6 лучших программ для планирования дел

To Do List

Удобное приложение, позволяющее решать множество задач по составлению планов. Для работы с ним не требуется создание аккаунта – правда, эта же особенность не позволяет синхронизировать его с другими сервисами и гаджетами. У программы нет поддержки резервного сохранения и восстановления, поэтому при потере данных придется пользоваться специальными утилитами. Однако список функций To Do List все равно достаточно большой:

создание списков задач;

  • быстрое переключение свайпом между заданиями;
  • добавление текстовых описаний к заданиям;
  • сортировка информации по приоритетам и срокам выполнения.

Несколько важных особенностей – поддержка разных операционных систем (установить приложение можно на смартфон с Android или айфон), удобное управление, быстрое добавление и перемещение задач. Кроме того, в бесплатном приложении нет ни рекламы, ни платного контента.

Корпоративный онлайн органайзер TimeMaster

Тоже очень хорошая функция, которую оценят сотрудники мелких, средних и крупных организаций. Ведь с помощью компаративного органайзера, можно объединить работу и усилия над улучшением функционирования компании.

Основные функции корпоративного онлайн органайзера TimeMaster:

  • Планирование собраний, встреч, конференций и презентаций;
  • Можно ставить задачи, как на отдельного сотрудника, так и на целый отдел фирмы;
  • База контактов всех сотрудников компании и моментальная связь с ними;
  • Можно делиться файлами с коллегами;
  • Напоминание по электронной почте и SMS;
  • Плюс можно ввести органайзер нескольких компаний.

Хочу выделить несколько достоинств сервиса TimeMaster, которых не найдешь в других аналогичных онлайн сервисах:

  • Сохранность ваших данных от несанкционированного доступа и порчи, так как делается регулярное копирование данных и их шифрование.
  • Органайзер поддерживает на сегодняшний день несколько методов тайм-менеджмента: пирамида Стивена Кови, метод Глеба Архангельского, Getting Things Done (GTD) и другие (подробнее о данных методах можно найти в Википедии).
  • И самое главное – техническая поддержка 7 дней в неделю, 24 часа в сутки, а также бесплатные вебинары и консультации.

Но это еще не все, ведь разработчики постарались, чтобы органайзер онлайн TimeMaster всегда был у вас под рукой, и создали органайзер для Android.

Приложение органайзер TimeMaster для Android позволяет выполнять следующие функции:

  • Как и в онлайн версии, ввести календарь, задачи, дневник и рабочий день;
  • Планировать задачи, звонки, встречи в календаре;
  • Группировать проекты, задачи и заметки по каталогам;
  • Хранить контакты и списки задач по ним;
  • Хранить свои файлы в хранилище данных сервиса;
  • Комментировать и обсуждать проекты, задачи и заметки прямо в мобильном телефоне, а также контролировать выполнение задач.

Онлайн органайзер TimeMaster на сегодняшний день стремительно развивается и появляются новые функции, с помощью которых можно управлять своим временем, планировать дела и задачи, ввести дневник и все это группировать по папкам, чтобы четко все различать. Я считаю, что данный сервис станет незаменимым помощником для людей, которые ценят свое время и труд.

Ссылка TimeMaster.

Теги:

Jira

  • Язык интерфейса: английский, русский

  • Отображение задач: kanban-доски и scrum-доски

  • Мобильная версия: есть

  • Общение с коллегами внутри сервиса: нет

  • Кому подходит: среднему и крупному бизнесу

Система управления проектами Jira вышла в 2002 году. Позволяет организовать работу по методологии Scrum, если над проектом работает одна универсальная команда, и Kanban, если работают несколько узкопрофильных команд. Позиционируется как сервис для компаний, которые занимаются разработкой, но используется и для других проектов. Есть мобильная и десктопная версия, интеграция с внешними сервисами, например, InVision, Adobe, Slack, Gmail и т. д. Кроме того, можно настроить интеграцию с любыми сервисам Atlassian. Интерфейс переведен на русский язык, но иногда встречаются ошибки и непереведенные фрагменты.

Задачи можно вести на scrum-досках и kanban-досках с настраиваемыми столбцами. В карточках задач дается описание задачи, можно подробно расписать ТЗ, добавить чек-лист, прикрепить файлы, назначить исполнителя и наблюдателей, присвоить метки, получать уведомления и ходе работы над задачей на почту, добавлять подзадачи и комментарии. Параметры карточки задачи гибко настраиваются. Есть Backlog, куда отправляются задачи, которые еще не взяты в проработку.

