Заполняем титульный лист кассовой книги

Новый порядок с 1 июня 2014 г.

С 1 июня 2014 года взамен утратившего силу Положения Центробанка (ЦБ) РФ от 12 октября 2011 года №373-П вступило в действие Указание ЦБ от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ прошел государственную регистрацию в Минюсте РФ.

Теперь, согласно новому порядку, для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предприятий — МП) снят лимит на сумму наличных денежных средств в кассе. Правило лимита осталось только для организаций, не относящихся к субъектам малого бизнеса.

Там формулы, по которым рассчитывается лимит кассы, остались прежними: или исходя из расходов наличных средств по факту, или исходя из объема выручки. Но послабление все-таки сделано. Теперь такие предприятия могут сами выбирать более выгодную им формулу расчета лимита кассы.

В частности, отменено жесткое правило для предприятий, не имеющих наличной выручки, устанавливать лимит кассы только по фактическим наличным расходам. То есть теперь такие предприятия могут изменить лимит в выгодную для себя сторону. Причем налоговая инспекция лишена права на перерасчет вновь установленного лимита и может лишь контролировать, соблюдается он или нет.

Однако, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, владельцам (или исполнительным директорам) таких предприятий лучше все-таки подстраховаться — издать приказ со ссылкой на Указание ЦБ №3210-У о том, что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок установления лимита.

Такие приказы рекомендуется иметь и всем обособленным подразделениям предприятий, не относящихся к субъектам малого бизнеса, если те сдают наличную выручку не в кассу головного предприятия, а непосредственно в банк.

Нововведения для ИП и малых предприятий

Они заключаются в следующем:

— индивидуальный предприниматель теперь не обязан вести как саму кассовую книгу, так и, соответственно, расходные и приходные кассовые ордера (правило ведения кассовых документов распространяется только на тех ИП, которые работают в специальных режимах налогообложения, указанных в налоговом законодательстве);

— еще одно послабление касается как ИП, так и малых предприятий: у них изъяли обязанность оформления реестра депонированных сумм (до вступления в силу Указания ЦБ №3210-У индивидуальный предприниматель или кассир МП были обязаны в последний день выдачи наличных средств внести в реестр неполученные по каким-либо причинам работниками суммы «налички»). По новому порядку ИП или кассир МП в последний день выдачи денег должны лишь записать в ведомости «депонировано» (напротив фамилии сотрудника) и скрепить запись печатью. Затем ИП выводит в ведомости сумму выданной «налички» по факту и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На малом предприятии порядок действий тот же, только их проделывает кассир, после чего передает ведомость на подпись главбуху или иному уполномоченному на то лицу;

— новый порядок содержит еще одно послабление для ИП, работающих в специальных режимах налогообложения, и малых предприятий — ИП или кассир могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было расчетов наличными средствами;

— согласно Указанию ЦБ №3210-У кассиры МП могут вносить в кассовые документы изменения (но только не в приходные и расходные кассовые ордера!). Например, в кассовой книге можно зачеркнуть неверную запись, внести рядом правильную и скрепить исправление подписью кассира (но обязательно расшифровать суть исправлений — почему, в связи с чем).

Оформление журнала кассира-операциониста

Фискальная налоговая служба Российской Федерации дала разъяснения в письме №ЕД-4-20/18059@ о том, что журнал кассира-операциониста исключен из перечня обязательных документов. Все данные, которые вносились в унифицированную форму, передаются в Фискальную службу в режиме онлайн.

Несмотря на то, что с 2017 года документ необязателен, для внутреннего учета он будет полезен. С его помощью можно существенно упростить учет прихода и расходы наличных. Журнал ведет сотрудник, отвечающий за обслуживание клиентов с помощью онлайн-кассы. За хранение отвечает главный бухгалтер или руководитель.

Субъекты хозяйственной деятельности самостоятельно принимают решение, каких правил придерживаться при заполнении журнала. Но желательно придерживаться шаблона из Постановления №132.

В описании к регистру КМ-4 указано, что книга должна вестись ежедневно. Записи могут вноситься чернильной или шариковой ручкой синего цвета. Все исправления должны быть завизированы главным бухгалтером или руководителем.

