Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон

Содержание трудового договора с дистанционным работником

Обратим внимание на требования к содержанию трудового договора, указанные в главе 25-1 ТК:

  1. указание на то, что работа является дистанционной;
  2. условия обмена между нанимателем и дистанционным работником электронными документами или сообщениями в электронном виде (в том числе СМС, файлами и записями), содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора;
  3. срок, в течение которого направляется подтверждение получения электронного документа от другой стороны при осуществлении взаимодействия дистанционного работника с нанимателем путем обмена электронными документами (если данный процесс не автоматизирован; см. выше);
  4. обязанность дистанционного работника использовать при исполнении трудовых обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные нанимателем;
  5. порядок и сроки обеспечения дистанционного работника необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (если трудовой договор содержит условие, указанное в п. 4);
  6. обязанность нанимателя ознакомить дистанционного работника с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем (если трудовой договор содержит условие, указанное в п. 4);
  7. размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционным работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
  8. размер, порядок и сроки возмещения дистанционному работнику иных связанных с выполнением дистанционной работы расходов, в том числе перечень таких расходов (например, расходов, связанных с получением работником ЭЦП в удостоверяющем центре, обменом с нанимателем документами на бумажном носителе по почте, расходов на электроэнергию, на покупку средств защиты информации и др.);
  9. порядок и сроки представления дистанционным работником отчетов о выполненной работе;
  10. способы и периодичность рабочих контактов дистанционного работника с нанимателем;
  11. режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника (поскольку он отличается от общеустановленного у нанимателя; устанавливается по согласованию работника с нанимателем либо указывается, что определяется работником самостоятельно);
  12. порядок организации учета рабочего времени и времени отдыха;
  13. необходимость соблюдения режима рабочего времени, в том числе регламентированных перерывов при работе с ПЭВМ;
  14. порядок предоставления дистанционному работнику трудового отпуска и иных видов отпусков;
  15. иные обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда.

Необходимым, по нашему мнению, является включение в условия трудового договора с дистанционным работником обязанностей нанимателя (абз. 7, 8 ч. 1, абз. 3, 5 ч. 2 ст. 17 Закона об охране труда):

  • обеспечивать расследование и учет несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, разработку и реализацию мер по их профилактике и предупреждению;
  • осуществлять обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с законодательством;
  • обеспечивать установленный трудовым договором режим труда и отдыха (как минимум в части предоставления трудовых и социальных отпусков);
  • осуществлять контроль за соблюдением законодательства об охране труда работниками (например, в случае присутствия дистанционного работника на производстве по поручению нанимателя).

Как составить дополнительное соглашение

Унифицированной формы для документа не существует. Работодатель может составить его на свое усмотрение.

В допсоглашении нужно указать следующие сведения:

  1. Наименование документа, его номер, а также реквизиты трудового договора, к которому будет прилагаться этот документ.
  2. Место и дату составления соглашения.
  3. Информацию о сторонах, заключающих соглашение (работодателе, работнике).
  4. Какие пункты трудового договора будут изменены и каким образом.
  5. Указание на то, что работник будет трудиться дистанционно.
  6. Режим работы, способы связи и контроля, предоставляемое руководством оборудование для выполнения сотрудником своих обязанностей (если это требуется).
  7. Способ отправки результатов работы.
  8. Будут ли оплачены расходы работника на связь (интернет, телефонные переговоры и т.д.).
  9. На какой период заключается дополнительное соглашение. Оно может заключаться и бессрочно.
  10. Количество экземпляров документа. Допсоглашение, как правило, готовят в двух экземплярах.
  11. Реквизиты и подписи сторон.

Если меняется состав должностных обязанностей на время удаленного выполнения задач, график заработной платы и т.д., то это тоже нужно прописать в документе.

Образец допсоглашения о переводе на дистанционку

Дополнительное соглашение № 432
к трудовому договору от «25» марта 2018 года № 56-ТД

г. Сарапул

«16» апреля 2020 г.