Проекты в Jira делятся на два типа — разработка ПО и и бизнес. Также можно объединять проекты в категории — стандартные и кастомные. Каждому участнику проекта можно назначить роль и присвоить определенные функции.

Интерфейс Jira непростой, и чтобы внедрить этот сервис в компанию, скорее всего, потребуется помощь специалиста. При этом в Jira много возможностей для кастомизации интерфейса и рабочего пространства, автоматизации, интеграции с полезными сервисами, отслеживания рабочего процесса, времени работы над задачей, создания agile-отчетов и обеспечения безопасности данных, которые хранятся в сервисе.

В Jira доступны тарифы:

  1. Бесплатный, для команд до 10 человек с доступом ко всем базовым функциям сервиса, хранилище файлов вмещает до 2 ГБ.

  2. Standard, $7 на пользователя в месяц. Дает доступ к расширенным правам, 250 ГБ для хранения файлов, также можно предоставлять людям вне организации анонимный доступ к проектам и задачам.

  3. Premium, $14 на пользователя в месяц. Доступна автоматизация на общем и межпроектном уровне, аналитика для администраторов, «Песочница», объем хранилища файлов неограничен.

  4. Enterprise. Персональный тариф.

Bitrix24

  • Объединить сотрудников даже самой большой команды в общем рабочем пространстве.

  • Наладить общение в живой ленте или чатах, совершать звонки аудио и видео, обмениваться файлами.

  • Создавать группы, проекты, доски, ставить задачи и подзадачи, назначить исполнителей.

  • Смотреть отчеты.

  • Хранить 5 ГБ файлов в облаке.

  • Настроить мобильную CRM.

  • Интегрировать Bitrix24 с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.

  • Редактировать документы в режиме онлайн в GoogleDocs и MS Office Online.

За что точно придется платить:

  • Настройка бизнес-процессов. Если у вас много регулярных процессов, например, согласование договоров, вам будет удобнее на платном тарифе.

  • Создание воронки продаж. В бесплатной версии можно построить только одну общую воронку.

  • Сквозная аналитика.

  • Полноценная IP-телефония. Если планируете контролировать количество и качество звонков – переходите на платный тариф. Бесплатно можно записать только 100 звонков, и места дается только 5 ГБ.

  • Интеграция CRM с 1C. Актуально для многих команд.

  • Настройка прав доступа (на всех уровнях: доступ к задачам, доступ к файлам и папкам, доступ к CRM, к телефонии…).

  • Ряд второстепенных, но приятных функций: регулярные задачи, шаблоны проектов и задач, наблюдатели и соисполнители, учет рабочего времени.

Бесплатная версия Bitrix24 вполне подходит для работы, если у вашей команды нет особых запросов. Если вам нужна только работа с задачами – спокойно оставайтесь на free-версии. Если же вы хотите построить в системе управления полноценные бизнес-процессы, создать воронки продаж, настроить сквозную аналитику, интегрироваться с 1С и почтой – выбирайте платный тариф. Платных тарифов целых 5, они заточены под разные цели. Однако, на наш взгляд, Bitrix24 настолько напичкан всевозможными функциями, что встает вопрос: всегда ли они действительно нужны и легко ли их применять на практике?

Какие еще сомнения и вопросы у Вас могут возникнуть

«Это не поможет мне»

Все функции органайзера мы протестировали на сотнях людей, получили от них отзывы и рекомендации, что позволило создать полезный и мощный инструмент для достижения целей. Он Вам не поможет только в одном случае – если Вы не будете им пользоваться. Ну, или если не будете реально действовать для достижения своих целей

«Органайзер не избавит меня от дел»

Органайзер не избавляет от дел, а помогает в их более быстрой и простой реализации. С его помощью Вы можете понять, что какие-то дела не стоит выполнять вообще, и тогда дел станет реально меньше. А откладывание несрочных дел на потом, помогает существенно снизить количество текущих дел

«Я не пойму, как мне достичь своих целей»

Процесс достижения всех Ваших целей зависит только от Ваших усилий, а мы поможем Вам в их организации и планировании, что сделает их достижение более успешным и быстрым. С помощью органайзера Вы сможете построить весь путь от идеи до получения результата, что существенно облегчит процесс и прояснит, что именно нужно для достижения целей

