множества предоставленных аргументов и причин. Так происходит, потому что они мыслят вертикально, фокусируясь на более масштабной картине.

Более того, метод прямых сообщений более убедителен, чем переговоры, который ведутся в уклончивой форме. Стиль прямых сообщений – демонстрация настойчивости и уверенности в себе.

Группируйте аргументы и суммируйте основные моменты

Теперь, после изложения ключевого момента, необходимо обсудить причины или мотивацию проведения презентации. Согласно принципу пирамиды Минто, этот уровень предполагает объединение всех аргументов в основные идеи. Каждая идея представляет собой резюме конкретной рекомендации или ответа, начиная с первого шага.

Представляйте вспомогательную информацию и идеи логически

После этого пирамида разветвляется от каждого аргумента до самого нижнего уровня, где приводится вспомогательная информация и идеи, которые должны демонстрировать правильность представленных аргументов. Эти три уровня формируют пирамидальную структуру.

Всегда отдавайте приоритет обобщающей идее, расположенной на вершине пирамиды

Ясность и логику изложения можно применить в повествовании, уделяя внимание структуре и порядку аргументов

Если приведенные аргументы и идеи включают определенную подачу, повторяемость или причинно-следственные конструкции, они должны быть расположены в хронологическом порядке. Кроме того, рекомендуется сначала предоставлять наиболее важные аргументы и идеи.

Глобальная цель

Глобальная цель это следующий блок пирамиды Франклина. Он расположен и держится на основе определенных ранее жизненных ценностей и представляет собой максимально желаемый результат, цель всей жизни. Если первая ступень это смысл, который проявляется в ответе на вопрос: ради чего я живу; то глобальная цель должна давать понимание того, когда этот смысл  будет достигнут.

Объясним на примере. Для профессионального футболиста, выбравшего смыслом жизни реализацию на спортивном поприще и достижение всемирной известности и легендарной славы, глобальная цель – победа в Лиге Чемпионов и на Чемпионате Мира. Для человека желающего приобрести власть в качестве политика, глобальной целью будет победа на выборах президента или назначение на должность премьер-министра.

Чтобы сформулировать рекомендации, подходите к проблеме с система­тической точки зрения и визуали­зируйте её с помощью логических деревьев

В деловых документах часто предоставляются рекомендаций по решению проблемы. Чтобы сформулировать рекомендации, используйте прямолинейный процесс решения проблемы.

1. Определите проблему в чётких, измеримых величинах.

Пример. «Фабрика теряет три часа рабочего времени каждый день; как можно этого избежать?».

2. Выясните, в чём именно состоит проблема.

Пример. «Проблема не в людях или сырье, а в оборудовании: оно ломается каждый день».

3. Копните глубже — выясните, почему проблема существует.

Пример. «Обслуживающий персонал не проходит должного обучения». Это позволяет определить действия для решения проблемы. Например, «Назначить ответственных за обучение или пригласить препода­вателей со стороны».

Для решения проблемы можно её визуали­зировать с помощью логического дерева. Логическое дерево — это упрощённая схема связей, ветвящихся слева направо.

Пример. Дерево прибыли: слово «Прибыль» образует ствол дерева и разделяется на две ветви: «Продажи» и «Расходы». «Расходы» разветвляются на «Постоянные» и «Переменные» и т. д.

В конце концов, дерево будет настолько подробным, что проблемы и их источники станут очевидны. В данном примере, можно понять, что прибыль сокращается из-за роста расходов на определённые материалы.

Сформулируйте главную мысль

Пирамида — это иерархическая структура. Все компоненты в ней расположены от главных к второстепенным. Поэтому подготовка речи начинается с поиска главной мысли. 

Проще укладывать детали новой информации в уже понятный общий контекст — так же, как укладывать пазл, сначала собрав рамку. 

Вы должны сразу объяснить, что буду доказывать ваши тезисы, какую идею вы предлагаете рассматривать вместе с вами в течение вашей речи. Иначе ваши тезисы не обязательно приведут слушателя к вашим выводам.

