Протоколы

Протокол: все тонкости оформления реквизитов

Существуют разные виды протоколов, например: протокол разногласий к договору, протокол согласования цены, протокол испытаний, протокол об административном правонарушении и пр. Эти протоколы совпадают с протоколами заседаний только по названию вида документа, в остальном – это совершенно разные документы, имеющие каждый свою форму (набор и расположение реквизитов), особенности составления текста.

В данной статье мы будем говорить именно о протоколе заседания. Он применяется для документирования деятельности коллегиальных координационных, совещательных, методических органов (коллегий, советов, комиссий, собраний и др.), рабочих групп, как постоянных, так и временных, а также оперативных совещаний у руководства (далее по тексту будем всех их именовать общим понятием «органы»). Протоколы ведутся и на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно решений.

В деятельности любой организации имеются органы, решения которых вырабатываются совместно их членами на проводимых заседаниях, совещаниях. Например, в акционерных обществах это общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия и др. В обществе с ограниченной ответственностью есть как минимум общее собрание участников (за исключением случая, когда у компании только один участник). К оформлению протоколов некоторых органов есть специфические законодательные требования, которых в данной статье мы касаться не будем, а будем говорить о классическом протоколе заседания.

В системе организационно-распорядительной документации протоколы заседаний имеют особый статус. По мнению одних специалистов, это информационно-справочный документ 1, а по мнению других – распорядительный. Такое расхождение точек зрения вызвано тем, что протокол, с одной стороны, является способом записи всего того, что происходило во время заседания (а если реализация принятого решения требует конкретизации, выделения дополнительных ресурсов, уточнения сроков исполнения, то на основании протокола издают постановления, приказы или распоряжения), с другой стороны, протокол фиксирует принятые решения, и в случае достаточной компетенции органа их наличия в протоколе достаточно – не требуется дополнительно издавать другой распорядительный документ.

Зачем нужно оформлять протокол

Протокол собрания – документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения. Бумага должна быть составлена во время:

• встреч с представителями других учреждений;
• решения проблем, вынесенных на комиссию;
• проведения переговоров.

Главная цель документа – документальная фиксация договоренностей, которые были приняты совместно.

Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы, формируется совещательное собрание, которое принимает участие в рассмотрении спорного момента и оказывает помощь руководителю во время вынесения вердикта и определения курса дальнейших действий.

Все решения, которые были вынесены в ходе мероприятия, протоколируются.

Как правильно составить протокол собрания? Необходимо изучить образец, который применяется для составления одноименного документа, если решается вопрос о:

коррекции перечня лиц, являющихся учредителями;
реорганизации компании;
ликвидации предприятия;
иных вопросов, оказывающих важное влияние на деятельность фирмы.

Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.

Скачать протокол

Контролирующие органы имеют право проверить правильность составления бумаги. Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными.

Требования

Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания. Документация выпускается в 2 экземплярах.

В состав протокола обязательно должны входить сведения о:

• времени проведения встречи;
• адресе проведения мероприятия;
• количестве голосов, которыми обладают участники;
• общее число голосов с учетом членов, которые не смогли посетить мероприятие;
• ФИО лица, которое является председателем собрания;
• лицах, входящих в состав президиума;
• списке проблем, которые выносятся на повестку дня.

Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов. В бумаге прописывается информация и о решениях, которые стали результатом проведения собрания.

Особенности

Перед проведением собрания, человек, ответственный за осуществление мероприятия, выполняет ряд процедур, которые должны получить отражение в протоколе:

• определяет повестку дня;
• начинает сбор нужных бумаг;
• оповещает все участников, которые имеют право принимать участие в мероприятии, о месте проведения собрания;
• рассылает данные, которые позволяют составить представление о вопросах повестки дня, участникам.

Перед началом совещательных процессов, секретарь обязан внести в протокол информацию об участниках мероприятия.

Для этого составляется перечень лиц, которые должны присутствовать на собрании. Число голосов, зафиксированных в протоколе, должно соответствовать перечню, который требуется для вынесения вердикта по проблеме.

Поток информации, которая становится известной на собрании, сразу зафиксировать не всегда возможно. Чтобы человек, ответственный за заполнение документации, мог достоверно внести в протокол все данные, используются средства звуко- и видеозаписи.

Одновременно секретарь должен составлять наброски. Действие выполняется во время всего мероприятия. Документация, которая применялась для принятия решения, должна быть внесена в список.

Фиксации подлежат следующие документы:

• сообщения выступающих;
• проекты, которые предлагают реализовать для решения вопроса;
• иная документация, которая оказала влияние на принятие решения.

Если часть бумаг останется не внесенной в список, протокол может потерять юридическую силу.

Особенности составления

Протокол совещания может быть заполнен в форме:

• краткой (сокращенной);
• полной (развернутой).

При заполнении бланка краткого протокола полный ход собрания не фиксируется. В нем указана только информация о поднятых вопросах и решение. При заполнении краткой формы документа обязательно указывают фамилии лиц, выступающих во время совещания и лиц, ответственных за принятие решения.