Trello

  • Язык интерфейса: английский, русский

  • Отображение задач: kanban-доска, календарь, интерактивная карта

  • Мобильная версия: есть

  • Общение с коллегами внутри сервиса: нет

  • Кому подходит: специалистам и фрилансерам, небольшим командам и СМБ

Сервис управления задачами и проектами Trello создан в 2011 году, а с 2017 года принадлежит компании Atlassian — создателю сервисов для совместной работы в IT-компаниях (владеет сервисом Jira, групповым чатом HipChat, Confluence для управления документами и другими). Atlassian купил Trello, чтобы расширить аудиторию: на момент сделки Trello уже пользовались 19 млн человек. Несмотря на то, что Trello входит в Atlassian, он сохранил свой бренд и резких изменений в интерфейсе не произошло.

У Trello есть интерфейс на русском языке. Помимо десктопной версии, доступны приложения для смартфонов. Сервис работает на основе kanban-досок. Рабочее пространство состоит из трех основных частей:

  • доска — основной рабочий экран;

  • список — столбец, в котором находятся карточки задач;

  • карточка — форма, в которой можно описывать задачу, этапы, на которые она делится, составлять чек-лист выполнения.

Пользователи могут создать несколько досок для разных проектов или категорий задач, например, дизайн, копирайтинг и т. д.

Бесплатная версия таск-менеджера доступна всегда со всеми основными функциями: создание и управление задачами, в ограниченном объеме — интеграция с внешними сервисами, возможность загрузки и обмена файлами. Максимальное количество досок для бесплатной версии — 10. Размер вложений — не более 10 Мб. Число карточек и списков не ограничено.

Доска может быть приватной, командной или публичной.

Чтобы пригласить человека в команду в Trello или подключить к задаче, на главной странице есть вкладка «Участники». Перейдя в нее, нажмите на кнопку «Пригласить участников команды» и введите в открывшееся поле адрес электронной почты члена команды.

Кнопка «Пригласить» также есть и на самой доске в Trello. Приглашать пользователей можно даже если пользуетесь бесплатным тарифом.

Помимо бесплатного тарифа в сервисы доступны:

  1. Тариф Enterprise для больших компаний. Возможности те же, что в тарифе Business, есть дополнительные настройки для защиты данных и расширенные функции администрирования.

Todoist

Программа Todoist содержит целый комплекс полезных функций, позволяющих контролировать выполнение любых задач. С его помощью можно вести статистику, составлять различные списки, синхронизировать несколько устройств, на которых установлен планировщик.

Список возможностей приложения включает:

  • добавление задач прямо с рабочего стола мобильного гаджета – для этого достаточно использовать виджеты;
  • настройку напоминаний;
  • запись комментариев и родительских задач;
  • контроль выполнения задач в статистике профиля.

Главные преимущества приложения — целый ряд доступных пользователю цветовых схем, автоматическое перемещение новых задач в список входящих, удобные фильтры и метки, позволяющие отсортировать задания. Еще один важный плюс – поддержка более чем 10 платформ и приложений, в которые интегрируется Todoist – среди них MacOS, Windows, iOS, Android, браузеры Firefox и Chrome.

Яндекс календарь онлайн

Яндекс календарь онлайн – это специальный сервис, который помогает планировать различные события и мероприятия. На сегодняшний день, его использует большинство пользователей Интернета.

Если Вы будете применять Календарь Яндекса, необходимо знать какие возможности он имеет:

  1. Планировщик событий. После создания определённого события и указания даты, Вам станут поступать напоминания о ближайшем событии.
  2. Удобная настройка синхронизации. Данное действие проводиться, и на компьютере и на телефоне. С помощью этой функции Вы сможете просматривать всю историю нужных Вам событий.
  3. Совместное использование календаря. В таком случае, Вы будете с лёгкостью проводить общие мероприятия сразу с несколькими пользователями.

Одним словом, этот сервис нужен для планирования дел. И указанные Выше возможности лишь малая часть. Здесь я перечислил только самые основные преимущества. Но, а дальше давайте перейдём к самому сервису.

Как известно, данный инструмент используют не только на компьютерах, но и на мобильных устройствах. Для создания синхронизации на телефоне, Вам необходимо найти на Андроиде приложение календарь. (Обычно он заранее установлен). Далее нажимайте на него и в этом же разделе, выбирайте настройки, аккаунты и синхронизация. (Синхронизация – это автоматический перенос личных данных с одного мобильного устройства на другое).