ООО «Меркурий», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сухорукова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер по продажам ООО «Меркурий» Вахрушева Светлана Петровна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили данное дополнительное соглашение к трудовому договору от «25» марта 2018 года № 56-ТД о нижеследующем:

  1. Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт 1.4 в следующей редакции: «1.4. Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет свои трудовые функции вне территории Работодателя либо иных помещений, находящихся под контролем Работодателя, при условии применения для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия (отправка результатов работы, контроль руководством, общение с сотрудниками) между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».
  2. Изложить п. 1.5 трудового договора в следующей редакции: «1.4. Работник исполняет функции, прописанные для него в трудовом договоре, место работы он выбирает самостоятельно».
  3. В пункт «7.2. Обязанности работодателя» трудового договора внести подпункт: «7.2.8. Не позднее 15-го числа каждого месяца компенсировать Работнику затраты, которые понес Работник на интернет и мобильную связь, на основании отправленных им удостоверяющих документов».
  4. Изложить п. 5.3 трудового договора в следующей редакции: «5.3. Режим труда и отдыха Работника утверждается по правилам ВТР: с 08:00 до 17:00. Время обеда — с 12:00 до 13:00. По собственной инициативе, получив согласие руководителя, Работник может изменить режим рабочего времени при условии обязательного соблюдения фактического времени работы 40 (сорок) часов в неделю».
  5. Остальные условия трудового договора, не перечисленные в данном допсоглашении, не меняются.
  6. Настоящее дополнительное соглашение начинает действовать с «17» апреля 2020 г. и действует до «01» января 2021 года.
  7. Настоящий документ является неотъемлемой частью трудового договора от «25» марта 2018 № 56-ТД.
  8. Документ составлен в двух экземплярах на русском языке, имеющих одинаковую юридическую силу: по одному для каждой из сторон.
Работодатель Работник
ИНН 1834561328, КПП 1234567898, ОГРН 12345678987654
Место нахождения: г. Сарапул, ул. Пушкина, д. 78, оф. 19.
Генеральный директор:
Сухоруков И.И.
Паспорт: 9000 123456, выдан Индустриальным РОВД гор. Ижевска, 23.12.2004 года.
Место жительства: г. Сарапул, ул. Вокзальная, д. 123, кв. 34.

Работодатель: Сухоруков / И.И. Сухоруков
Работник: Вахрушева / С.П. Вахрушева

Экземпляр дополнительного соглашения на руки получила:

Вахрушева / С.П. Вахрушева

Дата: «16» апреля 2020 года

А есть еще надомники — это другое

Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.

В Трудовом кодексе нет подробного описания, чем надомники отличаются от дистанционных сотрудников. Единственный критерий, который можно применить на практике, — насколько много ручного труда в работе сотрудника. Если много, это надомник.

Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому формально это дистанционная работа.

Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.

Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:

Работодатель сам выбирает, как оформить сотрудника. Если он вдруг ошибется и оформит надомника как дистанционного сотрудника, большой ошибки не будет. Никаких штрафов за это нет.

Как перевести персонал на удаленную работу

Основная проблема, связанная с переводом сотрудника на удаленку, заключается в том, что в ТК РФ нет прямых норм, которые регулируют данный процесс в период пандемии. А вот принять человека на удаленную работу можно. Глава 49.1 содержит четкие инструкции, как это сделать. 

При переводе на дистанционку Руслан Качкаев, руководитель юридической компании «Качкаев и партнеры» видит два варианта развития событий:

  1. Заключить с работником дополнительное соглашение к основному трудовому договору. В нем указываются основные изменения условий труда (Статья 72 ТК РФ).
  2. Временно перевести персонал на удаленную работу, оформив все документально. Максимальный срок временного перевода может составлять до 1 месяца (Статья 72.2 ТК РФ).

Такое видение ситуации поддерживает и старший юрист Асият Культербаева (юридическая компания «Алимирзоев и Трофимов»). Главное правило – работник обязательно должен дать письменное согласие на изменение условий труда

Федерация независимых профсоюзов России также обращает внимание на то, что любой член команды и сам может обратиться к работодателю с инициативой перехода на дистанционную деятельность для предупреждения распространения коронавирусной инфекции. Об этом ФНПР опубликовала на своем сайте соответствующее обращение

Как все это происходит на практике?

Первым делом следует предложить персоналу перейти на дистанционную трудовую деятельность. Сделать это можно устно или в письменной форме. Способы контроля выполнения работы, условия оплаты труда и другие вопросы следует оговорить отдельно до заключения соглашения. 

Важно: работодатель не имеет права занижать заработную плату сотруднику только из-за того, что он переведен на удаленку. После того как все вопросы будут оговорены, специалист согласится со всеми условиями, к основному трудовому договору составляется дополнительное соглашение

Работника нужно обеспечить всеми необходимыми средствами для выполнения своих обязанностей на удаленке

После того как все вопросы будут оговорены, специалист согласится со всеми условиями, к основному трудовому договору составляется дополнительное соглашение. Работника нужно обеспечить всеми необходимыми средствами для выполнения своих обязанностей на удаленке.