В краткой форме обычно ведут:

• протокол рабочего совещания;
• протокол оперативного совещания.

Полная форма документа более информативна и содержит подробную информацию о ходе совещания:

• хронологическую запись выступлений сотрудников;
• полную запись выступлений или подробное изложение докладов и комментариев участников;
• позицию сотрудников и руководства.

Основной порядок ведения документа и параграфы сохраняются. В полной форме обычно протоколируются собрания с перспективой на год и заседания с участием сторонних лиц.

Протоколируются освещения, проводимые при участии директора и в его отсутствие. По решению руководства ведут протоколы рабочих совещаний, и конспектируют ход собраний, на которых рассматриваются годовые программы предприятия. Протокол совещания при директоре обычно подписывает он сам.

Для оформления данного документа используют бланк предприятия. Если бланка и индивидуально разработанной формы протокола совещаний нет, информацию записывают на листе формата А4 по стандартному образцу.

Срок, в течение которого оформляется и подписывается протокол совещания, законодательно не оговорен. Но лучше оформлять его по ходу совещания и сразу после завершения.

В чем отличие полного протокола от краткого?

При оформлении основной части документа важно учитывать, ведется ли в ходе совещания краткий или полный протокол совещательного процесса. Для краткой формы (чаще всего так оформляется протокол оперативного совещания) в основной части следует указать следующую информацию:

• Вопрос, вынесенный на совещание.
• Докладчик по данному вопросу.
• Принятое и утвержденное собранием решение.

Оформление полного протокола подразумевает фиксацию не только вышеуказанной информации, но и деталей выступлений докладчиков, сведений и прений, возникших в процессе совещания, высказанных мнений собравшихся, имеющихся замечаний и возражений, а также прочих подробностей.

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста. Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания

Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

1. Совещание

   Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди.

   Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания.

   В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения. 

2. Заседание

   Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными.

   Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов.

   Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе.

   Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

   Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.

3. Собрание 

   Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения.

   Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего.

   Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

Протокол

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке.

Протокол совещания

Протокол Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться. Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.). Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи.

Вводная часть

В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций. Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.

Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО».

Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.

В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу.

Образец

Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

1. Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
2. Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
3. Тематика совещаний примерно одна и та же.
4. Выступающие все, кто приходит на совещание.
5. Продолжительность поведения оперативки небольшая.
6. Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

Что такое протокол заседания комиссии — его назначение

Протокол заседания комиссии представляет собой документ, в котором отражается ход и результат обсуждения встречи. Документ одновременно несет в себе несколько характеристик – он является как информационной, так и распорядительной бумагой. Объясняется это тем, что в нем отражается ход заседания и его результат, то есть постановляющую часть.

За оформление определенный сотрудник несет соответствующую ответственность. Также для бумаги установлен срок для его подготовки – не более 5 дней с момента проведения заседания.

Все виды протоколов оформляются и составляются по одному общему принципу. Информация, в них отраженная, должна быть содержательной, полной и достоверной. К оформленному должным образом протоколу заседания комиссии прикладываются дополнения. В качестве таковых могут выступать различные доклады, справки и другие материалы.

Протокол отражает суть встречи, ее особенности и решения, на ней принятые. Последний, в свою очередь, должны быть донесены до всех заинтересованных лиц

Входит в число документов, имеющих особую важность. Вследствие этого документы подлежат хранению в архиве сроком не менее 10 лет

Документация, в зависимости от особенностей ситуации ее составления, может иметь несколько форм. Среди таковых нужно отметить следующие:

• полная. Подразумевается, что помимо итогов заседания, в протоколе отражается информация о выступлениях ее участников;
• краткая. Включает себя только стандартную часть с реквизитами и итоговое постановление;
• сокращенная. В таком протоколе инициалы и должности выступающих лиц указываются в порядке их доклада. По итогам каждого выступления делается резюме;
• стенографическая. Основная часть оформляется на основе стенограммы. В ней подробно отображается обсуждение каждого вопроса, поднятого на заседании комиссии.

Как оформляется

Протокол заседания комиссии – документ, не имеющий унифицированного бланка для оформления. В связи с этим допускается его составление в свободной форме. Как правило, оформление происходит с использованием чистых листов бумаги формата А4. Исправлений и ошибок быть не должно.

Как и оформление практически всех документов, подготовка начинается с шапки. В ней указывается следующая информация:

• наименование документа;
• дата и место оформления.

Далее должна располагаться основная часть. Она включает в себя следующие данные:

• список присутствующих на встрече лиц – с указанием их инициалов и должности;
• перечень вопросов, подлежащих обсуждению;
• подробная информация о каждом рассмотренном вопросе;
• результаты голосования (при условии проведения такового);
• принятые решения по каждому вопросу.

После того, как заседание заканчивается, ответственный специалист подготавливает чистый лист, в котором участники встречи ставят свои личные подписи.