После этого добавьте нового пользователя. Появляется специальное окно, в котором нужно вписать Вашу электронную почту и указать пароль. Нажимайте на кнопку далее или сохранить, чтобы произошла яндекс календарь синхронизация.

Яндекс календарь для андроид, подходит людям больше всего, поскольку его, возможно, применять как на работе, так и дома. Далее переходите на официальный ресурс, чтобы создать собственный планировщик дел (Рисунок 1).

Но, это нужно в том случае, если у Вас нет аккаунта на компьютере.

Для того чтобы сервис начал функционировать, создайте событие. Укажите название и дату, а потом нажмите на кнопку создать. (Рисунок 2).

Таким способом, можно создавать план на определённое время. И Вы будете знать, что делать завтра и послезавтра.

Но, существуют ещё похожие календари, которые решают подобные задачи пользователей. Следует выделить два таких календаря:

  • гугл календарь онлайн;
  • календарь mail.ru.

На блоге Вы найдёте статьи, в которых я объяснял, как ими пользоваться. В принципе, одно, и тоже, ничего сложного нет. С данными сервисами, разберётся даже новичок.

Принципы оформления

В оформлении ежедневника важно, чтобы каждая задача попадала в одну из типичных/повторяющихся категорий, — тогда распределять время между активностями станет намного проще. Например, Тони Урбан, основатель и CEO сервиса для дизайна презентаций на основе AI DeckRobot, следует такому принципу:

  1. «Клиенты» — самые важные и срочные задачи для бизнеса. Этот список дел лучше держать «чистым» и выполнять в первую очередь.
  2. «Инвесторы» — тоже важные дела, но, как правило, дедлайны здесь намного комфортнее, чем с клиентами, и можно даже задержаться ради клиентских активностей.
  3. «Бизнес-операции» — не всегда важные, но иногда срочные дела, вроде подписания документов для государственной отчетности.
  4. «Сотрудники/найм» — сюда попадают несрочные, но важные дела, которыми надо заняться вдумчиво.
  5. Прочее — все, что не попадает в предыдущие категории.

Простой еженедельник может также стать прекрасным инструментом развития, если “прикрутить” к нему эффективные подходы по самоорганизации

Например, можно дробить время на так называемые спринты — недельные, двухнедельные, месячные — в ходе которых внимание сосредоточено на решении тех или иных задач. Задачи планируются на входе в спринт, а на выходе происходит подведение итогов

Экономика образования

Эпоха самоорганизации: как удаленная работа повлияла на жизнь людей

Кроме того, когда люди начинают вести визуальные заметки в еженедельнике, они приучаются мыслить более логично и меньше забывают. Ведь можно не только писать текст, но и добавлять небольшие образы, иконки, рисунки, которые стимулируют креативность — и как следствие, запоминаемость.

Самый полезный принцип — постоянно пользоваться ежедневником, чтобы он был единственным местом, где хранится оперативная информация в календарном формате. Иногда такой подход помогает найти нужный телефон спустя годы, просто потому, что человек может примерно вспомнить, когда он его туда записывал и почему.

Экономика инноваций

15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач

Храним важную информацию в базах знаний

Чем дольше на фрилансе и чем больше проектов, тем больше данных, которые нужно хранить и периодически просматривать. Чтобы не тратить время на поиски нужной информации или документов (гайдлайнов, редполитик, техзаданий, шаблонов) — а они обязательно затеряются в самый неподходящий момент, — лучше создать свою информационную базу. С чёткой структурой, тегами и удобным поиском. Можно использовать для этого закладки браузера, Google Sheets или один из следующих инструментов.

Evernote

Приложение для создания заметок и хранения информации. Работает на Windows, MacOS, Android и iOS. При этом информацию на всех устройствах можно синхронизировать.


Больше, чем блокнот для заметок

Что умеет?