Например, грядет планерка по ивент-стратегии вашей компании в период ограничений для массовых мероприятий. На повестке вопросы: переносить ли участие в полном объеме на онлайн-конференции, корректировать ли бюджет по этим статьям, в какую сторону. 

Например, главная мысль вашего спича на совещании будет такой: «Мы не должны сокращать участие в конференциях из-за их перехода в онлайн. Бюджет можно существенно сократить без ущерба для ключевых событий». 

Shutterstock / Antonio Guillem

Барбара Минто. Биографическая справка

До того как появился принцип Барбары Минто, эта женщина окончила Гарвардский Университет. Ею была получена высокая степень образования — магистр делового администрирования. McKinsey&Company приняла ее на должность консультанта в 1963 году. Кстати, это был первая женщина, допущенная к работе в этой крупной компании. Получить это место Барбаре помог ее природный талант составления грамотных деловых писем любого уровня. Ее карьера в McKinsey продолжалась на протяжении десятка лет. Именно сотрудники и коллеги Барбары становились ее учениками и первопроходцами в изучении практики письма. Ее успех получил развитие. С 1973 года Минто управляет собственной корпорацией Minto International Inc. Студенты получают ее беценные знания в крупнейших университетах (Гарвард, Стэнфорд), а также в европейских компаниях Чикаго и США. Более 10000 человек уже обучились структурному мышлению. Программа является обязательной во многих бизнес-школах MBA. Сотрудники гигантов Ernst&Young, Walt Disney и American Express регулярно проходят повышение квалификации по разработкам Барбары Минто.

Стандартные способы передачи информации

Автор книги считает, что в начале любого текста должна стоять обобщающая категория, утверждение, как пирамидион, — главный камень во главе пирамиды. Вниз от него спускаются причинно-следственные цепочки связей.

Когда человек читает, он воспринимает факты «сверху вниз». Когда он сам пишет текст, то обобщает свои мысли «снизу-вверх», соединяя предложения в абзацы. Таковы стандартные способы передачи информации.

Итак, схема построения такова :

  • Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.
  • Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким образом.
  • Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.

Чтобы сформулировать рекомендации, подходите к проблеме с система­тической точки зрения и визуали­зируйте её с помощью логических деревьев

В деловых документах часто предоставляются рекомендаций по решению проблемы. Чтобы сформулировать рекомендации, используйте прямолинейный процесс решения проблемы.

1. Определите проблему в чётких, измеримых величинах.

Пример. «Фабрика теряет три часа рабочего времени каждый день; как можно этого избежать?».

2. Выясните, в чём именно состоит проблема.

Пример. «Проблема не в людях или сырье, а в оборудовании: оно ломается каждый день».

3. Копните глубже — выясните, почему проблема существует.

Реклама:

Пример. «Обслуживающий персонал не проходит должного обучения». Это позволяет определить действия для решения проблемы. Например, «Назначить ответственных за обучение или пригласить препода­вателей со стороны».

Для решения проблемы можно её визуали­зировать с помощью логического дерева. Логическое дерево — это упрощённая схема связей, ветвящихся слева направо.

Пример. Дерево прибыли: слово «Прибыль» образует ствол дерева и разделяется на две ветви: «Продажи» и «Расходы». «Расходы» разветвляются на «Постоянные» и «Переменные» и т. д.

Глава 1. Почему пирамида?

Вот как пишет об этом Минто. Возьмем для примера простое письмо. Вот как выглядел оригинал:

«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил, что не рассчитывает быть раньше, а то и вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда переда­ла, что Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже. Конференц-зал завтра занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».

А вот, как выглядит изложение в соответствии с принципом пирамиды:

«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присут­ствовать на встрече Клиффорду».