Но что делать с теми, кто отказывается переходить на дистанционную работу? Оформить перевод можно и без их согласия, не нарушая при этом Трудовой кодекс. 

Пошагово это выглядит следующим образом:

  1. За два месяца до вступления в силу изменений работодатель уведомляет персонал о переходе на удаленку. Для работодателей физических лиц этот срок сокращается до двух недель.
  2. Подчиненного уведомляют о предстоящих изменениях, обязательно под роспись. В случае отказа им подписывать ознакомительные документы, текст уведомления зачитывается вслух в присутствии третьих лиц. При этом составляется соответствующий акт об уведомлении сотрудника.

В большинстве случаев персонал с радостью воспринимает возможность работать дома, особенно, если это поможет обезопасить себя и свою семью от инфекции. Если же вы столкнетесь с нежеланием подчиненного переходить на удаленку, смело можете предлагать ему перевод на другую должность, в том числе с понижением (если других вариантов нет).

Образцы заявлений на перевод для дистанционной работы, особенности их составления

Чтобы дистанционная работа имела законное основание, все должно быть подтверждено документально. Заявление на перевод пишется в произвольной форме. Его можно напечатать на компьютере или написать от руки. Подпись обязательно должна быть «живая».

В заявлении указывают:

  • Ф.И.О. и должность работодателя и подчиненного;
  • на каком основании специалиста переводят;
  • саму просьбу о переводе;
  • с какого числа планируются вести трудовую деятельность в удаленном режиме;
  • на временной или постоянной основе осуществляется перевод.

В конце – дата и подпись. Заявление регистрируют в соответствующем журнале. Запись в трудовую при этом можно не вносить.

Разберемся в ситуации

В период пандемии коронавируса и объявленного правительством режима самоизоляции всех сотрудников, не выполняющих работы, связанные с обязательным присутствием на рабочем месте, рекомендовано перевести на удаленную работу. С развитием интернет-технологий множеству компаний сделать это несложно и даже выгодно: можно сэкономить на аренде офисных помещений, оплате труда работников, поддерживающих функционирование офиса (уборщиц, сантехников), уменьшить размер коммунальных платежей. Не придется и оценивать рабочее место по принципам СОУТ.

Особенности трудовых взаимоотношений закрепите документально — заключите дистанционный договор с работником, в котором предусмотрите особые условия труда.

Порядок приема на дистанционную работу

Действующим законодательством предусматривается иной порядок приема дистанционных сотрудников на работу. В первую очередь он касается порядка составления документов и обмена таковыми между работником и работодателем. В целом, трудовой договор для дистанционной работы является практически тождественным обычным подобным документам, хоть и имеет ряд нюансов. К таковым нюансам можно отнести:

  • Обязательность упоминания в тексте договора, приказах и иной оформляемой документации о том, что трудоустройство является дистанционным.
  • СНИЛС в случае первого трудоустройства оформляется сотрудником самостоятельно. Трудовую же книжку оформляет сам работодатель.
  • Допускается заключение договора и иные кадровые мероприятия с сотрудником в порядке электронной переписки. Таковая переписка обязательно должна сопровождаться использованием с обеих сторон усиленных и верифицированных электронных цифровых подписей.

При заключении договора и приеме на удаленную работу посредством электронной переписки, как работодатель, так и сотрудник, обязаны направить в течение трех дней после оформления трудовых отношений документацию друг другу при помощи заказного письма с описью вложений и уведомлением о получении. Со стороны работодателя требуется отправление договора, а со стороны сотрудника – нотариально заверенных копий паспорта и документов образования, а также трудовой книжки, если таковая присутствует и приписного документа о воинском учете.

Дистанционная работа может осуществляться и без использования трудовой книжки – по соглашению сторон она может не использоваться в рамках подобных правоотношений. Подтверждением же факта работы и начисления соответствующего страхового стажа для сотрудника будет служить копия трудового договора.

Кадровому специалисту или работодателю, заключающему договор о дистанционной работе, следует внимательно рассмотреть все положения, касающиеся трудовых обязанностей сотрудника. В частности, таковые могут предусматривать обязательное нахождение его на связи или исполнение рабочих обязанностей в течение определенного временного промежутка. Либо же предусматривать самостоятельное планирование и распределение рабочего времени дистанционным работником и устанавливать лишь определенные нормативы выработки или предоставления услуг.