Помимо сохранения стандартных текстовых заметок, в Evernote можно:

  • делать голосовые заметки, а также добавлять к ним фотографии и видео, форматировать текст — использовать заголовки, списки, шрифты, фоны, таблицы и многое другое;
  • сохранять нужную страницу через браузерное расширение в виде ссылки, снимка с экрана или полного текста;
  • быстро находить нужные записи с помощью умного поиска и системы тегов и фильтров;
  • создавать записи по шаблонам — еженедельник, план проекта, конспект лекций, планировщик питания и так далее;
  • вести списки дел и задач;
  • прикреплять к заметкам файлы, рукописные заметки, электронные письма;
  • делиться заметками с коллегами и друзьями;
  • создать единое хранилище информации для команды;
  • настроить обмен данными с Slack, Outlook, Google Drive, Microsoft Teams и Salesforce.


Интерфейс веб-версии Evernote

По сути, в Evernote можно сохранять всё что угодно — рецепты, идеи, дела на завтра. А начинающий дизайнер, например, может использовать один из блокнотов для хранения интересных решений и референсов для вдохновения.

Сколько стоит?

9) Избавьтесь от вещей, которые вас отвлекают, и боритесь с прокрастинацией

Современные технологии позволяют нам (а иногда даже и поощряют) постоянно быть онлайн, так что отвлечься от работы довольно легко. Вы начинаете работу над задачей, и вдруг вам приходит уведомление, что ваш друг отметил вас на фото, вы ненадолго открываете страничку в соцсети, и внезапно осознаете, что прошло уже пять часов, а вы смотрите ещё одно видео с котиками.

Мы все периодически становимся жертвами прокрастинации. Для борьбы с ней есть специальные приложения, которые не дадут вам отвлекаться от работы. Вы сами можете решить, насколько строгим оно должно быть — некоторые приложения просто подсчитывают время, которое вы проводите в соцсетях или на других «непродуктивных» сайтах, а некоторые приложения могут полностью блокировать доступ к таким сайтам. Вот несколько приложений, которые вы можете попробовать:

RescueTime — это условно бесплатное приложение для Windows, которое может подсчитывать, сколько времени вы тратите на разные действия, и показывать вам статистику. Вы можете ставить личные цели и указывать, какие действия являются для вас «продуктивными». Например, если вы работаете в сфере дизайна, то посещение Behance и работа в фоторедакторах — это часть рабочего процесса, а не отвлекающий элемент. Если у вас Mac, можете попробовать таймер Thyme.

Go F*cking Work — это бесплатное расширение для Chrome, которое будет материться каждый раз, когда вы заходите на сайты, которые вас отвлекают.

Freedom — это приложение для iPhone, iPad, Mac и Windows, которое позволяет вам блокировать определенные сайты или полностью блокировать интернет-соединение в течение определенного времени. Подписка стоит от 2.42 долларов в месяц, но у них есть бесплатный 7-дневный пробный период

Productivity Owl — еще одно бесплатное расширение для Chrome, которое позволяет вам заходить на сайты, которые вы укажете в настройках, но только на определенное время, так что вы сможете быстро найти нужную вам информацию и вернуться к работе. Вы также можете указать «свободное время», во время которого отключаются все ограничения.

Если вы не хотите использовать приложения, попробуйте просто перевести телефон в авиарежим.

О компании

Наша компания называется «СиРиОС» — аббревиатура от «Система Развития и Осознанной Самореализации», отражающая нашу главную цель – создание единой системы для личного развития, осознания своего жизненного пути и полноценной самореализации людей. Мы намерены внедрить её в государственные образовательные организации (школы, вузы…) в качестве образовательной программы, адаптировав её для разных возрастов.

Мы – это команда талантливых и приверженных проекту специалистов, которая смотрит в будущее и создает для Вас уникальную возможность достичь своих жизненных целей и самореализоваться. В том случае, если у Вас возникнут какие-то трудности или предложения, мы всегда рады Вам помочь. Ведь мы ориентируемся на долгосрочное сотрудничество, ценим каждого нашего пользователя и его мнение. Мы уверены, что совместными усилиями сможем создать еще более совершенный и полезный инструмент.

Лучшее для создания привычек: Any.do

Уникальные функции и поддержка множества систем могут привлечь внимание к этому приложению, но интерфейс не самый продуманный. Плюсы

Плюсы

  • Приложение для всех главных операционных систем.
  • Лёгкий дизайн.
  • Интересные специальные возможности.