Итак:

  • * Идеи нужно группировать по выбранным критериям
  • * Правильная группировка формирует уровни абстракции пирамиды, например,
  • * Наиболее эффективный метод изложения идей – сверху вниз
  • * Идеи в рамках пирамиды подчиняются трем «золотым правилам»
    • * идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные уровнем ниже;
    • * идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида / взаимосвязаны
    • * идеи в каждой группе должны идти в логической последовательности, которая может быть одного из следующих типов:
      • * дедуктивная (большая посылка, малая посылка, вывод),
      • * хронологическая (первое, второе, третье),
      • * структурная (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон),
      • * классификационно-сравнительная (первый по значимости предмет, второй по значимости предмет и т. д.).
  • * Для правильного составления документов нужно свести идеи в пирамиду и проверить её на соответствие «золотым правилам».

О чём это?

Герой нашей истории, Андрей, живёт в обычной российской многоэтажке.

В понедельник Андрей вызывает лифт и видит, что кабина исписана плохими словами. В подъезде он застаёт следы ночного застолья: пустые бутылки, бычки и другой мусор. Выйдя во двор, Андрей снова замечает неладное: у одной из машин на парковке не хватает всех четырёх колёс.

«Пора ставить видеокамеры», — твёрдо решает Андрей.

Он знает, что многие соседи идею поддержат, но нужно убедить остальных. Камеры нужны в лифте, на первом этаже и у входа — всё это общее имущество, поэтому установить камеры без разрешения всех соседей не выйдет.

Половина жильцов подъезда — пенсионеры, для многих из них установка камер будет чувствительной тратой, а некоторые не согласятся из принципа. Например Семён Васильевич, военный пенсионер преклонного возраста, который решительно против любых устройств с камерами. Он уверен, что через них за всеми следит вражеская разведка.

Андрею нужно выступить перед жильцами, привести аргументы и доказательства, чтобы с ним согласилось большинство и помогло переубедить самых упрямых.

В дело вступает пирамида Минто.

Используйте чёткие переходы между группами аргументов, чтобы читатель не потерял нить

Даже самая логически продуманная структура пирамиды бесполезна, если читатель не поспевает за ней. Перемещаясь между разделами и подразделами, читатель должен знать, когда происходит переход. Один из способов — в начале нового раздела указывать основные выводы предыдущего.

Пример. Если в последней главе есть обобщение «У ArgonEx слишком много запасов», следующую главу о логистике можно начать так: «Помимо слишком большого количества запасов, логистические процессы ArgonEx неэффективны». Так читатель поймёт, что вы перешли на новый суб-сегмент пирамиды.

Если глава особенно длинная и сложная, завершите её кратким изложением основных моментов, прежде чем двигаться дальше.

Если документ состоит из рекомендаций, можно завершить его простым и практически осуществимым разделом «Дальнейшие действия».

Реклама:

Обоснования: делайте выводы из цепочки данных методом дедукции

Любое обобщение в пирамиде должно вызывать вопрос у читателя, ответ на который даётся позднее. Ответ формулируется методом дедукции.

Продолжение после рекламы:

Дедукция — это процесс рассуждения, при котором делаются выводы из допущений.

Пример. Из допущений «все люди смертны» и «Голиаф — человек» следует вывод о том, что «Голиаф смертен». Затем можно обобщить весь процесс дедуктивного рассуждения: «Голиаф — человек, он смертен».

При рекомендациях используйте обратный порядок дедукции.

Пример. «Мы должны нанять кандидата, который умеет читать. Кандидат А умеет читать. Следовательно, мы должны нанять кандидата А». Так порядок допущение-допущение-вывод утаивает главную информацию до конца. Рекомендации обычно выигрывают от обратного порядка: «Мы должны нанять кандидата А, поскольку нам нужен тот, кто умеет читать, а он умеет».

Несмотря на то, что дедуктивное рассуждение — прямолинейный и естественный процесс, его не стоит использовать в сложной аргументации, где необходимо несколько уровней обоснований для подтверждения допущений.

Если пытаться обосновать вывод сложного документа посредством дедукции, первое допущение, скорее всего, будет иметь несколько уровней обоснования, через которые читатель должен будет «пробираться», чтобы подойти ко второму допущению. Такой логике очень трудно следовать.