До 2017 года правила ведения журнала кассира включали обязательную прошивку, нумерацию и регистрацию в Фискальной службе. Постановка на учет больше не требуется, шнуровка и нумерация могут проводиться компанией по желанию.

Требования для ИП и ООО

Письмом № ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 налоговой службой даны рекомендации по применению требований Положения № 373-П

Надо обратить внимание на следующие моменты:

ИП, которые ведут налоговый учет по спецрежимам налогообложения: ЕСХН, ЕНВД, упрощенной системе налогообложения и патентной системе налогообложения — имеют возможность не заполнять кассовые документы и унифицированную форму КО-4

Обратите внимание: это право, а не обязанность!

Обязаны заполнять форму и оформлять все необходимые первичные документы субъекты малого предпринимательства. Данное положение обязательно к применению!

Если открытое акционерное общество имеет в своей структуре обособленные подразделения, где также осуществляются наличные денежные операции, необходимо оформлять КО-4 каждым таким подразделением.

С целью обобщения информации о финансовых операциях по всему предприятию, необходимо закрепить в учетной политике порядок составления и передачи данных о проведенных операциях в головную бухгалтерию ООО.

На основании Положения № 373-П, осуществление передачи отчета кассира по истечении отчетного периода обособленными филиалами, может осуществляться двумя способами:

• в электронном виде,
• на бумажном носителе.

Разновидности кассовых книг

Главной формой считается КО-4. Заполняется она вручную лично кассиром, обязательно — правильно. Однако все большей востребованностью и популярностью пользуется бланк (форма КО-4) в электронном виде. Таким образом, вести кассовую книгу можно вручную (форма КО-4) и в режиме онлайн.

2.1. Как заполнять бланки?

Привычный и наиболее часто используемый вариант кассовой книги – на бумажных носителях. Этот способ также подразделяется на два основных: можно купить уже готовую кассовую книгу и правильно заполнять ее вручную или оформить книгу самостоятельно при помощи компьютера:

• Готовую кассовую книгу можно приобрести в типографии или в других местах, которые занимаются распространением подобной документации. Перед тем, как правильно заполнять книгу и делать отчет, следует заняться прошивкой абсолютно всех листов, далее их нумеруют, и на последней страничке ставят конечное число листиков. На последнем этапе книга скрепляется спецпечатями, подписями бухгалтера и руководителя. В конце каждого рабочего дня в книге остаются вкладные листы, а отрывные сдаются как отчет в бухгалтерию.
• Оформленную на ПК книгу распечатывают, потом – подписывают от руки, соблюдая особый порядок. Заполнение происходит ежедневно, в конце рабочего дня листы со всеми операциями распечатываются (их два – вкладной и отрывной). Листочек, что вкладывается, кассир оставляет у себя, второй – относит бухгалтеру как отчет.

2.2. Особенности электронной книги

Ведется такая кассовая книга на ПК, используется при этом программное обеспечение. При этом у кассира должна быть возможность не просто вести книгу на компьютере и просматривать ее при любой необходимости, вносить коррективы и правильно заполнять, но и свободно распечатывать.

Кассовая книга в распечатанном и электронном виде обязательно должны совпадать! Листы в электронном виде содержат все реквизиты, которые имеет форма КО-4.

Как вести?

Вести книгу в электронном виде можно 2 вариантами:

Сохраняя на бумажные носители. Заполняет документ кассир. Главное требование – соблюсти лимиты по денежным средствам в кассе. Именно для этого все операции отображаются в книжке. Все, что совершается за день, кассир отображает в книге в электронном виде (заполняется два листа – они абсолютно идентичны)

В конце дня сводятся дебет и кредит, подсчитываются все расходы и доходы, затем листы распечатываются и относятся бухгалтеру как отчет, он полностью должен контролировать процесс ведения этого важного документа. Один листок остается в бухгалтерии, второй – у кассира

Таким образом, к концу года появляется у кассира настоящая книга, распечатанная с электронного варианта, которую останется только пронумеровать, сшить и опечатать. Ведение в сугубо электронном виде. Чтобы вести кассовую книгу в электронном виде, необходимо владеть навыками работы с бухгалтерскими программами. Это популярные программы, о который слышали практически все, кто связан с бухгалтерией: 1С, Налогоплательщик и прочие. Если принято решение вести каждый бланк (форма КО-4) в электронном виде, непременно стоит позаботиться о том, чтобы всецело и полностью защитить конфиденциальную информацию. От кого? Во-первых, чтобы к ней не имели доступа третьи лица. Для этого используют входные пароли, электронные подписи и пр. Во-вторых, чтобы не потерять важные сведения. С этой целью создают резервные копии или происходит дополнительное сохранение на серверах.