Минусы

  • Качество функций непостоянное, как и пользовательский интерфейс в разных частях приложения.
  • Ограниченная бесплатная версия.
  • Несоответствие рекламируемой цене.
  • Нет языкового ввода.
Todoist Asana OmniFocus 3 Remember the Milk TickTick Things 3 Toodledo Workflowy Any.do Microsoft To Do
Наличие бесплатной версии Да Да Нет Да Да Нет Да Да Да Да
Циклические задачи Да Да Да Да Да Да Да Нет Да Да
Совместная работа Да Да Нет Да Да Нет Да Да Да Да
Совместная работа в бесплатной версии Да Да Нет Да Да Нет Нет Да Нет Да
Напоминания по местоположению Да Нет Да Нет Да Нет Да Нет Да Нет

Сравнение возможностей

Деловой органайзер

Деловой органайзер — LeaderTask

Среди приложений для планирования LeaderTask наиболее популярна, прежде всего потому, что это — мультиплатформенное решение. Пользователям LeaderTask доступны версии для ПК и мобильных платформ — Android, iOS с возможностью синхронизации данных между устройствами.

После запуска Windows-клиента LeaderTask значок программы размещается в системном трее, обеспечивая таким образом простой и удобный доступ к приложению. Пользователи могут добавлять в базу LeaderTask заметки и задачи. Программа удобна тем, что на одном экране здесь представлены сразу же списки задач и заметок, а также список встреч, расположенный прямо на календарной сетке.

Задачи в LeaderTask можно сразу же присваивать проектам, что в дальнейшем упрощает их упорядочивание и поиск. Десктопная версия программы поддерживает drag&drop —задачи можно присваивать проектам простым перетягиванием их на список проектов. Точно так же можно назначать задачи конкретным датам — достаточно задачу просто перетащить на нужную дату или в сетку календаря на нужное время.

Для каждой задачи можно присвоить целый ряд дополнительных параметров, в том числе цвет, которым задача будет выделена в общем списке. Задания могут сопровождаться текстовым комментарием, к ним можно также прикрепить файл. Для сложных задач LeaderTask позволяет добавлять подзадачи. Есть возможность задавать приоритеты, настраивать напоминание.

Использование фильтров в LeaderTask позволит удобно управлять задачами, проводить поиск нужных. Фильтры можно строить на основе нескольких критериев отбора. В том числе программа позволяет построить фильтры на основе календаря, отобрав таким образом задачи, которые запланированы для определенного промежутка времени. В окне программы можно переключаться между режимами календаря, проектов, категорий, контактов.

Кстати, список контактов — одна из необычных функций программы для управления задачами. Программа дает возможность создать (импортировать из смартфона) список контактов и привязывать к ним задачи. Благодаря этому можно увидеть, какие задачи были поручены тому или иному человеку — сотруднику или знакомому. В целом LeaderTask представляет собой программу для удобной оптимизации и систематизации задач, которые возникают перед пользователем. Попробовать программу можно бесплатно в течение 45 дней.

Плюсы: Полностью локализована, есть приложения для мобильных ОС, наличие фильтров, поддержка проектов

Минусы: Высокая стоимость лицензии

7) Группируйте задачи

Мультизадачность — это миф. Даже если вам кажется, что вы легко справляетесь с несколькими задачами одновременно, исследование показывает, что наш мозг на это неспособен. Он не выполняет задачи одновременно, а просто быстро переключается между ними.

Предположим, вы отвечаете на письма, слушая музыку. Попробуйте одновременно печатать ответ и осознавать слова песни — скорее всего, это окажется довольно сложно. И каждый раз, когда вы переключаетесь между осознанием музыки и обдумыванием ответа, в вашем мозгу останавливается один процесс и запускается другой. Это влияет на нас негативно: из-за такого переключения мы тратим время (пусть и микросекунды) и энергию, работаем менее эффективно и рискуем допустить больше ошибок.

Возможно, во время рабочего дня вы часто отвлекаетесь — помимо работы над основной приоритетной задачей, вы проверяете почту, отвечаете на звонки и сообщения, слушаете голосовую почту, и т.д. Чтобы увеличить продуктивность, попробуйте группировать похожие задачи.