По соглашению между работником и работодателем, на последнего может быть возложена обязанность по предоставлению сотруднику необходимых технических средств, программного обеспечения или иных материальных, или нематериальных благ, необходимых для исполнения трудовых обязанностей. Однако таковые могут предоставляться лишь при наличии соглашения – требовать их в обязательном порядке, если они не были предусмотрены трудовым договором, работник не может.

В отношении внутренней документации на предприятии порядок приема на удаленную работу в интернете или на дому не отличается от стандартного. То есть – предусматривает подготовку и регистрацию приказа о зачислении сотрудника в штат, оформление его личной карточки или ведение личного дела, ведение соответствующего бухгалтерского учета в том числе. Кроме этого, удаленная работа также не лишает сотрудника социальных гарантий на случай временной нетрудоспособности.

Также удаленные сотрудники в полной мере пользуются правом на отпуск и иными нормативами, устанавливаемыми российским трудовым законодательством, например – правом на выход в отпуска по беременности и родам и уходу за ребенком, правами на получение неоплачиваемого отпуска и так далее.

Обязателен ли дистанционный режим в связи с коронавирусом?

Для Москвы перевод на удаленную работу части сотрудников является обязательным. Московские работодатели должны отобрать по крайней мере 30% всех работников, для которых возможно организовать трудовую деятельность из дома. В эту группу, в первую очередь, должны попасть лица старше 65 лет, имеющие хронические заболевания и беременные сотрудницы.

Если в Москве компания не может выбрать 30% для удаленки, например, в связи с невозможностью дистанцировать человека от рабочего места в соответствии с выполняемыми обязанностями, то придется временно приостановить деятельность.

В регионах таких строгих ограничений нет, но рекомендуется также внедрить эту процедуру у себя на предприятии, максимально перевести сотрудников на дистанционный режим работы.

Также дистанционные работники будут меньше болеть вирусными инфекциями и больше работать.

Работодателям даже в некоторой степени выгодно перевести персонал на удаленную работу, так как это снизит расходы на содержание рабочих мест, сохранит сотрудников в здравии.

Нужно ли оформлять уведомление для сотрудника о переводе на удаленную работу?

Руководителям следует составить списки сотрудников для перевода на дистанционную работу, при этом следует подготовить уведомление для персонала о новых временных условиях труда. Уведомительный документ может быть персональным для каждого или коллективным для всех работников из списка.

Документ под роспись предоставляется человеку для ознакомления, в ответ тот может либо согласиться, либо отказаться. Смена адреса выполнения трудовых обязанностей — это изменение существенного условиях трудового договора, возможное только при согласии обеих сторон. Поэтому получить подтверждение от работника необходимо.

Как составить для перехода на удаленку?

Уведомление о переводе на дистанционный график составляется на фирменном бланке. Как правило, оно носит персональный характер, то есть адресуется конкретному работнику.

Документ должен содержать название, дату и место составления.

В правом углу следует написать ФИО и должность человека, которому адресуется уведомление.

Уведомительный текст начинается с вежливого обращения к работнику по имени и отчетству.

Далее предлагается перевод на удаленный режим работы со ссылкой на необходимость соблюдения законодательных норм и правил профилактики коронавируса.

В текст поясняется, с какого числа предлагается переход на дистанционную работу, а также на какой срок. Можно не указываться конкретную дату окончания удаленки, так как сложно предугадать процесс развития эпидемиологической обстановки по коронавирусу. Допускается написать в уведомлении — до введения режима повседневной деятельности при условии, что на предприятии введен режим повышенной готовности в связи с пандемией COVID 19.

Уведомление подписывается руководителем и вручается в руки сотруднику.

Последний знакомится с текстом и излагает свое решение по данному предложению. Решение может быть выражено в виде подписи в уведомлении, либо в виде отдельного документа — согласия или отказа от перевода.

После оформления уведомления и получения согласия работника следует подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору, где будет конкретно прописан механизм взаимодействия между работодателем и дистанционным сотрудником — как будет оплачиваться удаленная работа, каким будет график, как будут предоставляться отчеты и т.д.

Скачать образцы документов для перехода на удаленку:

  • приказ о переводе;
  • согласие работника;
  • допсоглашение к трудовому договору.

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре. Организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня определяются трудовым договором (ч. 2 ст. 307-4 ТК).