Каждый бланк на компьютере должен быть заверен электронной подписью кассира. Для тех, кто не знает, что это, напоминаем. Электронная подпись – это специнформация, которая присоединяется к документации в электронном виде. Ее используют для того, чтобы идентифицировать подписавшегося. Проверить, подлинна ли такая подпись, можно только при помощи электронного ключа, который выдает удостоверяющий центр.

Только в том случае, если все вышеперечисленные условия будут выполнены, можно говорить о сохранности и подлинности электронных документов и только в этом случае электронный документ может быть приравнен к бумажному и равноценен ему. За то, чтобы электронный бланк форма КО-4 сохранился, полностью отвечает руководитель предприятия или фирмы.

Особенности ведения кассовой книги при наличии онлайн-касс

Правила ведения КК даны в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года. Даже если фирма использует онлайн-кассы, эти правила не изменяются. Рассмотрим основы ведения документа:

• База для занесения записей в КК – это ордер на приход денег и их трату. И приход, и расход должен был зафиксирован в книге.
• Фиксируется остаток на завершение рабочего дня, который нужно сравнить с реальным наличием денег в аппарате.
• КК можно вести в электронном формате. Однако в этом случае нужно распечатать файл, а затем прошить его и заверить.

Выручка, которая пришла через ККТ, приходуется в операционную кассу посредством заполнения приходного ордера. В ней указывается соответствующая сумма. Эта сумма будет подтверждаться отчетом о закрытии смены, который создается онлайн-кассой.

Обычно КК ведется на основании формы КО-4. Рассматриваемая форма утверждена Постановлением №88 от 18 августа 1998 года. Однако этот вид документа не является обязательным. То есть форма может утверждаться самой компанией. В этом случае утвержденный вариант фиксируется в учетной политике.

В КК должна содержаться эта информация:

• Указание используемой формы (№КО-4).
• Наименование организации.
• Наименование структурного подразделения.
• Коды.
• Количество страниц, которые были пронумерованы.
• Подписи руководителя и главбуха.
• Дата составления.

КК может быть как бумажной, так и электронной. В последнее время все чаще и чаще используется именно вторая форма. Но при ее использовании в целях заверения потребуется электронная подпись. Она заблаговременно оформляется на сотрудника, ответственного за ведение КК. Если это бумажный документ, его прошивают и нумеруют.

Базовые правила по ведению книги содержатся в Приказе №52н от 30 марта 2015 года. С этим нормативным актом должен ознакомиться и руководитель, и лицо, ответственное за КК.

Записи в книгу вносятся ежедневно. Они должны быть за каждый рабочий день, в который было движение денег. Рассмотрим пример. Предприятие дважды в месяц выдает ЗП своим сотрудникам. Больше никаких операций с деньгами не производится. В этом случае за месяц вносятся две записи, указывающие на выдачу ЗП.

Записи вносятся на базе информации из РКО и ПКО. Эта работа выполняется ответственным лицом. По окончании смены документ передается главбуху или руководителю. Это специалисты должны заверить документ.

К СВЕДЕНИИ! При ведении КК нужно отделить друг от друга записи о движении денег и движении финансовых документов.

Заполнение кассового журнала: образец

На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:

Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:

• номер ордера и дата его составления;
• сумма расхода или прихода;
• примечания, в котором будет указано краткое назначение выданной или полученной денежной суммы.

Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.

Что такое кассовая книга?

Касса есть у всех юр. лиц и индивидуальных предпринимателей. Однако многие путают два понятия: контрольно-кассовый аппарат и касса.

Контрольно-кассовая машина (ККМ) — это аппарат, необходимый при приеме наличной оплаты, т.к. когда вы продаете что-то за наличные деньги, вы должны применять контрольно-кассовую машину. В некоторых случаях допускается выдача бланка строгой отчетности вместо кассового чека.