Несколько примеров того, что стоит сгруппировать:

  • Электронная почта. Проверяйте почту и отвечайте на письма один или два раза в день вместо того, чтобы отвечать на них сразу (если вы, конечно, не работаете в поддержке). Например, выделите на это время перед обедом и вечером.
  • Телефонные звонки. Записывайте куда-нибудь контакты всех людей, которым вам нужно позвонить, и раз в день совершайте все необходимые звонки за один заход. Время можете выбрать сами, но лучше исключить обеденные часы.
  • Задачи. Когда у вас есть важные задачи, которые тем или иным образом между собой связаны, лучше выполнять их разом, одну за другой.
  • Планирование. Выделите несколько часов на то, чтобы обдумать и спланировать вашу следующую крупную цель или идею.
  • Отслеживание информации. Можно легко «подсесть» на проверку данных и постоянно проверять статистику вашего сайта или показатели по месячной выручке. Выделите на это отдельное время и проверяйте данные раз в неделю или месяц.

Familybook: семейный органайзер с дополнительными функциями

Не менее удобно и бесплатное приложение Familybook. Программа для Android и iOS отличается множеством функций, шикарным дизайном и простотой использования.

Функции: семейный органайзер в Familybook автоматически становится доступным членам вашей семьи и отправляет Push-уведомления о важных встречах и событиях. Кроме того, вы можете обмениваться фотографиями, создавать генеалогическое древо и отправлять сообщения.

Управление: хотя Familybook доступен только на английском языке, в отличие от Cozy Family Organizer, это здесь не будет проблемой. Приложение работает в первую очередь с понятными иконками, так что дети смогут ориентироваться по картинкам.

Цена: Бесплатно.

Скачать в Play Market Скачать в App Store

  • 8 приложений, которые пригодятся вашим мамам и бабушкам
  • Топ-5 приложений для изучения английского языка

MyLifeOrganized

Приложение MyLifeOrganized работает практически на любых устройствах, позволяя планировать дела и быстрее достигать поставленных целей. Отличается простым интерфейсом и удобными настройками.

Особенности планировщика:

  • работа в автономном режиме;
  • синхронизация с помощью «облака» и Wi-Fi;
  • отображение данных в календарном виде;
  • конвертирование файлов в разные форматы.

Программа работает на смартфонах на основе iOS и Android и на ПК с Windows. Мобильные версии полностью бесплатные (без пробных периодов). Среди плюсов планировщика выделяют простое и быстрое переключение между задачами и разделами и интуитивно понятный интерфейс.

Чем хороши электронные приложения?

Но Getting Things Done и Bullet Journal – бумажные системы, а мы так привыкли пользоваться мобильными телефонами. Онлайн-магазины есть и в айфоне (App Store), и для платформы андроид (Play Market). Все приложения по ведению списка дел, органайзеры и ежедневники можно скачать там.

Вот лучшее, что предлагают магазины:

  1. Wunderlist;
  2. ToDoist;
  3. AnyDo;
  4. Tick-Tick;
  5. Remember the Milk;
  6. Trello;
  7. MyLifeOrganized;
  8. GTasks;
  9. Do it;
  10. LeaderTask.

И это – лишь самые известные, на самом деле подобных приложений десятки, сотни! Но мы сегодня остановимся на первых двух, разберем их достоинства и недостатки, выясним, чем они отличаются и какое же из них наиболее удобно и функционально?

Planfix

  • Язык интерфейса: русский, украинский, английский

  • Отображение задач: список

  • Мобильная версия: есть

  • Общение с коллегами внутри сервиса: есть

  • Кому подходит: среднему и крупному бизнесу

Planfix — это платформа для управления предприятием и командой, позиционируется как сервис для среднего и крупного бизнеса. Позволяет организовать совместную работу над проектами, планировать и вести задачи, просматривать отчеты и хранить документы, а также принимать и обрабатывать заявки и обращения от клиентов. Доступны десктопная версия и версии для смартфонов на iOS и Android.

В Planfix есть восемь разделов:

  1. Планировщик. Здесь сводка по задачам и активностям, а также блок для ведения ежедневника.

  2. Проекты. Информация о существующих проектах, управление ими и создание новых.

  3. Задачи. Каждая задача привязана к определенному проекту. Можно создать новую задачу и назначить исполнителем другого сотрудника или себя, отслеживать задачи, в которых вы выступаете наблюдателем, посмотреть список входящих и исходящих задач. В задачу можно добавить подзадачи и чек-листы, прикрепить документ, установить напоминание. Для задачи устанавливаются дедлайны, а если она не выполняется вовремя, необходимо отправить запрос постановщику на перенос сроков. Чтобы задача получила статус «В работе», нужно нажать «Принять». Также задачу можно отклонить.