Указанный вариант оформления протокола носит примерный характер. В каждом случае при составлении документа учитываются особенности конкретной ситуации, а также выбранная форма бумаги – полная, краткая и т.п.

Следует отметить, что, если в заседании принимало участие более 15 человек, перечисление участников в самом протоколе не осуществляется. В таком случае на отдельном листе, в виде приложения, составляется список лиц с указанием инициалов и должностей.

Порядок проведения

1. Для того, чтобы провести аттестацию сотрудников по всем правилам, первым делом на предприятии издается соответствующий приказ. В нем указываются сотрудники, которые будут проверяться.
2. Отдельным приказом назначается комиссия. В нее могут входить как сотрудники предприятия, так и эксперты со стороны.
3. Далее проводится аттестационное заседание, в процессе которого члены комиссии изучают материалы, предоставленные проверяемыми специалистами и задают им вопросы по их специальности.
4. По результатам проверки комиссия выносит решение по каждому сотруднику на предмет соответствия его занимаемой должности. Эти данные фиксируются в аттестационных листах работников, а весь процесс регистрируется в протоколе заседания аттестационной комиссии.

Найденые документы по теме «протокол образец»

1. Образец. Форма краткого протокола Документы делопроизводства предприятия → Образец. Форма краткого протокола форма краткого протокола наименование предприятия протокол «» 20 г. nо. производственного совещания председатель — се…
2. Образец. Форма протокола Документы делопроизводства предприятия → Образец. Форма протокола

   форма протокола наименование предприятия протокол «» 20 г. nо. председатель — секретарь — присутство…

3. Образец. Протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса Документы делопроизводства предприятия → Образец. Протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса

   протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса протокол nо. от «» 20 г. заседания правления (пол…

4. Образец. Протокол допроса свидетеля Документы делопроизводства предприятия → Образец. Протокол допроса свидетеля

   протокол допроса свидетеля число, месяц, год словами, город области (республики). я, (фамилия, имя, отчество), государственный нот…

5. Образец. Протокол заседания комиссии по ликвидации акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол заседания комиссии по ликвидации акционерного общества

   протокол no. заседания комиссии по ликвидации (открытого/закрытого) акционерного общества (наименование) г. «» 20 …

6. Образец. Протокол об утверждении акта ликвидационной комиссии Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол об утверждении акта ликвидационной комиссии

   протокол n заседания комиссии по ликвидации акционерного общества* (открытого/закрытого) (наименование) г. «»20г. присутс…

7. Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао Документы делопроизводства предприятия → Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао

   из протокола общего собрания акционеров (полное наименование ао) повестка дня: 1. об изменении устава ао. по п. 1 выступил…

8. Образец. Протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации

   протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации протокол учредительного собрания некоммерческой…

9. Образец протокола общего собрания работников Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола общего собрания работников

   общество с ограниченной ответственностью «баромир» протокол № общего собрания работников г. «» 20г. всего работников организации – человек …

10. Образец протокола собрания трудового коллектива Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола собрания трудового коллектива

    протокол № общего собрания работников город «» 20года списочный состав: чел. штатные: чел….

11. Образец. Протокол n1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол n1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью

    образец протокол n 1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью «название общества» москва «»1995г. присутствова…

12. Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества

    образец протокол n 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества «название общества» москва «»1995г. присутствовали: гражд…

13. Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества

    образец протокол n 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества «название общества» москва «»1995г. присутствовали: гражд…

14. Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда

    протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда п р о т о к о л собрания учредителей некоммерческой ор…

15. Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда

    П Р О Т О К О Л собрания учредителей некоммерческой организации гуманитарного фонда «» г. «» 20 г. Присут

Составление протокола

Порядок ведения протокола целесообразно рассматривать применительно к трем этапам
:

1. Подготовительные действия;
2. Составление протокола;
3. Ознакомление с протоколом заинтересованных лиц.

Во время собрания секретарь осуществляет полную и подробную запись хода обсуждений
, после чего он в максимально сжатые сроки обязан составить протокол и представить его для ознакомления и утверждения председателю.

Помимо секретаря и председателя, протокол должен быть подписан всеми участниками.

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

• номер документа;
• дата создания;
• наименование организации;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
• список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
• данные по председателю совещания и секретаря;
• повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
• факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
• результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Вводная часть

В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций. Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.

Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО».

Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.

В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу.

О заполнении протокола совещания при учреждении

Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности. Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.

Алгоритм заполнения:

1. Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
2. Далее дата и место проведения.
3. Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.
4. Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
5. Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.
6. Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.

Похожие записи:

Магазины «фикс прайс» в самаре Портал поставщиков закупки мос ру для совершения выгодных сделок Реквизиты для оплаты усн в 2020 — 2021 годах Большая шишка конопляный чай можно ли курить Реклама у ютуб-блогеров и её стереотипы Суржик эдуард николаевич, мошенники, преступления, деньги