Касса — это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации. Т.е. по кассе отражаются и наличные доходы, и наличные расходы. Выручку наличными, которую вы получаете, в том числе через контрольно-кассовый аппарат, или при выдаче бланка строгой отчетности, нужно отразить по кассе. Если даже у вас нет ККМ, и вы не совершаете наличных операций, кассу все равно следует вести. Заполнение кассовой книги никак не связано с расчетом налогов. Например, по упрощенной системе налогообложения расходы не влияют на расчет налога. Точно также при уплате единого налога на вмененный доход.

Кто должен вести кассовую книгу?

По новому Указанию Центробанка от 11 марта 2014 года под номером 3211-У индивидуальные предприниматели могут не вести кассовые книги наравне с организациями. Индивидуальные предприниматели и малые предприятия должны только формировать расчетные и платежные ведомости, если они выплачивают заработную плату и другие вознаграждения наличными деньгами физическим лицам. А юридич. лица как и раньше должны вести и составлять кассовую документацию при работе с наличными деньгами.

Отмена кассовой дисциплины для ИП не означает, что они не имеют право составлять кассовые документы. Это означает, что государственные органы не вправе проверять и наказывать за отсутствие данной документации. Если с помощью кассовой книги индивидуальному предпринимателю удобно вести учет, то он вправе составлять документы и вести налоговый учет на их основе.

Как правильно оформить кассовую книгу?

Кассовая книга имеет стандартный вид, что упрощает ее заполнение. Но нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги. Итак, как вести кассовую книгу?

• На титульном листе книги должны располагаться полные реквизиты юридического лицa или индивидуального предпринимателя, а также промежуток времени, в течение которого она будет вестись.
• Одну книгу можно использовать на протяжении лишь одного календарного года. Не допускается использование одной книги на протяжении нескольких лет.
• В книге все страницы должны быть пронумерованы и прошиты, а в конце обязательно указание количества страниц.

Как вести кассовую книгу?

Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:

Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.

О порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2021 — 2021 годах».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер

Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. здесь). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.

Существует 3 способа заполнения кассовых книг:

• вручную на готовых бланках;
• на компьютере (с последующей распечаткой);
• на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.

Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.

Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.

Кассовые документы

Различают следующие основные категории:

• приходные;
• расходные;
• регистры учёта, призванные обобщить информацию из первичных документов.

Законодательством разработаны следующие виды документов:

• приходный кассовый ордер – целью является фиксирование поступление наличности в кассу;
• расходный кассовый ордер – предназначен для оформления выдачи наличных из кассы;
• кассовая книга – для отображения всех операций с ККМ;
• журнал регистрации ПКО и РКО – для бухотчётности;
• книга учёта принятых и выданных средств.

Главным требованием, предъявляемым к кассовой документации, является отсутствие различного рода исправлений учётных регистров, а также помарок. Использование корректора строго запрещено.

Исправления могут быть внесены:

Если допущена ошибка при оформлении ПКО/РКО. Допускается перечеркнуть ошибочный бланк, составить новый. Ошибочный и перечёркнутый ордер подлежит сдаче вместе с отчётом за смену. Осуществление операций на основании ордеров с ошибками запрещается.
Ошибка допущена в одном из журналов или кассовой книге. Исправления производятся по правилам: некорректная запись перечёркивается, а над ней вносятся корректировки путём указания верного значения сумм или текста. Рядом с исправлением, где есть свободное место, требуется добавить надпись «Исправлено», заверенную подписями лиц, ответственных за КД

Важно внести расшифровку подписей, указать дату. Исправлять требуется все экземпляры.

Предприниматель должен организовать, определить место для хранения, а также сформировать порядок хранения кассовой документации на протяжении всего срока, регламентированного законодательством. Общие правила хранения документации:

1. Сшивать стоит документы по дням. Сшив формируется не позднее следующего дня.
2. Сшивать требуется по порядку: в порядке возрастания номеров счетов, от Дт до Кт.
3. Все листы нумеруются.
4. Перед передачей в архив необходимо сформировать опись, в которой указать количество, названия сшивов.