  4. Действия. История действий в Planfix.

  5. Документы. Здесь можно хранить файлы: руководства, регламенты, инструкции, полезные материалы и т. д.

  6. Отчеты. В этой вкладке уже есть стандартные отчеты, например, «Все задачи, завершенные сотрудниками на этой неделе», «Как быстро сотрудники принимают задачи» и т. д. Можно создать пользовательский отчет, добавив в него нужные параметры.

  7. Контакты. Сюда можно записать контакты отдельных сотрудников, подразделений компании, клиентов и т. д.

  8. Компания. Здесь хранятся данные о сотрудниках, рабочих группах, структуре компаний, график отпусков работников.

Членам команды в Planfix можно назначать роли, давать доступ только к определенным опциям. Доступна кастомизация рабочего пространства — для каждого подразделения или сотрудника можно задать свою цветовую схему, структуру разделов и логотип. Есть интеграция с полезными сервисами, такими как Яндекс.Почта, Telegram, SendPulse, Google Calendar и т. д.

В Planfix также удобно хранить информацию о клиентах, фильтровать их, объединять в группы, словом, использовать как CRM-систему. Общаться с клиентами и сотрудниками можно прямо из интерфейса системы, кликнув на телефон или адрес электронной почты.

В сервисе доступно четыре тарифа:

  1. Бесплатный. Предоставляет доступ ко всем основным функциям, позволяет приглашать в команду до пяти человек и создавать до 10 проектов.

  2. Профессионал, €2 в месяц за пользователя. Можно добавить до 99 сотрудников, количество проектов не ограничено.

  3. Бизнес, €3,5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 255 сотрудников.

  4. Корпорация, €5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 1000 сотрудников.

МЕНЮ

Панель иконокЗначок менюАккордеонВкладкиВертикальные вкладкиЗаголовки вкладокВкладки полностраничныеВкладки при наведенииВерхняя навигацияОтзывчивый верхний навигаторНавигация с иконкамиМеню поискаСтрока поискаФиксированная боковая панельАнимированные боковые панелиОтзывчивая боковая панельПолноэкранная навигация наложенияМеню Off-CanvasБоковые кнопки навигацииБоковая панель с иконкамиМеню с горизонтальной прокруткойВертикальное менюНижняя навигацияОтзывчивая нижняя навигацияГраницы навигацииМеню по правому краюСсылка меню по центруМеню равной шириныФиксированное менюСкольжение вниз по полосе прокруткиСкрыть меню при прокруткеУменьшить меню при прокруткеЛипкая навигацияНавигация на изображенияВыпадающее менюВыпадающий при кликеВыпадающее меню в навигацииВыпадающий список в боковой навигацииОтзывчивая навигация с выпадающимПодменю навигацияВсплывающее менюМега менюМобильное менюМеню занавесСвернуть боковой барСвернуть боковую панельПагинацияХлебные крошкиГруппа кнопокГруппа вертикальных кнопокЛипкий социальный барНавигация таблеткиОтзывчивый заголовок

11) Награждайте себя за выполнение задач

Конечно, вычеркивание очередной задачи из вашего списка дел может доставлять удовольствие само по себе, но иногда нам нужна дополнительная мотивация для того, чтобы сосредоточиться на работе. Особенно, если вы делаете что-то, что вам не нравится. Тогда самое время придумать систему наград!

Например, после выполнения каждой задачи, вы можете позволить себе зайти на любимый сайт, съесть или выпить что-нибудь вкусное, или посмотреть интересное видео. Можете даже попробовать платить самому себе каждый раз, когда вы завершаете работу над особо сложным проектом. Например, вы можете завести сберегательный счет в банке, или класть деньги на аккаунт в Steam, или покупать подарочные карты в любимом магазине. В зависимости от неприятности и сложности выполнения задачи вы можете решать, сколько денег вы сами себе заплатите.

Когда вы завершаете работу над совсем уж крупным и важным проектом, наградите себя соответствующе — отправьтесь в небольшое путешествие, отведите семью или друзей в модный ресторан, или займитесь чем-нибудь, чем вы хотели заняться уже давно — например, запишитесь на мастер-класс по кулинарии, отправьтесь на дегустацию вин, или побалуйте себя походом в спа-центр. Вскоре вы даже начнете радоваться сложным задачам, так как они будут ассоциироваться у вас с вознаграждением.