Необходимость установления нанимателем режима рабочего времени и времени отдыха дистанционному работнику определяется исходя из его трудовой функции, предусмотренной трудовым договором (например, если работник обязан осуществлять прием заявок от покупателей в строго регламентированное время). Если же необходимость исполнения обязанностей в определенном режиме отсутствует, дистанционный работник по своему усмотрению распределяет рабочее время и время отдыха.

При этом на дистанционного работника распространяется общее правило относительно продолжительности рабочего времени, которая не может превышать 40 часов в неделю, а в отдельных случаях дистанционному работнику может быть установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (например, если дистанционный работник является инвалидом) (ст. 112, 114 ТК).

По соглашению сторон в трудовом договоре дистанционному работнику может быть установлено неполное рабочее время.

Организация учета рабочего времени и времени отдыха определяется трудовым договором (ч. 2 ст. 307-4 ТК). Полагаем, что данный процесс может быть автоматизирован в зависимости от способов взаимодействия работника с нанимателем и применяемых программно-технических средств и оборудования.

Предоставление дистанционному работнику отпусков

Как было отмечено ранее, порядок предоставления дистанционному работнику трудового отпуска, а также иных видов отпусков определяется трудовым договором. При этом указанный порядок должен соответствовать законодательству. Следовательно, информация о планируемом отпуске дистанционного работника также должна найти свое отражение в графике трудовых отпусков (ч. 1 ст. 168, ч. 3 ст. 307-4 ТК).

Как и другим работникам, в зависимости от условий выполнения работы дистанционному работнику могут предоставляться дополнительные отпуска (например, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, дополнительный поощрительный отпуск и др.). Помимо этого, в трудовом договоре можно предусмотреть порядок предоставления дистанционному работнику отпуска без сохранения заработной платы, отпусков в связи с получением образования.

Дистанционный работник, как и любой другой работник, должен быть уведомлен о времени начала трудового отпуска, запланированного по графику трудовых отпусков, не позднее чем за 15 календарных дней до его начала

Обращаем внимание, что с момента вступления в силу ТК в новой редакции о времени начала трудового отпуска работника можно не уведомлять, если трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем (ст. 169 ТК)

Советы для работодателей

  • Прежде чем «удалять» сотрудников, побеседуйте и уточните их жизненные обстоятельства. Случай из практики: женщина написала заявление о переходе на удаленную работу на время эпидемии, обязуясь работать на домашнем компьютере. Затем выяснилось, что на «дистанционку» вывели ее мужа и детей.
  • По возможности делайте переход поэтапным либо давайте несколько часов – день на обустройство рабочего места, наладку ПО и т.д.
  • «Напрягите» службу техподдержки (если есть): далеко не все сотрудники разбираются в том, что «потянет» их компьютер, какие на нем программы. Через программу TeamViewer можно удаленно помочь им наладить ПО.
  • Выдайте при необходимости нужное оборудование. Для этого достаточно оформить акт или простую расписку о получении.
  • В абсолютном большинстве случаев для командной работы, электронного документооборота и эффективного взаимодействия достаточно простых и бесплатных средств: общая папка в облаке, документы на ГуглДиске, Skype, WhatsApp и тому подобные программы. Также можно использовать полезные программы для совместной работы и CRM-системы.
  • Определите рациональный способ быстрой связи: часто удобнее не сразу набирать телефон сотрудника, а сбросить ему в мессенджере условный знак, подразумевающий, что ждете звонка от него в течение 10 минут.
  • Контролируйте результаты (промежуточные и итоговые), а не процессы и условия их получения.
  • Помните – поддержку корпоративной культуры, командного духа, нематериальную мотивацию труда никто не отменял! Общение, поощрение, вдохновение, «фирменный» юмор, обратная связь уместны (и очень нужны!) на удаленке!

В этой статье мы разобрались, как можно перевести сотрудника на удаленную работу, какие документы при этом необходимо оформить

Как видите, в законодательстве есть нюансы, которые важно учитывать. Данная статья поможет правильно подготовить все документы и адаптировать процессы в компании

Рекомендуем

Переводчик как ИП. Быть или не быть?

В последнее время в переводческой среде не умолкают дискуссии о необходимости приобретения переводчиком легального статуса и, как следствие, о …

7 привычек, которые обходятся нам слишком дорого

Кажется, денег едва хватает, чтобы сводить концы с концами. Куда тут откладывать? Однако множество людей тратят на повседневные привычки …