Требования к продолжительности хранения регламентирует Федеральный закон «О бухгалтерском учёте»: первичная документация, а также регистры следует хранить в течение 5 лет. По окончании срока они могут быть уничтожены, только если нет никаких споров по указанным в них операциям или судебных разбирательств. Отсчёт начинается с даты отчётного года, когда документ был сформирован. Срок идентичен и для электронных форм. Исключением являются ведомости по заработной плате персонала, хранить которые требуется 75 лет.

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с новым Указанием, весь порядок ведения кассовой документации будет делиться на: обычный и упрощенный. По простому порядку документацию будут вести ИП и субъекты малого предпринимательства, а соблюдать обычный порядок должны все юридические лица, кроме банков.

Подписи в кассовой документации должны проставлять бухгалтер и кассир. Если на предприятии отсутствует бухгалтер, тогда подписи проставляет руководитель организации. А также, если кассовые операции осуществляет только предприниматель, то в документации достаточно его подписи.

С начала июня 2014 платежные агенты для учета денежных средств, которые были получены по средствам агентской деятельности, обязаны вести отдельную кассовую книгу. Также отдельными ордерами должны оформляться все операции по принятию и расходу денежных средств в рамках деятельности платежного агента.

Важно, что после нового Указа Центрального банка, все формы документов не претерпели изменений. Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

• книга для учета выданных и принятых денег необходима для учета движения денежных средств в течение дня;
• приходный и расходный кассовые ордеры, предназначенные для оформления поступления и выдачи в кассу наличности;
• кассовая книга, необходимая для сбора информации обо всех операциях с наличными деньгами;
• платежная ведомость для учета выплаченной заработной платы;
• расчетно-платежная ведомость, предназначенная для учета рабочих часов, удержаний и выплат заработной платы работникам.

В бумажные кассовые документы, кроме приходного кассового ордера, можно вносить исправления. Они должны оформляться особенным образом. Рядом с каждой поправкой необходимо указать инициалы лиц, которые исправили данные, а также дату исправления.

Как заполняется кассовая книга в свете произошедших изменений?

1. Всю кассовую документацию разрешается вести в электронном формате. Исправления в данных документах недопустимы. Для подтверждения документов необходима электронная подпись.

2. Не требуется заполнение отчетов кассира (второго листа кассовой книги).

3. Единый приходный кассовый ордер теперь можно оформить не только на основании дневной контрольной ленты кассового аппарата, но и на основании БСО.

4. Получателю больше не нужно указывать сумму полученных наличных письменно в расчётном кассовом ордере.

5. Для выдачи денег в подотчет работнику необходимо оформить в произвольной форме заявление, в котором будет указана сумма наличных и срок, на который выдаются денежные средства, дата и подпись директора.

6. В ведомостях о выдаче заработной платы по-прежнему напротив фамилии работника указывается «депонировано», а вести реестр депонированных средств больше не требуется.

Образец оформления кассовой книги

Образец кассовой книги обязательно учитывает следующие правила:

• на титульном листе обязательно указание полных реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также временной промежуток, на который заводится книга;
• на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения листа;
• в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня. Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за предыдущий рабочий день;
• по данным расходного и приходного кассовых ордеров заполняются с 1 по 5 столбцы;
• в первом столбце указывается номер ордера;
• во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое получило либо сдало деньги в кассу;
• третий столбец заполняется только организациями;
• суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;
• сумма всего расхода и прихода, указанных в предыдущих строках, вносится в поле «перенос»;
• на все незаполненные ячейки ставится прочерк;
• в ячейку «итого за день» цифрами вносятся отдельно суммы прихода и расхода за рабочий день;
• в ячейке «остаток на конец дня» указывается остаток наличных в кассе, который необходимо рассчитывать по формуле:

ОНД+СПД-СРД, где

ОНД — остаток наличных средств на начало дня,

СПД — сумма прихода за рабочий день;

СРД — сумма расхода за день.

• ниже расписывается кассир и бухгалтер (или руководитель предприятия);
• еще ниже указывается количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Похожие записи:

Показатель оборачиваемости активов (asset turnover). пример расчета для оао «мегафон» Zara: телефоны и адреса магазинов по всей польше Greentech+ → решение проблем Поезда московского метро: история и реальность Когда и куда девать старые игрушки Работа по договору без оформления трудовой книжки